Сохранение и открытие файлов

Команда Сохранить находится в меню Файл, которое изображено на рис. 1.3. Аналогичная команда находится на панели инструментов Стандартная в виде кнопки, на которой нарисована дискета.

При первом сохранении файла командой Сохранить на экране появляется диалог Сохранение документа, показанный на рис. 1.4.

Рис.1.3 Меню Файл

Рис. 1.4 Диалоговое окно Сохранение документа

Прежде всего нужно дать имя файлу, которое заносится в поле Имя файла. Желательно дать любое не слишком длинное имя из любых символов, кроме пробелов, точек, знаков «*», «?» и «"». Файлу автоматически присваивается расширение XLS. Затем в поле Папка нужно выбрать имя диска и имя каталога.

Обычно файл сохраняется как Рабочая книга Microsoft Excel. Однако в поле Тип файла можно выбрать и другой формат.

Рядом с полем Папка находятся семь кнопок:

переход на один уровень вверх от файла к каталогу нижнего уровня, далее к каталогу верхнего уровня;

открыть папку «Избранное»;

создать папку;

мелкие значки;

вывод имен файлов в виде таблицы с указанием размера, типа и даты изменения файла;

вывод свойств файла (автор, тип файла, дата создания, размер);

команды и режимы (Свойства, Сортировка, Подключить сетевой диск, Добавить/изменить адреса FTP).

Пункт Свойства позволяет указать информацию о свойствах файла: имя, тип, название папки, размер, дату создания и изменения, атрибуты, ключевые слова, статистику по работе с файлами, состав и другие свойства. Некоторые из указанных свойств заносятся автоматически.

Кнопка Параметры позволяет установить параметры сохранения (рис. 1.5):

• сохранять или нет последнюю версию файла с расширением .ВАК;

• установить или нет Пароль для открытия файла и Пароль разрешения записи. Пароли задаются в закрытом виде, то есть вместо символа пропечатываются только звездочки;

• рекомендовать доступ только для чтения.

Рис. 1.5 Диалоговое окно Параметры сохранения

В дальнейшем для сохранения файла можно использовать команду Сохранить из меню Файл или нажать кнопку в виде дискеты.

Для сохранения файла под другим именем или по другому адресу следует использовать команду Файл-Сохранить как.

Открытие файлов производится командой Файл-Открыть или кнопкой в виде раскрытой книги. В открывшемся окне Открытие документа нужно выбрать папку, имя и тип файла (рис. 1.6).

Щелчок по кнопке справа от поля Папка раскрывает список доступных ресурсов (дисков). Нужный диск выбирается одним щелчком мыши из этого списка. Затем выбираем нужную папку и необходимый файл двойным щелчком по его значку или щелчком по значку и нажатием клавиши Enter или щелчком мышью по кнопке Открыть. В этом же окне находится режим Поиск файлов. В качестве критерия для поиска можно указать свойства файла и время его изменения.

При этом файлы с расширением XLS содержат таблицы (от англ. sheet лист), XLA — макросы (Add in Makros), XLT шаблоны Excel (от англ. template образец). В Excel можно открыть файлы, созданные в Lotus 1-2-3, QuattroPro и других программах.

Рис. 1.6 Диалоговое окно Открытие документа

Как и при сохранении файлов, рядом с полем Папка находятся кнопки. Функции большинства кнопок те же, что и при сохранении файлов, но появились 3 новых кнопки. Это:

– найти в Web;

– поместить в папку «Избранное»;

– просмотр. Показывает начало файла (первую страницу документа, или лист рабочей книги Excel, или картинку и т.п.).

А последняя кнопка Команды и режимы предлагает большой список команд (открыть только для чтения, открыть как копию, сортировка, печать, просмотреть вложенные папки, подключить сетевой диск и др.).

В меню Файл находятся команда Создать (new) для открытия пустой рабочей книги и команда Закрыть для закрытия рабочих книг.