Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але і зони, і послідовність їх розташування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спі­льність документації як у межах одного закладу, такі в цілому в країні.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження ін­формації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання куль­турних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рі­вень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, органі­заційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодав­чих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і на­дійдуть до архіву на збереження.

Критерії класифікації документів

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього та згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

Ознаки класифікації	Групи
1	2
За найменуванням (назвою)	Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.
За змістом і спеціалізацією	Загальні: з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, постачально-збутові, зовнішньо-торговельної та кредитної діяльності.
За призначенням	Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові.
За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації	Стандартні, типові: укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами у суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестати, дипломи, військовий квиток тощо). Нестандартні, нерегламентовані: лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо). Індивідуальні: укладаються за загальними принципами і формою, але автор-укладач добровільно добирає і компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін).
За місцем укладання	Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено. Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами

1	2
За походженням	Службові (офіційні): укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань. Особисті (приватні): укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.
За напрямом (спрямуванням)	Вхідні: надходять до закладу, підприємства, фірми. Вихідні: адресовані за межі установи, організації.
За ступенем складності (кількість відображених питань, фактів)	Прості (односкладні): відображають одне питання чи один факт. Складні: відображають два і більше питань чи фактів.
За ступенем гласності (секретністю)	Звичайні (несекретні): для загального користування; для службового користування (ДСК). Секретні (С) та Цілком секретні (ЦС) для обмеженого користування.
За терміном виконання	Звичайні бестрокові (нетермінові): виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги. Термінові: укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телегра­ми, телефонограма. Дуже термінові: зі спеціальною позначкою терміну.
За стадіями створення	Оригінали; копії, відпустки, витяги, дублікати.
За юридичною силою	Справжні: чинні, нечинні; підробні: фальсифікати.
За технікою відтворення	Рукописні; відтворені механічним способом.
За терміном зберігання	Тимчасового (10 років) зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; постійного зберігання.

Вимоги до мови та змісту документа (за С.В. Шевчук)

1. Домагатися максимальної простоти і ясності (але не примітивності) викладу:

а) у всіх випадках, коли це не шкодить змістові, намагатися викласти думку простим реченням;

б) активно використовувати в тексті усталені в офіційно-діловому стилі словосполучення та стійкі вирази;

в) уникати називання тих же понять і реалій різними лексичними одиницями (синонімами, перифразами), плеоназмів і тавтології (своя автобіографія, у травні місяці, спільне співробітництво - повинно бути: автобіографія, у травні, співробітництво); невиправданого використання іншомовних слів тощо;

г) строго дотримуватися прямого порядку слів у реченні (підмет мусить стояти перед присудком, узгоджене означення – перед означуваним словом, а неузгоджене – після нього, додаток – після дієслова, обставини часу і місця та вставні слова – на початку речення), вдаватися до інверсії лише у виняткових випадках;

д) для скорочення тексту (зокрема, вказуючи на причини прийняття того чи іншого рішення) вживати дієприслівникові звороти, ставлячи їх на початку речення і пильно слідкуючи за тим, щоб не спотворити зміст;

ж) використовувати загальноприйняті скорочення та абревіатури.

2. Домагатися чіткості й логічності викладу:

а) виразно відділяти усі структурні елементи тексту;

б) кожний новий блок інформації розпочинати з абзацу;

в) активно використовувати у тексті переліки, класифікації, узагальнюючі слова при однорідних членах речення, підсумкові конструкції тощо;

г) при наявності цифрової інформації представляти її у вигляді таблиць і схем.

3. Домагатися відповідності тексту документа вимогам офіційно-ділового стилю та нормам сучасної української літературної мови:

а) не допускати вживання в тексті емоційно забарвлених морфем, слів, виразів;

б) користуватися лише загальноприйнятими літературними термінами та поняттями, уникати розмовних, просторічних, діалектних елементів;

в) замість особових займенників вживати іменники, виклад вести переважно від третьої особи;

г) не допускати відтворення в тексті суб'єктивного ставлення до фактів, явищ, про які йдеться.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка'.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Склад та послідовність розміщення реквізитів у службо­вому документі називається формуляром. Формуляр-зра-зок — це модель побудови формуляра службового доку­мента, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

1. — зображення Державного герба України, герба Авто­номної Республіки Крим;

2. — зображення емблеми організації або товарного зна­ка (знака обслуговування);

3. — зображення нагород;

4. — код організації;

5. ■— код форми документа;

6. — назва організації вищого рівня;

7. — назва організації;

8. — назва структурного підрозділу організації;

9. — довідкові дані про організацію;

10. — назва виду документа;

11. — дата документа;

12. — реєстраційний індекс документа;

13. — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14. — місце складання або видання документа;

15. — гриф обмеження доступу до документа;

16. — адресат;

17. — гриф затвердження документа;

18. — резолюція;

19. — заголовок до тексту документа;

20. — відмітка про контроль;.

21. — текст документа;

22. — відмітка про наявність додатків;

23. — підпис;

24. — гриф погодження документа;

25. — візи документа;

26. — відбиток печатки;

27. — відмітка про засвідчення копії;

28. — прізвище виконавця і номер його телефону;

29. — відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. — відмітка про наявність документа в електронній формі;

31. — відмітка про надходження документа до організації;

32. — запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призна­чення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорово­го сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа — це зуніфікована форма (службово­го) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкрет­ними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, дові­док, наказів, протоколів, листів.

Застосування бланків під час складання документів підви­щує культуру ділового спілкування, надає інформації офіцій­ного характеру.

Заява

Офіційним повідомленням в усній або письмовій формі, в якому міститься прохання або пропозиція, є заява. Заяви поділяються на службові (від установ та організацій) та особисті (від окремих осіб). Заяви бувають прості і складні. У складній заяві подаються додаткові відомості про документи, що додаються до заяви з метою підтвердження достовірності прохання.

Реквізити особистої заяви: 1) відомості про адресата (посада, назва організації чи установи, прізвище, ім’я, по батькові); 2) відомості про адресанта (посада або професія, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові); 3) назва документа; 4) текст документа ( прохання з коротким його обґрунтуванням);

5) дата; 6) підпис.

Рекомендації щодо оформлення заяви

Заява завжди пишеться від руки в одному примірнику. Скорочення слів, крім загальноприйнятих, не вживаються. Прізвище особи, яка звертається із заявою, має форму родового відмінка без прийменника -від-. Допускається використання форми давального відмінка із закін­ченням -ові чи -у, -еві чи -ю: директорові або директору. Текст заяви може містити цифрові дані, запис яких має стандарт: 500 (п'ятсот гривень). Дату слід оформляти цифровим або словесно-цифровим спосо­бом: 06.12.09 або 12 грудня 2009 року. Укладаючи заяву, треба дбати не лише про грамотність, а й про дотримання етикету. Недоречними є вислови типу "Сподіваюся на по­зитивне вирішення мого питання", "Прошу не відмовити". Проявом етикету є також правильне адресування заяви. Адресант обов'язково повинен враховувати можливості організації та офіційних осіб щодо вдово­лення висловленого в заяві прохання.

Ключові слова і вирази для написання заяви

Прошу надати, прошу дозволити, у зв'язку з хворобою, через хворо­бу, за власним бажанням, за власний рахунок, без збереження заробітної плати, до заяви додаю такі документи.

Не можна вживати у тексті заяви такі вирази: прошу Вашого дозво­лу на надання мені..., прошу надати дозвіл. Правильно буде: прошу на­дати мені..., прошу дозволити....