Аудит системы мотивации персонала. Методы проведения данного аудита
Поскольку мотивация в системе управления современным предприятием занимает одно из центральных мест, то объем временных, интеллектуальных и финансовых затрат организаций на создание и внедрение мотивационных схем составляет значительные суммы. В службах персонала создаются специальные структурные подразделения — отделы мотивации, основной задачей которых является разработка программ мотивации для структурных подразделений компании. Вопрос создания сбалансированной и эффективной корпоративной системы мотивации приобрел во многих компаниях стратегическое значение.
Как правило, считается, что программы мотивации работают, если предприятие на корпоративном уровне или на уровне отдельного подразделения движется в том направлении, которое задавалось программами мотивации.
Такой управленческий инструмент как аудит системы мотивации персонала мог бы стать источником информации по подобным вопросам. Аудит системы мотивации персонала — явление относительно новое, как для российской управленческой науки, так и для западной. Временем его становления и развития считаются 90-е года ХХ века, когда в системе управления предприятием резко возросла значимость человеческого фактора. Сложно говорить о том, что технология аудита системы мотивации персонала окончательно сформировалась, но, тем не менее, уже существует его «рабочий» вариант, позволяющий получить ответ на многие сложные вопросы из области мотивации персонала.[11]
Очевидно, что аудит системы мотивации персонала, как это вытекает из его названия, является формой приложения технологии аудита к области мотивации персонала. Это объясняет тот факт, что многие составляющие «общего», классического аудита нашли свое отражение в «частном» виде аудита — аудит системы мотивации персонала. Например, в аудит системы мотивации персонала перешли такие составляющие финансово-бухгалтерского аудита как общие принципы проведения аудита, очередность этапов аудита, механизмы сбора и обработки информации и т.д. Но вместе с тем аудит системы мотивации персонала как особая технология обладает своими собственными особенностями.
Прежде всего, у аудита системы мотивации персонала есть свои собственные задачи, в число которых традиционно включаются следующие:
- определение уровня соответствия мотивационной политики и процедур предприятия его стратегическим и тактическим целям;
- определение степени соотнесения корпоративных мотивационных программ мотивационному профилю компании или ее отдельного структурного подразделения;
- оценка эффективности мотивационной политики предприятия в целом.
Аудит системы мотивации персонала не носит исчерпывающий, а лишь традиционный характер, поскольку точный перечень задач крайне зависим от особенностей каждого конкретного предприятия. В рамках предварительной встречи менеджмента аудируемой компании и аудиторов определяется фронт предстоящей работы и спектр задач. При этом мотивационный аудит настолько гибкая технология, что в равной степени может быть применена как для решения глобальных вопросов (например, оценки соответствия корпоративной мотивационной политики стратегическим целям предприятия), так и для анализа текущих проблем в области мотивации персонала (например, почему действующая в отделе продаж система мотивации не приводит к росту объема продаж). Гибкий подход в определении задач — одна из сильных составляющих и вторая особенность аудита системы мотивации персонала в сравнении с классическим аудитом.
Третьей отличительной чертой аудита системы мотивации персонала является то, что он не носит контрольно-ревизионную направленность в отличие от классического, финансово-бухгалтерского аудита. Аудит системы мотивации персонала не устанавливает факты нарушения каких-либо норм с последующим вынесением карательных санкций, он лишь оценивает уровень соответствия желаемого действительному. При этом характер заключения по результатам аудита системы мотивации персонала носит рекомендательный, а не обязательный характер.
В-четвертых, проведение аудита системы мотивации персонала в отличие от финансово-бухгалтерского не является обязательной процедурой. Руководители компании всегда сами решают — нужно ли проводить им аудит системы мотивации или нет, а также сами определяют периодичность этого аудита.
В-пятых, при проведении аудита системы мотивации персонала используется более широкий по сравнению с классическим, финансово-бухгалтерским аудитом набор инструментов сбора и обработки информации. Данный аудит не ограничивается только анализом документации, относящейся к исследуемому вопросу, он имеет в своем арсенале такие методы сбора данных как интервьюирование, анкетирование, проведение фокус-групп, использование метода экспертных оценок и т.д.[10]
Аудит, являясь одним из видов финансового контроля, безусловно может и должен использовать весь арсенал методов финансового контроля. Взяв за основу известные общенаучные методы познания, представим один из возможных вариантов классификации методов аудита (рис. 1).
Рис.1. Схема классификации методов аудита
К общенаучным методам, которые могут использоваться в ходе аудита, относятся законы диалектической логики (закон перехода количественных изменений в качественные, закон единства и борьбы противоположностей, закон отрицания отрицания), а также законы формальной логики (закон противоречия, закон исключенного третьего, закон тождества).
Не менее важной составляющей методов познания, наряду с законами диалектической и формальной логики, являются категории диалектической логики. На практике нередко они рассматриваются и как методы аудита.
Анализ – прием мышления, связанный с разложением изучаемого объекта на составные части, стороны, тенденции развития и способы функционирования с целью их относительно самостоятельного изучения.
Синтез – прием мышления, связанный с объединением отдельных частей в целое с целью получения знаний о целом путем выявления тех существенных связей и отношений, которые объединяют отдельные части в одно целое.
Индукция – при использовании этого приема мысль движется от знания частного, от знания фактов к знанию общего, к знанию законов.
Дедукция – прием, при котором движение мысли идет от знания общего к знанию частного.
Абстрагирование представляет собой метод, при котором малозначимые для исследователя факторы, не оказывающие значительного влияния на рассматриваемый объект, могут не учитываться, игнорироваться.
Аналогия – метод, с помощью которого на основании сходства объектов по некоторым признакам, свойствам и отношениям выдвигают предположение об их сходстве в других отношениях.
Моделирование – метод исследования, при котором интересующий объект может быть заменен другим объектом, находящимся в отношении подобия к первому объекту. Первый объект называется оригиналом, второй — моделью.
Эксперимент – метод целенаправленного изучения явлений в точно фиксированных условиях их протекания, которые могут воссоздаваться и контролироваться самим исследователем.
И, наконец, значительным элементом методов познания являются общенаучные подходы, такие как объективность, системность, комплексность, историчность.
Объективность – подход, позволяющий познавать явления в том виде, в котором они существуют, в их изначальном виде.
Системность – подход, направляющий мышление от явлений к их сущности (воспроизведение их сущности), к познанию целостности системы, а также необходимых связей рассматриваемого предмета с окружающими его предметами и процессами, с другими материальными системами.
Комплексность – подход, при котором каждое явление или объект предстает в виде группы взаимосвязанных, взаимозависимых элементов.
Историчность – мировоззренческий подход, основанный на теории развития явлений и реализуемый в рамках различных философских направлений (диалектико-материалистический, натуралистский и др.).
К собственным методам аудита можно отнести:
- метод существенности:
- специальные методы.
Существенность - это способность информации об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах и хозяйственных операциях в случае ее пропуска или искажения повлиять на экономические решения пользователей. При формировании суждения по вопросам существенности аудитор должен основываться на требовании «профессионального скептицизма», что должно подталкивать его к поиску новых доказательств и подтверждений фактов деятельности.
Специальные подходы к интерпретации результатов проверки реализуются в форме аудиторских выводов по результатам аудиторской проверки. Интерпретация результатов проверки состоит в формировании мнения аудитора с использованием профессиональных суждений, подходов и оценок относительно влияния отдельных фактов и событий на деятельность субъекта. На основе полученной информации аудитор формулирует выводы и подготавливает аудиторское заключение. Аудиторские заключения классифицируются как модифицированные и не модифицированные.
Модифицированное аудиторское заключение предоставляется в случаях наличия по результатам проверки фактов, не влияющих на аудиторское мнение, но описываемых в аудиторском заключении с целью привлечения внимания пользователей к какой-либо ситуации, сложившейся у аудируемого лица и раскрытой в финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также фактов, влияющих на аудиторское мнение, которые могут привести к мнению с оговоркой, отказу от выражения мнения или отрицательному мнению.
Не модифицированное аудиторское заключение – это безоговорочно положительное мнение, которое высказывается в том случае, когда финансовая (бухгалтерская) отчетность позволяет иметь достоверное представление о финансовом положении и результатах финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица в соответствии с установленными принципами и методами ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности.
В праве метод представляет собой определенный подход, с помощью которого общественные отношения регулируются нормами общественного права, специфический способ правового воздействия на поведение участников правовых отношений.
Нормативно-правовые методы аудита чаще всего подразделяются на административно-правовые и гражданско-общественные.
Административно-правовые методы широко используют экспертизу, сертификацию, лицензирование и др. Они наиболее применимы в публичных отраслях права: конституционном, административном, налоговом праве и др.
Гражданско-общественные методы базируются прежде всего на принципах юридического равенства сторон, автономии воли. Они находят свое применение в гражданском, трудовом, международном частном праве и др.
Кроме того, каждая отрасль права наряду с общими методами использует свои специфические подходы, принципы, в частности: гражданское право исповедует имущественную самостоятельность участников; административное право применяет метод иерархии (власти-подчинения); в трудовом праве главенствует принцип соблюдения юридических интересов работников и др.
К числу эмпирических методов, прежде всего, относятся: сводки и группировки; исчисление абсолютных, относительных, а также средних величин; построение рядов динамики; индексный метод; элиминирование; детализация; балансовый метод; графический метод и др.
С помощью сводки обычно определяют общий результат действия отдельных факторов на совокупный показатель.
Группировкой называют выделение среди изучаемых явлений характерных групп и подгрупп по тем или иным признакам. Сгруппированные данные обычно оформляются в виде таблиц для наглядного представления изучаемых явлений и процессов.
Средние величины используются для обобщающей характеристики массовых, качественно однородных экономических явлений. Они выражают отличительную особенность данной совокупности явлений и устанавливают наиболее типичные черты этой совокупности.
Рядами динамики называются ряды данных, характеризующие изменение явлений, показателей во времени. Каждое отдельное значение показателей ряда динамики называется уровнем. Для характеристики изменения уровня ряда динамики исчисляется абсолютный прирост, темп роста и темп прироста.
Индексы – это относительные показатели сравнения, которые состоят из элементов, непосредственно не поддающихся суммированию. С помощью индексов сравнивают не только данные двух периодов, но и данные за ряд лет.
Элиминирование – метод, при помощи которого исключается действие ряда факторов и выделяется один из них. Реализация данного метода может осуществляться с помощью различных приемов, в том числе и с использованием метода разниц и метода цепных подстановок
Детализация — метод, позволяющий осуществить последовательное расчленение изучаемых экономических явлений, показателей и факторов. С помощью детализации можно определить значимость каждого фактора в совокупности факторов в процессе комплексного исследования показателей и явлений. Данный метод является основой математического моделирования взаимной зависимости различных показателей и факторов.
Балансовый метод состоит в использовании равенства двух сторон (частей): средств и источников, поступления и использования ресурсов и др.
Графический метод является наглядным средством иллюстрации хозяйственных процессов и методом экономического анализа. С его помощью зависимость между показателями показывается в виде графиков, диаграмм, схем.
Чаще всего в аудите применяются методы, которые используются в таких науках, как теория вероятности, информационные технологии, бухгалтерский учет, эконометрика, статистика, математические методы анализа, менеджмент, теория денег и др.
Из методов теории вероятности в аудите находят применение: методы комбинаторики, дисперсии дискретной случайной величины и др.
Из бухгалтерского учета в аудите широко используются такие методы, как оценка, система счетов, двойная запись, инвентаризация, калькуляция, нормативный метод.
При проведении аудита широко используются и многие известные методы финансового анализа: горизонтальный, вертикальный, трендовый анализ, метод финансовых коэффициентов.
К сожалению, в работе аудиторов все еще редко находят применение экономико-математические методы анализа. К числу этих методов относят: классические методы математического анализа, методы математической статистики (теория корреляции), эконометрические методы, методы математического программирования, методы исследования операций, методы экономической кибернетики, математической теории оптимальных процессов и др. Каждый из этих методов включает в себя целую группу методов, например, методы математической статистики подразделяются на методы изучения одномерных статистических совокупностей и методы изучения многомерных статистических совокупностей; методы исследования операций в свою очередь подразделяются на методы решения линейных программ, методы управления запасами, теорию игр, теорию расписания, сетевые методы планирования и управления, теорию массового обслуживания.[8,9]
Среди эконометрических методов в аудите могут использоваться методы ковариации, дисперсии, корреляции, регрессионного анализа и др.
Потребность в аудите системы мотивации персонала как форме приложения аудита к потребностям современного бизнеса и системы управления предприятием постоянно возрастает. Но вместе с тем трудно говорить о том, что единая технология аудита системы мотивации персонала окончательно сформировалась. В настоящее время при проведении аудита системы мотивации консультанты в области управления используют, как правило, собственные разработки в этой области. Эта ситуация во многом связана с тем, что на уровне государства нормативно регулируется исключительно финансово-бухгалтерский вид аудита, хотя действующее законодательно не исключает и иные виды аудита.
Отсутствие регулирования на государственном уровне приводит к тому, что при проведении мотивационного аудита постоянно возникает целый комплекс проблем. Основной из них является отсутствие четких критериев и идеалов для оценки, полученной в ходе аудита информации. Часто при ответе на вопросы аудитору приходиться брать за основу свои знания и опыт, а также экспертные оценки специалистов в аудируемой области. Если же аудитор не обладает достаточной квалификацией, то часто это приводит к тому, что аудит системы мотивации персонала лишь описывает и отражает сложившуюся в компании ситуацию в области мотивации персонала, но при этом такая самая ценная часть аудита как анализ и рекомендации, остается вне его поля.[12]
Кроме отсутствия четких стандартов и нормативов оценки полученных данных, аудит системы мотивации персонала обладает еще рядом недостатков.
Во-первых, результаты аудита системы мотивации персонала всегда субъективны и зависят от уровня профессионализма аудитора.
Во-вторых, результаты аудита редко когда будут полностью подтверждены при проведении повторного аудита системы мотивации персонала. Это связано с тем, что этот аудит имеет дело не только с документами, состояние которых более или менее статично, он анализирует область управления персоналом, область крайне нестабильную по своей природе. Сегодня экономика государства нестабильна, работу найти трудно и, соответственно, для работника факт наличия работы более значим, чем уровень его дохода. В этой ситуации корпоративная система мотивации с ограниченными мотивационными выплатами работникам может быть признана аудитором эффективным инструментом управления. Но по мере укрепления экономики, увеличения количества рабочих мест и заработка, существующая в компании сдержанная политика мотивационных выплат будет оценена аудиторами уже не так позитивно с точки зрения функционирования бизнеса.
В-третьих, неочевидна связь между результатами аудита и показателями эффективности деятельности предприятия. Как таковая сама мотивационная политика предприятия может быть высоко оценена аудиторами, однако на деятельность и финансовые показатели компаний влияет слишком большое количество факторов, чтобы можно было говорить о том, что только созданием эффективной системы мотивации можно добиться экономического успеха.
Помимо вышеперечисленного, на процесс аудита любого вида, в том числе и на процесс аудита системы мотивации персонала, всегда накладывают ограничения и ряд следующих факторов:
- аудит носит всегда ограниченный характер по времени и объему, что соответственно позволяет говорить о его частичном характере анализа;
- в процессе аудита используется система выборочного сбора и тестирования информации;
- существующие в организации и\или представляемые компанией данные могут умышленно или неумышленно содержать недостоверную информацию;
- преобладающая часть аудиторских доказательств представляет собой только доводы в подтверждение определенного вывода и не носит исчерпывающего характера. Однако, несмотря на свои недостатки, аудит системы мотивации персонала остается крайне востребованной управленческой технологией. [6]