МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОЛОМЕНСКИЙ ИНСТИТУТ

«УТВЕРЖДЕНО» Учебно-методическим советом КИ МГОУ Председатель совета ______________________ А.М.Липатов «___»___________ 2000 г.

Фефелов С.И.

Максименко И.В.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ УПРАВЛЕНИЯ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

для выполнения лабораторной работы № 2

МЕТОДЫ СОЗДАНИЯ ЗАПРОСОВ

В MICROSOFT ACCESS

2000 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

…………………………………………………………………………………….

2

1. Создание и изменение запросов

…………………………………………………………...

2

1.1. Основные параметры запросов

………………………………………………………..

2

1.1.1. Объединение в запросе данных из нескольких таблиц

………………………...

2

1.1.2. Использование условия отбора в запросах

……………………………………..

3

1.1.3. Вычисления в запросе

…………………………………………………………...

3

1.1.4. Использование символа звездочки в бланке запроса

………………………….

4

1.1.5. Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей

………………………….

4

1.1.6. Отображение в запросе максимальных или минимальных значений

………...

5

1.2. Основные типы запросов

………………………………………………………………

5

1.2.1. Запрос на выборку

……………………….……………………………………….

5

1.2.2. Запросы на изменение

…………………………………………………………...

6

1.2.3. Перекрестный запрос

…………………………………………………………….

8

1.2.4. Запрос с параметрами

…………………………………………………………….

8

1.2.5. Запрос SQL

………………………………………………………………………..

9

2. Оптимизация запросов

……………………………………………………………………...

9

Выполнение работы

………………………………………………………………………..

10

Контрольные вопросы

…………………………………………………………………….

15

Список литературы

………………………………………………………………………..

15

Введение

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать:

• Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

• Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, можно воспользоваться мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки необходимо переключиться в режим конструктора.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, необходимо создать запрос самостоятельно в режиме конструктора.

1. Создание и изменение запросов

1.1. Основные параметры запросов

1.1.1. Объединение в запросе данных из нескольких таблиц

Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах. Например, необходимо просмотреть данные о клиенте, а также заказы, которые он разместил. Для получения этих сведений необходимо получить данные из таблиц «Клиенты» и «Заказы».

При добавлении в запрос нескольких таблиц или запросов необходимо убедиться, что их списки полей соединены друг с другом линией объединения, что позволяет Microsoft Access определить тип объединения.

Если таблицы в запросе не соединены прямо или косвенно друг с другом, то для Microsoft Access остается неизвестным, какие записи связаны с какими, и на экране отображаются все комбинации записей между двумя таблицами (это называется «полное объединение» или «декартово произведение»). Таким образом, если таблица содержит 10 записей, то в результате запроса будет 100 записей (10X10). Также время выполнения запроса очень увеличится, а полученные в конечном счете результаты будут не столь значительны.

Если же ранее в окне «Схема данных» были созданы связи между таблицами, то при добавлении связанных таблиц в режиме конструктора линии объединения выводятся на экран автоматически. Если необходима целостность данных, то над линией объединения автоматически отображается цифра «1», означающая, что таблица находится на стороне «один» в отношении связей «один-ко-многим», а также знак целостности для указания таблиц, находящихся на стороне «многие».

Если связи не были созданы, то при добавлении в запрос двух таблиц, содержащих поля с одинаковым или совместимым типом данных, а также если одно из объединенных полей является ключевым, то связи будут созданы автоматически. В этом случае символы «один» и «многие» отображены не будут, так как целостность данных не требуется.

Иногда таблицы, добавляемые в запрос, не содержат полей, которые могут быть объединены. В этом случае рекомендуется создать одну или несколько дополнительных таблиц или запросов, которые будут служить в качестве моста между таблицами, данные которых должны быть использованы. Например, если в запрос добавить таблицы «Клиенты» и «Заказано», то между ними не будет линии связи, так как они не содержат полей, которые могут быть объединены. А таблица «Заказы» связана с обеими таблицами. Таким образом, таблицу «Заказы» можно включить в запрос, тем самым обеспечив связь между указанными двумя таблицами.

Если таблицы и запросы объединены, и из обеих таблиц или запросов в бланк запроса были добавлены поля в режиме конструктора запроса, то по умолчанию запрос производит проверку на наличие в объединенных полях соответствующих значений. (В терминологии баз данных это называется внутреннее объединение.) Если соответствующие записи обнаружены, то они объединяются и отображаются в результатах запроса как одна запись. Если таблицы или запросы не содержат соответствующих записей, то в результатах запроса ничего не отображено. Если необходимо выделить все записи таблицы или запроса, не зависимо от того, содержит или вторая таблица или запрос соответствующие им записи, нужно изменить тип объединения.

Если требуется выделить записи, основанные на значении из объединенного поля, которое больше, меньше, не равно, равно, больше или равно или меньше или равно значению из другого объединенного поля, необходимо в режиме SQL создать инструкцию SQL.