10.4. Деловое совещание.
Деловые встречи – совещания – одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Совещания классифицируют по следующим основным признакам (расшифруйте):
по назначению: _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
по периодичности (частоте) проведения: ____________________________________________
__________________________________________________________________________________
по количеству участников: ________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
по степени стабильности состава участников совещания: ______________________________
__________________________________________________________________________________
по принадлежности: _____________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Чтобы достичь целей совещания, необходимо организовать его проведение (рис. 3).
Рис. 3. Технология организации и проведения деловых совещаний.
В основном приглашенные на совещание рассаживаются за стол, имеющий прямоугольную форму. Более удобной формой стала являться трапециевидная форма стола (рис. 4).
Объясните, почему? __________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Участники
совещания
Секретарь
Председатель
Рис. 4. Схема размещения участников совещания.
Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого количества людей составляет 40-45 мин. (рис. 5).
15 30 45
60 75 90 105 120 135
мин.
Продолжительность совещания
Рис. 5. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности.
Протокол совещания – первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты: достижение цели совещания, решение, исполнители и сроки.
Модель ведения протокола (рис. 6. Заполнить и дополнить):
Краткое содержание обсуждаемого вопроса (Дата) (Где) _______________________________________ ________ _____________
|
||
Присутствовали: Отсутствовали: Копии (кому): |
||
Повестка дня: 1. 2. 3. 4. |
||
Тема (пункт повестки дня)
|
Обсудили (решили)… |
Выполнение решения возложено на …
Срок исполнения … |
Рис. 6 Модель ведения протокола.
Завершающий этап организации проведения совещания – принятие решения и проведение его в жизнь. Можно определить цену решения:
где C – стоимость совещания,
N – число участников,
T – продолжительность совещания, час.,
Зср. – среднемесячная зарплата участников, руб.,
Тр.ср. - среднее число рабочих часов в месяц,
1 – коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.
После принятия решения определяется лицо (группа лиц), осуществляющих его исполнение и контроль за исполнением.