SySteMy InfoRMaTyCznE w zaRządzanIu pRoCeSaMi bIznESoWyMi
Koncepcja zarządzania procesami biznesowymi wymaga wsparcia ze strony tech- nologii informatycznych. Narzędzia informatyczne pozwalają na przejrzystą, gra- ficzną prezentację wszystkich procesów oraz relacji między nimi. Na polskim ryn- ku dostępnych jest wiele systemów wspomagających analizę i modelowanie proce- sów biznesowych. Do najbardziej rozpowszechnionych systemów należą: ARIS, iGrafx, Adonis.
6 Niektóre pytania (w jakich działach jest stosowana i obawy związane ze stosowaniem) odpowia- dały tylko firmy, w których technologia BPM jest wykorzystywana lub firmy planujące wkrótce jej zakup.
7 B. Mejsner, op. cit.
136 8 Ibidem.
aRIS
ARIS (Architektury Zintegrowanych Systemów Informacyjnych; ang. Architecture of Integrated Information Systems) – metoda analizy i modelowania procesów go- spodarczych, prowadzącą do stworzenia w przedsiębiorstwie zintegrowanego sys- temu przetwarzania informacji. Koncepcja ARIS została po raz pierwszy zapropo- nowana przez profesora Augusta Wilhelma Scheera w 1991 r. jako koncepcja ramo- wa kompleksowego modelowania wspomaganych komputerowo systemów informacyjnych. W 1993 r. pojawił się na rynku pakiet oprogramowania o nazwie ARIS-Toolset (wersja 1.0), który oferował metody i narzędzia do tworzenia i wdra- żania systemów informatycznych.
Wprowadzenie ARIS w przedsiębiorstwie ma na celu:
uporządkowanie (standaryzację) istniejących procesów,
wprowadzenie usprawnień w istniejących procesach,
wprowadzenie zupełnie nowych procesów.
Istotą podejścia realizowanego metodą ARIS jest badanie tzw. łańcucha proce- sów, będącego obrazem realizowanych w systemie przedsiębiorstwa procesów biz- nesowych (gospodarczych), a także towarzyszących im i połączonych z nimi pro- cesów informacyjnych.
Inne narzędzia to ARIS Process Event Monitor, który umożliwia monitoring w czasie rzeczywistym i skonsolidowane przeglądy dostępne dzięki pulpitom („da- shboards”), automatycznie rozpoznanie nieprawidłowości w procesie, zapewniając tym samym dłuższy czas na działania zapobiegawcze.
Tabela 42. Narzędzia pakietu ARIS wspierające zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie
aRIS Strategy Platform |
Narzędzia pozwalają na wyprowadzanie procesów biznesowych ze strategii firmy. Za po- mocą ARIS Strategy Platform można zaprojektować system Strategicznej Karty Wyników (Balanced Scorecard), a następnie do tak zdefiniowanej strategii dopasować procesy biz- nesowe. |
aRIS design Platform |
Narzędzia umożliwiające analizę i ciągłą optymalizację procesów biznesowych, mogą stać się źródłem znaczącej przewagi konkurencyjnej firmy. Rodzina narzędzi ARIS Design Plat- form doskonale odpowiada na zapotrzebowanie przedsiębiorstw, które dążą do ciągłego dopasowania procesów biznesowych do oczekiwań swoich klientów. |
aRIS Implementation Platform |
Coraz większą rolę w doskonaleniu biznesowej strony współczesnych przedsiębiorstw od- grywają technologie IT, dostarczające nowoczesne rozwiązania, wspierające i automaty- zujące realizację procesów. |
aRIS Controlling Platform |
Controlling procesu biznesowego (Business Process Controlling) obejmuje dwa zagadnie- nia. Z jednej strony – pomiar efektywności procesów wykorzystywanych w systemach IT, z drugiej natomiast – implementację systemów kontroli nakierowanych na dotrzymanie ustawowych przepisów. Przy wykorzystaniu pakietu ARIS Controlling Platform organiza- cja może zaprojektować system audytu przepływu pracy (Audit Workflow) wspierający procesy testowania, kontroli i dokumentacji. Powoduje to, że systemy kontroli mogą być testowane celem identyfikacji słabych stron oraz doskonalone w oparciu o znajomość tychże słabych stron. |
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: www.ids-scheer.pl z dn. 3.10.07.
137
ARIS Process Portal to narzędzie umożliwiające udostępnianie i wspomaganie zarządzania procesami biznesowymi w organizacji. W oparciu o mechanizm gene- rowania stron internetowych ARIS Process Portal zapewnia publikację całości in- formacji dotyczących procesów biznesowych, procedur czy struktur organizacyj- nych zaprojektowanych w narzędziach ARIS Easy Design lub ARIS Toolset za po- mocą przeglądarki internetowej dla każdego z pracowników organizacji. Tym samym narzędzie stanowi bazę wiedzy o systemie zarządzania i istniejących stan- dardach bez względu na lokalizację użytkownika, co jest szczególnie korzystne dla organizacji rozproszonych i wielooddziałowych.
Przykładem przedsiębiorstwa telekomunikacyjnego wdrążającego zarządzanie procesami jest Swisscom. Operator poprawił czas procesu obsługi zamówienia i je- go realizacji poprzez wdrożenie ARIS. Obsługa procesu zamówienia klienta zwy- kle zajmowała firmie około 40 dni, natomiast po wdrożeniu oprogramowania mo- nitorującego spadała do maksimum 10 dni. Pracownicy Swisscom korzystają z da- nych opisujących przebieg procesu realizacji zamówienia i dzięki temu eliminują wszystkie czynniki, które mogłyby zakłócić realizację zadania. Ostatecznie należ- ności za zrealizowane zamówienie spływają o wiele szybciej.
Wdrożenie ARIS w 2007 r. umożliwiło kontrolowanie zawartych transakcji, umów. Wykresy, schematy i grafiki generowane przez ARIS pokazują status zamó- wienia i czas jego realizacji w sposób czytelny i zrozumiały. Umożliwia to wpro- wadzenie natychmiastowych zmian w procesie, co bezpośrednio przekłada się na optymalizację procesu. Program ARIS automatycznie alarmuje właściwe osoby o niezrealizowanym w terminie kontrakcie czy też o innych przekroczonych wskaź- nikach. Monitoring procesów redukuje czas ich trwania, w wyniku czego zdecydo- wanie wzrasta poziom zadowolenia klientów. To odzwierciedla pogląd klientów, iż każde zamówienie powinno być zrealizowane i zafakturowane natychmiast9.
Gdy pojawia się problem z zamówieniem, istnieje możliwość szybkiego zdia- gnozowania i rozwiązania go, zanim zareaguje klient. Inwestycja Swisscom w oprogramowanie ARIS ma pozytywny wpływ na realizację jego głównych ce- lów: Należności są ściągane natychmiast, procesy wewnętrzne stały się sprawne, a dochody firmy wzrosły. Projekt w Swisscom pokazał, że może pobrać informacje z każdego systemu działającego w firmie i wyświetlić je w jasnej i czytelnej for- mie. Procesy biznesowe są wtedy bardziej zrozumiałe i przejrzyste, a słabe strony organizacji stają się coraz bardziej efektywne. Swisscom obniżył czas obsługi za- mówienia dzięki monitoringowi procesów za pomocą narzędzia ARIS firmy IDS Scheer10.
9 www. ids-scheer.pl z dn. 3.10.08.
138 10 Ibidem.
igRafX
iGrafx11 to zestaw graficznych programów służących do modelowania, symulacji, analizy i zarządzania procesami biznesowymi oraz ich dokumentacją. Najważniej- sze funkcje narzędzia iGrafx to:
możliwość tworzenia map procesów wg wybranej notacji (BPMN, Six Sigma, Lean, UML, ITIL i inne ) oraz pokazywanie zależności między procesami (np. podział na procesy i podprocesy);
możliwość przypisania zasobów do procesów (zasoby ludzkie, maszyny, czas realizacji czynności procesowej, koszty realizacji czynności procesowej itp.);
możliwość przeprowadzania symulacji procesów oraz otrzymywania związa- nych nią raportów wskazujących na wąskie gardła w procesie;
możliwość tworzenia dokumentacji procesów w formatach doc, pdf, html (do- kumentacja dotyczy m.in. map procesów oraz opisu czynności procesowych umieszczonych w artefakatach);
możliwość importu i eksportu danych do / z innych aplikacji.
Podstawowym narzędziem z rodziny programów iGrafx jest program iGrafx FlowCharter, służący do rysowania schematu blokowego procesu z możliwością opisu jego właściwości i zależności pomiędzy czynnościami. iGrafx Process jest to program, który służy do przeprowadzenia analizy jakościowej i ilościowej zapro- jektowanego procesu przez przeprowadzenie symulacji jego przebiegu. W jej wy- niku otrzymuje się pełną informację na temat przebiegu zdarzeń w procesie – doty- czącego czasu, wykorzystania zasobów ludzkich, maszyn, obiegu dokumentów, kosztów itp. iGrafx Process Central to oprogramowanie służące jako repozytorium dla dokumentów iGrafx i innych systemu Windows. Dla dokumentów iGrafx, iGrafx Process Central pozwala na przeprowadzenie symulacji przebiegających przez różne dokumenty. Dodatkowo, dzięki wbudowanemu Web Central Server, umożliwia dostęp do dokumentów iGrafx bezpośrednio z poziomu przeglądarki in- ternetowej przy zachowaniu kontroli uprawnień do dokumentów. iGrafx Enterprise Modeler™ / iGrafx Enterprise Central™ to narzędzia pomagające organizacji za- chować zgodność procesów z jej celami i strategiami. iGrafx Enterprise Central jest repozytorium zapewniającym najwyższy poziom współpracy korporacyjnej – za- rządzanie wersjami, dostępami, ryzykami, analizami, rozpowszechnianiem infor- macji, obiektami i wszystkimi dokumentami dotyczącymi procesów. Oprogramo- wanie wspomaga między innymi wdrażanie i działanie w przedsiębiorstwie Strate- gicznej Karty Wyników (Balanced Scorecard).
11 www.mgx.com.pl z dn. 10.10.08.
139
adonIS
Adonis12 jest to system wspomagający projektowanie, pozyskiwanie, analizę, opty- malizację, dokumentację oraz zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji.
System Adonis jest wykorzystywany do:
optymalizacji procesów biznesowych: stałe ulepszanie procesów biznesowych (symulacja procesów, porównywanie stanu obecnego ze stanem docelowym, benchmarking);
zarządzania organizacją: dokumentacja organizacji, opis stanowisk pracy;
controllingu: analizy kosztów procesów, zarządzania przez wskaźniki;
zarządzania jakością: certyfikacja ISO 9000:2000, SixSigma;
procesowego zarządzania wiedzą i kompetencjami: portale procesów i wiedzy;
zarządzania ryzykiem;
zarządzania informacją: tworzenie koncepcji i specyfikacji dla systemów in- formatycznych.
System Adonis składa się z następujących modułów (rysunek 44):
Akwizycja danych – łatwe pozyskiwanie i rejestracja informacji związanych z procesami;
Modelowanie – moduł do tworzenia graficznych schematów blokowych prze- biegu procesu;
Analiza – moduł do analizy procesów poprzez zastosowanie języka kwerend;
Symulacja – moduł do symulacji umożliwia badanie wpływu potencjalnych zmian w przebiegu procesów lub w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa;
Ewaluacja – możliwość porównania obecnych procesów z procesami docelo- wymi (wyniki prezentowane są w formie tabelarycznej i graficznej);
Dokumentacja – publikowanie modelu systemu ADONIS w formatach html, pdf, doc i innych;
Import / Export – możliwość wyeksportowania lub zaimportowania repozyto- rium systemu Adonis.
Systemy ARIS i ADONIS są to kompleksowe systemy przeznaczone dla klien- tów z średnich i dużych przedsiębiorstw o stosunkowo wysokich cenach za pakiet. Oprogramowanie iGrafx w podstawowej formie (iGrafx FlowCharter) jest przezna- czone dla klientów indywidualnych i małych przedsiębiorstw, które chcą przezna- czyć mniejsze nakłady na oprogramowanie. Bardziej rozbudowane pakiety iGrafx mają zbliżoną funkcjonalność do oprogramowania ARIS i Adonis; przeznaczone są na rynki średnich i dużych przedsiębiorstw. Systemy wspomagające modelowanie
140 12 www.boc-eu.com z dn. 10.10.08.
procesów są przede wszystkim wykorzystywane przez firmy doradcze specjalizu- jące się w reorganizacji przedsiębiorstw, wdrażaniu systemów jakości oraz syste- mów klasy ERP / WorkFlow / BPM itp. Na rynku zaprezentowano również inne oprogramowanie wspomagające modelowanie procesów biznesowych typu DGA Process, MS Vision i inne, jednak wydaje się, że opisane oprogramowania najbar- dziej nadają się do profesjonalnych zastosowań.
141
Po zaprojektowaniu i wdrożeniu procesów biznesowych w ramach platformy in- formatycznej rozwiązania te należy odpowiednio serwisować, co zapewni nie tyl- ko ochronę dokonanej inwestycji, ale również przyniesie firmie dodatkowe korzy- ści, wynikające ze stałego doskonalenia procesów biznesowych.