
- •Галина Владимировна Казанцева Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие
- •Аннотация
- •Галина Владимировна Казанцева Личные документы: требования к оформлению и образцы документов Введение
- •Раздел 1. Общие нормы и правила оформления личных документов
- •1.1. Некоторые особенности языка личных документов
- •1.2. Дата документа
- •1.3. Подпись
- •1.4. Нормы оформления печатного текста
- •1.5. Нумерация страниц
- •1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов
- •1.7. Некоторые правила склонения фамилий в русском языке
- •1.8. Некоторые правила склонений имен существительных, обозначающих географические названия
- •Конец ознакомительного фрагмента.
1.3. Подпись
Реквизит «Подпись» располагают после текста документа и отметки о наличии приложений, отступив на 3–4 межстрочных интервала.
В состав реквизита «Подпись» входят:
а) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
б) личная подпись;
в) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Следует соблюдать некоторые особенности использования реквизита «Подпись»:
а) если документ оформлен не на бланке, то полное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор
АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов
б) если документ оформлен на бланке, то сокращенное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор Личная подпись В. Г. Амосов
в) наименование должностного лица, подписавшего документ, можно центрировать относительно самой длинной строки, например:
Генеральный директор
АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов
г) подпись должна быть не только на документах, представляющих собой оригинал этого документа, но и на всех копиях документов.
1.4. Нормы оформления печатного текста
При оформлении текстов личных документов при помощи персонального компьютера на формате листа А4 согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов:
а) для отделения реквизитов друг от друга – 3–4 интервала;
б) для отделения друг от друга составных частей реквизитов – 1,5 интервала;
в) для текста документа – 1,5 интервала.
1.5. Нумерация страниц
При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Если текст документа печатается с обеих сторон, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине и пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).
1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов
В текстах документов допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
В настоящее время стандартизованы следующие виды сокращений:
1) почтовые сведения (например, город – г., область – обл., село – с., деревня – д., район – р‑н, почтовый ящик – п.я., станция – ст.)]
2) наименование должностей и званий (например, профессор – проф., член‑корреспондент – член‑корр., академик – акад., кандидат исторических наук – к.и.н., заведующий – зав., заместитель – зам., исполняющий обязанности – и.о., помощник – пом., инженер – инж.)]
3) названия документов (например, технический план – техплан, специальный заказ – спецзаказ, техническое задание – ТЗ);
4) слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году)',
5) денежные единицы (например, 2000 руб.] 80 коп.] но 2000 р. 80 к.] 4 тыс.; 6 млн)]
6) текстовые обозначения (например, так далее – т. д., тому подобное – т. п., смотрите – см., прочие – пр., например – напр., другие – др., страница – с.);
7) названия единиц измерения при цифрах без точки после указанного сокращенного слова (например, метр – м, сантиметр – см, тонна – т, килограмм – кг, грамм – г) и с точкой после указанного сокращенного слова (например, миллиард – млрд., миллион – млн., тысяча тыс., минута – мин.);
8) буквенные аббревиатуры:
Российская Федерация – РФ;
вычислительный центр – ВЦ;
персональный компьютер – ПК;
частное предприятие – ЧП;
совместное предприятие – СП;
научно‑производственное объединение – НПО;
организационно‑распорядительные документы – ОРД;
коммерческий банк – КБ.
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.
Сокращение должно быть понятно всем читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тесте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем представлено в сокращенном варианте, например: Российская академия предпринимательства (РАП), только затем РАП.
Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р‑н.
Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться «Словарем сокращений русского языка» (М., 1969).