GRuPa loToS s.A.

W okresie od maja 2003 r. do grudnia 2005 r. w Grupie LOTOS S.A. przeprowa- dzone zostały prace projektowe, których celem było opisanie wszystkich procesów, następnie ich optymalizacja, a w efekcie przemodelowanie struktury organizacyj- nej oraz wprowadzenie zarządzania procesami biznesowymi.

Rozwój sektora energetycznego, w tym rynku paliw, wymagał reorganizacji Grupy LOTOS w kierunku przedsiębiorstwa zorientowanego na klienta, ze zdefi- niowanymi kluczowymi procesami kreującymi wartość dla klienta, wspieranymi przez system informatyczny. Głównym celem projektu było więc przemodelowanie spółki z przedsiębiorstwa o orientacji produkcyjnej w firmę zorientowaną na klien- ta. Prace we wszystkich spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS objętych projektem rozpoczęto od warsztatów strategicznych przeprowadzonych z kadrą kierowniczą. W trakcie warsztatów przygotowano mapę celów strategicznych, mapę głównych procesów z podziałem na procesy podstawowe i wspomagające oraz mapy poszcze- gólnych procesów głównych składających się z podprocesów. Cele strategiczne oraz procesy główne stanowiły materiał wejściowy do przygotowania matrycy po- wiązań pomiędzy tymi elementami. Po przeprowadzeniu warsztatów wspólnie z pracownikami Grupy LOTOS uszczegółowiono metodykę modelowania proce- sów biznesowych. Dla właścicieli procesów oraz wybranych specjalistów uczestni- czących w dalszych pracach opisu procesów biznesowych przygotowano i przed- stawiono prezentacje w zakresie zarządzania procesowego, metodyki oraz dalsze- go przebiegu prac. Zgodnie z przyjętą metodyką w spółkach Grupy LOTOS zamodelowano szczegółowo procesy biznesowe i poddano je analizie. Podczas opi-

116 su procesów posiłkowano się istniejącą dokumentacją w firmie oraz wywiadami

(spotkaniami) grup roboczych. Na bazie analizy procesów przygotowane zostały opisy modeli docelowych. Przygotowane modele zostały następnie przedstawione właścicielom procesów oraz wybranym pracownikom Grupy LOTOS w celu wery- fikacji. Mapy procesów wraz ze zdefiniowanymi właścicielami i miernikami pro- cesów, a także zasady zarządzania procesami, pozwoliły na przygotowanie „startu” wdrożenia zarządzania procesami biznesowymi w koncernie. W ramach przygoto- wania wdrożenia przeprowadzono cykl warsztatów – odrębnych dla każdego pro- cesu – w trakcie których zaprezentowano pracownikom (właścicielom, wykonaw- com procesów) koncepcję zarządzania procesami w Grupie LOTOS wraz z kon- kretną procedurą i zasadami. W trakcie warsztatów uzgadniano także ostateczną listę mierników dla procesów wraz z omówieniem sposobu ich interpretacji. W efekcie prowadzonego projektu powstały zoptymalizowane procesy biznesowe w Grupie LOTOS oraz struktura organizacyjna firmy zorientowana na procesy. Projekt, zgodnie z założeniami, wspierał dążenie firmy do głównych zmian, jakimi były poprawa pozycji rynkowej i efektywności, które zakończyły się sukcesem i doprowadziły do wejścia Grupy LOTOS S.A. na giełdę.

Struktura organizacyjna firmy została przekształcona w celu stworzenia struktu- ry procesowej z jasno określonymi właścicielami procesów i odpowiednimi mier- nikami, które zostały tak skonstruowane, by prowadziły do podniesienia wartości firmy. Korzyści, jakie uzyskało przedsiębiorstwo, były następujące: przebudowana struktura organizacyjna, zoptymalizowane i ustandaryzowane procesy wspierane przez system ERP, zmiana mentalności pracowników, zoptymalizowane i ustanda- ryzowane procesy, sprawne przejście do efektywnej grupy kapitałowej, przejście do struktury procesowej.