7.2. Облік грошових коштів та розрахунків Каса й касові операції

Підприємство може зберігати у своїй касі готівку в межах ліміту залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюється установою банку основного рахунку підприємства. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявну готівку в касі на кінець дня має бути здано до банку.

Готівкова виручка підприємства та інші касові надходження можуть використовуватися нею в необхідних розмірах для забезпечення господарських потреб, у тому числі на виплати, пов’язані з оплатою праці, при умові систематичної і повної сплати податків та внесення обов’язкових платежів до державних цільових фондів у порядку та строки, визначені чинним законодавством. У випадку наявності податкової заборгованості здійснюються виплати, пов’язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку .

Підприємства мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплати заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій, стипендій, відряджень. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня. Готівка, що видана під звіт, але через якісь причини не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства протягом двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт (за відрядженням - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження).

Протягом одного операційного дня за одним або кількома документами певному суб’єкту господарювання не можна видавати більше як 10000 гривень.

Кожне підприємство має одну центральну касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій – замкнуті з внутрішнього боку. Уся готівка зберігається у металевих шафах. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів. Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо, зберігаються у керівників. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією.

Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов’язаний під розписку ознайомити його з цим Порядком, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

Не рідше одного разу на рік проводиться ревізія каси. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку готівки в касі в акті вказується сума нестачі або лишку та обставини їх виникнення.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи Державної податкової служби України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи та установи комерційних банків.

Відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на керівника підприємства.

Приймання готівки проводиться прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства [73].

Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Видаткові та прибуткові ордери реєструються в спеціальному журналі. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, вважається нестачею і стягується з касира.

Облік операцій по готівкових розрахунках наведено в таблиці 4.5. додатка 4.

Підзвітною особою може бути працівник підприємства у випадку використання виданих йому готівкових коштів на господарські потреби (придбання канцтоварів, розрахунки за послуги тощо) або відрядження. Видача коштів з каси на господарські потреби здійснюється на підставі заяви працівника з обгрунтуванням їх цільового використання, акцептованій керівником підприємства. Підстава для видачі коштів на відрядження – наказ на відрядження, належно оформлене і зареєстроване в спеціальному журналі посвідчення на відрядження.

Витрати на відрядження підзвітної особи відшкодовуються лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства ­- посвідчення на відрядження з відмітками сторін про вибуття та прибуття у відрядження та документів, що підтверджують фактичні витрати [28].

Витрати на відрядження здійснюються в межах коштів, передбачених на відрядження та у межах граничних норм добових витрат (таблиця 4.14 додатка 4).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи. При відрядженні особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається в тому підприємстві, що його відрядило.

Строк відрядження визначається керівником підприємства, або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щодня повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.

Витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення на підставі підтверджуючих документів відшкодовуються у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, що надаються у готелях (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

Працівникові відшкодовуються також витрати на бронювання місця у готелях у розмірі не більше як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з підтверджуючими документами.

Якщо працівник підприємства перебуває у відрядженні з метою участі в конференціях, переговорах, пов’язаних з основною діяльністю підприємства, та забезпечується безкоштовним харчуванням, добові виплачуються в розмірах: 80% від розміру добових витрат при одноразовому харчування, 55% - при двохразовому, 35% - при трьохразовому харчуванні.

Після повернення працівника з відрядження керівник підприємства може прийняти рішення про відшкодування витрат, не передбачених Інструкцією про службові відрядження, які потрібно віднести до сукупного оподатковуваного доходу підзвітної особи з відповідним оподаткуванням прибутковим податком та нарахуванням зборів на обов’язкове соціальне страхування.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення і сплачуються добові. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Згідно прикінцевих положень Закону "Про податок на додану вартість" суми ПДВ, які виділені в квитках та готельних документах, в накладних на придбання ТМЦ та актах отриманих послуг вартістю до 20 грн., відшкодовуються без податкової накладної [19].

Розрахунки з підзвітними особами проводяться через касу і обліковуються на рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” за кожною підзвітною особою.

При оформлені Звіту про використання коштів підзвітною особою на бланку в обов'язковому порядку ставиться кореспонденція рахунків операцій підтверджених витрат (таблиця 4.12 додатка 4).