6. Внутренний аудит системы принятия решений в страховой компании
Каждая страховая организация имеет свои технологические, экономические и региональные особенности, что должно найти отражение в специфике ее аудирования. В настоящей статье приведена наиболее общая организационная процедура внутреннего аудита системы принятия решений в страховой компании, которая была бы полезна в практической работе внутренних аудиторов.
В наиболее общем виде в организационной модели аудиторской оценки эффективности систем управления страховой организацией предполагается выделение следующих основных элементов:
1) объект аудита;
2) параметры аудита (т.е. критерии эффективности состояния или функционирования объекта аудита);
3) методика аудита.
Следует отметить, что любая модель представляет собой абстракцию, т.е. шаблон, который необходимо конкретизировать исходя из специфики аудируемой организации.
Объект внутреннего аудита:
Анализ процедур принятия решений по управлению финансовыми потоками и распределение полномочий управленческого персонала в страховой компании.
Анализ системы информационного обеспечения принятия решений в страховой компании.
Параметры внутреннего аудита:
1. Процедуры принятия решений и распределение полномочий: численность менеджеров страховщика, разделение полномочий между ними и процедуры принятия решений должны:
1) обеспечивать действенный контроль за законностью и обоснованностью решений; 2) отвечать организационной структуре страховой компании, принятым целям и стратегиям его развития и обеспечивать гибкое реагирование на быстро изменяющиеся внешние условия.
2. Система информационного обеспечения: на предприятии должна функционировать адекватная система контроля качества информационного обеспечения процесса принятия решений в страховой компании.
О качестве информации, предоставляемой системой, следует судить по следующим основным критериям:
необходимость – характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;
достаточность – характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, фактов, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления;
истинность - достоверность (доказательность и обоснованность) и надежность данных учета (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации);
своевременность получения информации – управленческая информация (в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.); кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются;
аналитичность – зависит от степени глубины, детальности и подробности отображения фактов хозяйственной деятельности (регламентируется в зависимости от управленческих запросов);
организованность – уровень технологии формирования информации, понятности и удобства ее представления (системная структурированность данных), правильности оформления; целесообразность применяемых учетных форм (здесь форма управленческого учета – это определенным образом выраженная система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные формуляры; формы учета информации должны быть формально утверждены руководством предприятия).
Методика аудита включает ряд шагов:
1. Установить основные внешние и внутренние факторы функционирования страховой компании (общеэкономические – состояние экономики, процентные ставки, курсы валют, уровень инфляции, государственная экономическая политика и т.д., отраслевые – конкурентные условия, барьеры для вхождения в отрасль, цикличность деятельности, инновации, правовая база и т.д., ведомственные, региональные).
Изучить особенности страховой компании, вытекающие из специфики отрасли, видов деятельности, спектра страховых услуг, страховых рынков, иных обстоятельств (информация может быть получена из бесед с руководством и исполнительным персоналом страховой компании, а также посредством изучения соответствующих внутренних документов – устава, документов о регистрации, различного рода регламентов, регистров учета, схем документооборота, схем организационных структур, отчетности, протоколов заседаний совета директоров, собраний акционеров или других аналогичных органов управления, реестра акционеров, материалов проверок контрольных органов).
2. Проанализировать схемы управления страховой компанией, порядок управления филиалами, и т.д., организационные схемы управления – линейного, функционального и др., структуру исполнительного органа, порядок взаимосвязи между основными подразделениями, взаимозависимость.
3. Изучить штатные расписания, внутренние инструкции и положения по филиалам, службам, отделам, участкам, ключевым должностным лицам, а так-же нормативные документы, на основании которых составлены и протарифицированы штатные расписания.
4. Выделить области ответственности и полномочий управленческого персонала (администрации), области интересов и полномочий собственника-государства.
5. Оценить обоснованность принятой модели управления (для страховых акционерных обществ) .
6. Оценить рациональность процедур принятия решений.
Для этого следует:
определить сложившийся стиль принятия решений, оценить его логику, установить зависимость от соблюдения установленных процедур, периодичности;
проследить реальные механизмы подготовки и принятия решений (на примерах);
изучить систему оценки принятых решений с точки зрения их последствий, оправдавшихся ожиданий и т.д.;
проанализировать несколько ключевых решений (например, по преобразованию страховой организации и ее дочерних структур, по крупным сделкам и др.) с точки зрения процедур их принятия, оценить их обоснованность;
установить, насколько процедуры обоснованы, соответствуют схеме разделения обязанностей и полномочий.
Кроме того, целесообразно также выяснить:
какова деловая репутация и квалификация представителей высшего менеджмента;
как среди представителей высшего менеджмента распределены права и ответственность за решения по использованию активов и принятию стратегических планов;
насколько обоснована структура и численность управленческого аппарата, насколько обосновано распределены функции по принятию ключевых решений по управлению финансовой и хозяйственной деятельностью в организации;
какой стиль управления преобладает (авторитарный, кооперативный, смешанный);
как устроен процесс принятия решений, а именно: какие лица вовлечены в процесс подготовки и принятия решений, какие решения принимает высшее руководство (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно, вне четкой периодизации), какие модели принятия решений существуют на каждом уровне управления (описательные, аналитические, имитационные и т.п.), рассматриваются ли альтернативы, по каким критериям и какими методами осуществляется выбор альтернативы, анализируются ли риски, прогнозируются ли результаты;
как достигается компромисс между «группами влияния», т.е. теми, кто инициирует и движет решение проблем (лидеры), и теми, кто тормозит их решения (оппоненты);
Здесь модель управления – конкретная структура управления с определенным набором органов управления (общее собрание акционеров, совет директоров, единоличный исполнительный орган, коллегиальный исполнительный орган , ревизионная комиссия).
какие существуют механизмы согласования принимаемых решений;
насколько соответствуют формальные и реальные процедуры, какова доля интуитивных или импровизированных решений (т.е. принятия решений без их систематической подготовки);
проводится ли систематический контроль и анализ последствий принятых решений;
каким образом распределены полномочия и интерес (личные доходы и т.д.) среди руководителей;
какая информация и каким образом поступает к лицам, принимающим решения; как она готовится, контролируется, обрабатывается, используется; какие структуры обеспечивают руководство информацией;
существуют ли определенные требования к предоставляемой информации (жесткие или произвольные формы), зависит ли это от уровня управления (если «да», то чем это обосновано);
на каких показателях для каждого уровня управления делается акцент;
всегда ли соблюдаются установленные требования к системе информационного обеспечения.
7. Оценить качество системы информационного обеспечения принятия решений в страховой компании.
Для этого следует:
изучить действующую в организации нормативную документацию, регулирующую функционирование информационной системы и регламентирующую процессы принятия решений и контроля их выполнения;
оценить характеристики основных информационных потоков (объем, время, направление, содержание, стоимость и др.);
проанализировать основные информационные источники, носители информации, информационные каналы, процедуры сбора, обработки, контроля, передачи и хранения информации.