От документа до приемки

Начнем с момента приобретения товара, его приемки на склад розничного торгового предприятия. Документальное оформление поступления товаров в торговые организации производится в соответствии с Методическими рекомендациями по учету, оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Роскомторга № 1‑794/32‑5 от 10.07.1996). При этом торговые организации для учета поступления товаров могут использовать унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998, либо разработать и утвердить собственные. Кроме того, торговым организациям также разрешено в соответствии с выбранной системой учетной документации применять для учета хозяйственных операций формы документов из Альбома форм первичной учетной документации в торговле и общественном питании, утвержденного Приказом Минторга РСФСР № 229 от 28.11.1988.

Поступление (или приход) товара в магазин (на склад) – одна из главных хозяйственных операций торгового предприятия, и производится она в несколько этапов примерно в таком порядке:

1) проверка необходимых товаросопроводительных документов;

2) прием товара у поставщика по количеству и/или по качеству;

3) заверение сопроводительных документов материально‑ответственными лицами в случае соответствия перечня, количества и качества поступивших товаров документальным данным;

4) составление акта (можно использовать формы № ТОРГ‑2 или № ТОРГ‑3) в случае обнаружения количественных расхождений между фактическим наличием и документальными данными.

Товары в розничные торговые предприятия поступают:

• от поставщиков (промышленных и сельскохозяйственных российских и зарубежных предприятий, оптовых баз, индивидуальных производств);

• от населения (например, сельхозпродукты);

• в порядке внутреннего перемещения с оптового склада.

Порядок документального оформления и отражения в учете операции по приобретению товара зависит от способа поступления его в магазин.

Приобретение товаров у сторонних организаций – основной способ пополнения магазинами своих товарных запасов. Партия товара, поступающего от поставщика, должна сопровождаться соответствующим пакетом документов. Документ на передачу товара должен содержать следующую информацию: наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара, единицы измерения товара, его количество, цена и стоимость товара. Приходный товарный документ должен быть подписан ответственными представителями поставщика и покупателя, а сами подписи должны быть заверены печатями. Если товар получает представитель покупателя по доверенности, печать покупателя в документе на приход товара может отсутствовать. Если прием товара осуществляет на складе поставщика доверенное лицо покупателя, то данные доверенности на получение товара заносятся в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной поставщика и хранится вместе с ней. Доверенность действительна только при предъявлении документа, удостоверяющего личность представителя покупателя.

Движение товара от поставщика к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами, которые соответствуют условиям поставки товаров и правилам перевозки грузов. В качестве товаросопроводительных документов могут выступать: товарная накладная, товарно‑транспортная накладная, спецификация, железнодорожная накладная.

Одна и та же товарная накладная необходима как для оприходования (у покупателя), так и для списания с учета (у поставщика) товарноматериальных ценностей. Иными словами, одна накладная выступает и приходным, и расходным документом. Накладная выписывается материально ответственным лицом организации‑поставщика при отгрузке товаров со склада. Как уже говорилось выше, накладная на приход товара подписывается представителями поставщика и покупателя и заверяется печатями. При этом подпись покупателя в накладной свидетельствует о том, что товар принят в количестве, ассортименте и по ценам, которые указаны в накладной. Бессмысленно предъявлять претензии по поводу каких‑либо расхождений между фактически полученным товаром и данными накладной после того, как документ подписан покупателем. Поставщик примет претензию покупателя только в том случае, если количественные или качественные недостатки товара невозможно обнаружить при первоначальном осмотре. Например, при обнаружении недовложения в целостную упаковку нескольких единиц товара или недолива жидкости.

Товарно‑транспортные и железнодорожные накладные также могут выступать в роли приходных документов, если доставка товара от поставщика к покупателю осуществляется автомобильным или железнодорожным транспортом. Товарно‑транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. К ней могут быть приложены и другие документы, следующие с грузом. К железнодорожной накладной могут прилагаться упаковочные листы и спецификации; в этом случае накладная имеет соответствующую отметку. При транспортировке товара в железнодорожных контейнерах оформляется накладная на перевозку груза в универсальном контейнере. Кроме того, к продуктам питания, лекарственным препаратам и некоторым другим товарам прилагаются сертификаты соответствия требованиям качества, установленным законодательством.

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли счет и счет‑фактура приравнены к приходным товарным накладным. Бухгалтеру же не следует забывать, что изначально счет‑фактура служит документом для предъявления к вычету сумм НДС, предоставленных продавцом товаров (работ, услуг)¹. Счет вообще первичным документом не является, поскольку выставление счета само по себе не влечет изменения финансового состояния поставщика или покупателя в отличие от отгрузки товара или оплаты аванса. Этот документ служит лишь основанием для оплаты товара.

В случае неотфактурованной поставки (то есть поставки товаров, по которым нет никаких договоренностей и документов с контрагентом) наличие счета при товарах служит основанием для принятия таких ценностей к учету². Однако для налогового учета этих документов будет явно недостаточно, такие ценности признаются принятыми на ответственное хранение и не отражаются в регистрах налогового учета. Поэтому желательно все‑таки добиваться надлежащего оформления от поставщика.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества товара у покупателя начинается с внешнего осмотра и подсчета поступившей на склад партии. Все выявленные расхождения должны быть занесены в товаросопроводительный документ и зафиксированы в акте.

При этом должны быть соблюдены требования, предъявляемые к внесению исправлений в первичные документы.

Если товар поступает в запечатанной упаковке, вскрывать упаковку для проверки комплектности в момент его поступления не требуется. Достаточно убедиться в отсутствии повреждений тары и соответствии количества товарных мест (в данном случае – упаковок), которое указано в накладной. После проверки соответствия фактического и указанного в накладной количества товара, а также отсутствия внешних повреждений материально ответственное лицо от покупателя заверяет накладную своей подписью и печатью предприятия.

При приемке товаров следует также обращать внимание на сроки годности товара (в случае, если они указаны на упаковке) и наличие документов, необходимых согласно законодательству для продажи данного товара (сертификатов, технической документации, инструкций и т. п.). Необходимо помнить, что при продаже товаров, подлежащих обязательной сертификации, без соответствующих сертификатов ответственность за это ляжет на продавца, даже если соответствующие документы должны были быть, но не были представлены поставщиком. А получить необходимые документы после того, как покупатель уже подписал накладную и принял товар, бывает очень сложно, особенно если договор с поставщиком разовый и долгосрочное сотрудничество не планируется.

Каждое исправление в товаросопроводительном документе должно быть заверено подписями материально‑ответственных лиц поставщика и покупателя. Ответственными лицами в данном случае выступают представитель поставщика, производящий отгрузку, и представитель покупателя (или транспортной компании), осуществляющий приемку товара.