11. Контроль

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильные ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Сущность контроля заключается в трех основных элементах:

• установление контролируемых стандартов деятельности;

• измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;

• корректировка технологических, хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Его задачи следующие.

Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать.

Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой для оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

Различают два основных вида контроля: финансовый и административный.

Различают три стадии управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ в области человеческих ресурсы (анализ качеств, необходимых для выполнения работ), материальных ресурсов (стандарты качества, контроль за поступающими материалами), финансовых ресурсов (разработка бюджета, установление предельных значений затрат)

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ, для этого необходим механизм обратной связи, который позволяет выявить непредвиденные проблемы и скорректировать линию поведения. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности на движение продукции в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда); загрузку техники и оборудования; соблюдение общего графика работы.

Итоговый (заключительный) контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составлением новых; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за текущий период, но и сильных и слабых ее сторон. Заключительный контроль используется после выполнения работ и имеет две функции: дает информацию для планирования аналогичной продукции в будущем, способствует мотивации на основе измерения полученных результатов и определения степени вознаграждения.

Причины необходимости контроля:

1. Неопределенность - изменение законов, технологий, условий конкуренции приводят к необходимости к постоянной корректировки планов через систему обратной связи, которую обеспечивает контроль.

2. Предупреждение кризисных ситуаций – одно из главных назначений контроля – выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис

3.Поддержание успеха – в любой организации важно определить какие направления деятельности наиболее эффективно способствуют достижению целей и поддерживать именно эти сферы деятельности.

Основные этапы контроля:

• Первый этап процесса контроля – определение стандартов, т. е. конкретных, поддающихся измерению целей. Для управления должны быть созданы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его основных областей.

• Второй этап – измерение фактически достигнутых результатов деятельности организации и персонала.

• Третий этап – сравнение показателей функционирования с установленными стандартами, определение масштаба допустимых отклонений от установленных норм.

Для предприятия

В ООО «Секрет красоты» используется система внутреннего контроля, то есть за счет сил самого предприятия. По своей форме используется финансовый контроль в виде квартальной и месячной финансовой отчетности, также широко используется административный контроль, который заключается в исполнении подчиненными поставленных задач и выполнении планирования по видам деятельности.

Предварительный контроль заключается в качественном составлении должностных инструкций, а также в приеме на должности высококвалифицированных работников, имеющих опыт работы.

Текущий контроль заключается в использовании книги жалоб и предложений, а также визиток обратной связи.

Заключительный контроль заключается в сравнении отчетов с планируемыми показателями работы предприятия. Отчеты предоставляются ежесменно, ежемесячно, а также квартальные и годовые отчеты для более точного контроля выполненной работы. После проведения заключительного контроля руководитель делает выводы о работе предприятия и намечает корректирующие меры при необходимости.