Требования к организации приемки

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения приемки:

– набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.

– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

– технология грузообработки;

– технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

– структура и алгоритмы бизнес‑процессов управления приемкой;

– методики проверки качества товаров;

– компьютерные программы;

– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

– формы документов, получаемых в результате приемки;

– положения о подразделениях, участвующих в приемке;

– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

– планирование: планы закупок, грузооборота, работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

– прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

– прием грузов, поступающих на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;

– незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет‑фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– планирование сроков завоза товаров на склад;

– резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

– планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

– заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

– планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

– приемка товаров и размещение их по местам хранения;

– подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

– подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.