Лабораторная работа №20 Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access. Создание запросов»

Цель работы: сформировать умение создавать различного типа запросы.

Основные понятия:

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

Для построения условий отбора используются логические операции: or (или), and (и), not (не), операции сравнения <, >, =, <>, <=, >=, а так же Like, которая встречалась при использовании фильтра.

Существуют несколько способов создания запросов:

• Конструктор позволит вам самостоятельно создать любой тип запроса.

• Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.

• Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос выполняет статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

- Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных - запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

Тип запроса	Описание
Выборка	Служит для выборки данных из разных таблиц, когда требуется объединить разные данные из одной или нескольких таблиц
Обновление	Запросы на обновление используются главным образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса
Добавление	Обычно используется для того, чтобы добавить записи в уже имеющуюся таблицу из другой таблицы с помощью какого-нибудь критерия.
Удаление	Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.
Перекрестный	Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel.
Создание таблицы	С помощью этого вида запроса вы можете выбрать нужные данные из уже существующей таблицы с помощью обычного запроса на выборку, а затем поместить их в новую таблицу, структура которой определяется структурой записей результирующего множества запроса.

Вычисления в запросах

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем.

Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. В исходных (базовых) таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются. Каждый, кто обращается к базе, может с помощью запросов как угодно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом исходные таблицы остаются неизменно одинаковыми для всех пользователей.

В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций, например так:

Результативность : [Забито] / [Игры]

Упражнение 1. Создайте простой запрос на выборку на основе таблицы Преподаватели, в котором должны отображаться Фамилии, Имена, Отчества преподавателей и их Должность.

1. Для создания простого запроса:

• в окне базы данных откройте вкладку Запросы;

• в открывшемся окне щелкните по кнопке <Создать>;

• из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподавате­ли (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в откры­вающемся списке);

• в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия;

• щелкните по кнопке . Слово Фамилия перейдет в окно «Выбранные поля»;

• аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчест­во», «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выво­диться);

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности препо­давателей;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами за­проса.

2. Сохраните запрос. Для сохранения запроса:

• щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Сохранить;

• закройте окно запроса.

Упражнение 2. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве пара­метра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Гришина.

1. Для создания запроса на выборку с параметром:

• создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Преподаваемая дисциплина». Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1;

• задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами за­проса;

• перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив ко­манду Вид, Конструктор;

• в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя];

• выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Запрос, Запуск;

Примечание. Вышеописанным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Для того чтобы выполнить запрос из другого режима, надо от­крыть вкладку Запросы, выделить требуемый запрос и щелкнуть по кнопке <Открыть>

• в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке «ОК». На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине — его имя, отче­ство и преподаваемая им дисциплина;

2. сохраните запрос;

3. закройте окно запроса.

Упражнение 3. Создайте запрос с помощью Конструктора, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества, номер группы, дисциплина и оценки по дисциплинам:

• Из списка создания запроса выберите Конструктор

• Добавьте нужные таблицы (Студенты, Оценки, Дисциплины), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.

• Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы из таблицы Студент, Оценки из таблицы Оценки, Название дисциплина из таблицы Дисциплины. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

• В строке Условие отбора под полями Оценки поставьте 4 Or 5.

• Щелкните по кнопке ! на панели инструментов для представления запроса.

• Сохраните запрос с именем Успеваемость 1, щелкнув по кнопке сохранить.

Упражнение 4. Самостоятельно создайте запрос с вычисляемым полем

Создайте вычисляемое поле «Надбавка», получаемое путем увеличения поля «Зарплата» на 20 %.

Упражнение 5. Самостоятельно изучите создание перекрестного запроса. (см. Access-Справка)

Задания для самостоятельной работы:

1. Задайте к базе данных три запроса различного типа …

№ варианта	Задание
1	«Музыкальный альбом»
2	«Поликлиника»
3	«Расписание занятий»
4	«Компьютерный салон»
5	«Участники конференции»