Глава 2 Бизнес–офис как совокупность интегрированных икт для подготовки управляющей информации

2.1. Понятие бизнес-офиса

Для принятия эффективных управленческих решений необходимы знания. ИКТ помогают сотрудникам предприятий вырабатывать необходимые знания для принятия решений. Эти технологии образуют бизнес-офис предприятия. Бизнес-офис является составной частью информационной системы предприятия.

Под бизнес-офисом будем понимать совокупность аналитических ИТ для подготовки управляющей информации. В данном случае аналитические ИТ базируются на математических моделях, которые реализованы с помощью программных продуктов. Это объективные модели получения информации для принятия решений в отличие от большого класса моделей поддержки принятия решений, при построении которых используются субъективные суждения²⁵.

На наш взгляд, не существует резкой границы между моделями поддержки принятия решений и принятия решений, первые являются своеобразным теоретическим полигоном, где могут нарабатываться соответствующие модели. И если эти мо­дели регулярно используются в практической работе конкретного предприятия, встраиваются в ИС, то можно говорить об ИТ бизнес-офиса для данного предприятия.

Другой характеристикой ИТ бизнес-офиса является воз­можность их использования в ИС предприятия. Для этого они должны базироваться на информации, реально существующей на предприятии и предполагающей компьютерную обработку или используемой в качестве нормативно-справочной. Боль­шинство ИТ бизнес-офиса базируются на учетной информации предприятия, могут использоваться автономно или встраива­ться в КИС как модули. В последнем случае появляется воз­можность регулярно получать информацию для принятия уп­равляющих решений, что особенно важно в условиях рыночной экономики.

Для наших предприятий начало перехода к рыночным отно­шениям стало новым этапом компьютеризации. На практике можно наблюдать случаи, когда два одинаковых по профилю белорусских предприятия, находясь в разных рыночных ситуа­циях (одно работает с западными странами, другое нет), имеют совершенно разные уровни компьютеризации. При этом следу­ет подчеркнуть, что компьютеризация сама по себе не может обеспечить прибыльность предприятия. Предприятие должно существовать на рынке, его продукция должна пользоваться спросом. Компьютеризация, которая требует финансовых затрат, может лишь уменьшить или увеличить эффективность функционирования предприятия на рынке.

2.2. Общая характеристика программ бизнес-офиса

На рынке стран СНГ представлен ряд программных продуктов, предназначенных для выполнения отдельных функций, связанных с принятием решений. Среди них выделяют следующие:

1) диагностика финансового состояния предприятия;

2) анализ и планирование маркетинга;

3) построение бизнес-плана;

4) анализ сценариев развития предприятия;

5) оценка бизнеса.

Среди программных продуктов, решающих эти задачи есть такие, которые по функциональным возможностям, уровню технологий и качеству конкурентоспособны на мировом рынке. Такие продукты вполне удовлетворяют пользователей, решаю­щих отдельные задачи управления. Проблемы возникают, ког­да потребители стремятся связать эти инструменты в едином цикле управления. Поэтому основным достоинством программ в бизнес-офисе является системность.

В замкнутой цепочке задач: диагностика – определение це­лей – планирование – контроль – диагностика ..., используют­ся разнообразные средства принятия решений, не связанные между собой ни единой методикой, ни общей технологией. В нас­тоящее время никто из создателей информационных технологий и нашей стране не может предложить потребителям интегрированное решение задач менеджмента и оперативного управления ресурсами. Между тем такая потребность существует и по мере развития рыночных отношений в экономике будет расти. Именно поэтому актуальным является создание бизнес-офиса на пред­приятии. Из всех задач, связанных с применением аналитичес­ких технологий в условиях переходной экономики, наиболее ак­туальной является составление бизнес-плана.

Внедрение КИС на предприятия – это трудоемкий процесс, который могут позволить себе лишь некоторые пред­приятия, имеющие соответствующую информационную куль­туру и финансовые средства. Большинству белорусских предприятий предстоит пройти длительный путь информационного развития. На рын­ке программных продуктов предлагается много аналитичес­ких программ, которые предприятия могут использовать для обоснования решений.

На них представлена информация и программные продукты по анализу финансового состояния предприятий, финансово-хозяйственной деятельности предприятия, маркетингу, бизнес-планированию, бюджетированию и т.д. Далее будут рас смотрены некоторые программные продукты, которые соответ­ствуют уровню компьютеризации процесса принятия решений в Беларуси.

Системы автоматизации финансового анализа позволяют проводить анализ и оценку отдельных показателей финансового состояния объекта и определять тенденции их изменения, осуществлять статическое и динамическое сравнение показате­лей. Во многих программах экономический анализ может про­изводиться по различным методикам, в том числе и в соответ­ствии с международными стандартами. Нередко предоставля­ется возможность рассчитывать дополнительные показатели по алгоритмам пользователя. При проведении анализа могут учи­тываться различные факторы экономического и неэкономичес­кого характера. Результатная информация может быть пред­ставлена в виде различного рода таблиц и графиков.

Большинство аналитических программ является отдельны­ми программными модулями или интегрированными в ком­плексные системы автоматизации предприятия. Автономные программы требуют ручного ввода исходной информации или ее автоматической загрузки из внешних источников. Обычно такие системы имеют стандартные настройки, позволяющие импортировать данные из наиболее распространенных бухгал­терских программ.

Интегрированные аналитические программы главным обра­зом разработаны в рамках определенной бухгалтерской систе­мы, но могут эксплуатироваться автономно. С их помощью пользователь имеет возможность ознакомиться с набором пока­зателей рентабельности, устойчивости предприятия, оценками платежеспособности, ликвидности и т.п.

Эти программы основываются на использовании стандарт­ной бухгалтерской и статистической отчетности, уже сформи­рованной в комплексной системе. Тем самым исключается спе­циальная (достаточно трудоемкая) технология операции ручно­го ввода исходной информации.

Многие программные продукты по анализу финансового состояния базируются на зарубежных стандартах бухгалтер­ского учета, а во многих КИС предусмотрен учет в нескольких стандартах бухгалтерского учета. Это объясняется тем, что за­рубежные бухгалтерские стандарты больше соответствуют ус­ловиям работы в рыночной экономике. Рассмотрим основные понятия бухгалтерских стандартов.