Глава 3. Порядок проведения инвентаризации обязательств и расчетов организации

Инвентаризация расчетов проводится с целью документального подтверждения наличия дебиторской задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения оценки.

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по кредитам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности».

При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности производится инвентаризация расчетов:

- с покупателями и заказчиками;

- с поставщиками и подрядчиками;

- с заимодавцами (кредиторами) по займам (кредитам);

- с персоналом;

- с бюджетом и внебюджетными фондами;

- с учредителями;

- с прочими дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация расчетов с контрагентами (покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками) осуществляется по документам, в том числе актам сверок расчетов. При инвентаризации устанавливают правильно ли определены дебиторская и кредиторская задолженность. Для этого учетные данные сверяются с первичными документами (накладными, актами, платежными поручениями) и проверяется наличие договоров. Необходимо связаться и провести сверку со всеми контрагентами, расчеты с которыми не завершены.

Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

До начала инвентаризации расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками и с прочими дебиторами и кредиторами стороны в двух экземплярах подписывают акт сверки задолженности между организациями.

Унифицированной формы актов сверки нет, поэтому используют произвольную. Акт (два экземпляра) бухгалтер заполняет своими данными и передает контрагенту, а тот уже вписывает свои. В идеале те и другие показатели (поставщика и покупателя, подрядчика и заказчика, арендодателя и арендатора) должны совпасть. Если нет расхождений, то обе стороны подтверждают сумму долга и на этом сверка заканчивается. Все выявленные расхождения указывают в акте. Стороны вместе ищут ошибку и вычисляют верную сумму задолженности. Бухгалтер, который ошибся, должен внести исправления в учет.

Если по итогам сверки неправильность данных будет доказана другой стороной, и с этим согласится сама организация, бухгалтерские записи могут быть приведены в соответствие с реально оказанными объемами услуг (выполненных работ, поставленной продукции) с учетом наличия правильно оформленных первичных учетных документов. Без наличия таких документов организация не вправе, только лишь на основании одного акта сверки, производить дополнительные или сторнировочные записи.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками отдельно составляются акты по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. При проверке расчетов с покупателями и заказчиками необходимо проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции.

При инвентаризации расчетов с поставщиками нужно обратить внимание на наличие сумм кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

При проведении инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и прочими дебиторами и кредиторами выявляют две группы задолженности, которые будут погашены, а также долги, не реальные для взыскания и суммы дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Данные годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждать остатки, выведенные по состоянию на 1 января следующего года, а потому фактически сверка расчетов в составе годовой обязательной инвентаризации может быть осуществлена только в январе следующего года.

Инвентаризация расчетов с заимодавцами (кредиторами) заключается в проверке правильности отражения в бухгалтерском учете сумм полученных займов, а также сумм, направленных на их погашение. Кроме того, нужно подтвердить правильность исчисления и отражения на счетах бухучета процентов по займам, которые организация должна уплатить согласно условиям договоров с заимодавцами. Инвентаризация расчетов с банками и займодавцами заключается в проверке данных учета, числящихся на счетах 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

По полученным кредитам и займам проверяется наличие и содержание договоров банковского кредита (договоров займа), их целевое использование, своевременность и правильность отражения в учете получения и погашения, правильность отражения процентов за пользование заемными средствами.

При проведении расчетов с персоналом инвентаризации подлежат:

1. расчеты с персоналом по оплате труда;

2. расчеты с персоналом по подотчетным суммам;

3. расчеты с персоналом по прочим операциям.

По задолженности работникам организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

В случае выявленных отклонений, ошибок в документах, отсутствии документов эти данные фиксируются в акте.

Проверяют не только расчеты по заработной плате, а также следующие выплаты и их документальное подтверждение:

– болезнь сотрудника (листок нетрудоспособности);

– получение вычета на ребенка (справка ЗАГС о рождении ребенка, свидетельство о рождении ребенка, заявление, справка с места работы второго родителя или копия его трудовой книжки, если он не работает);

– отпуск работника (приказ об отпуске);

– взыскание алиментов (исполнительные листы);

– иные документы.

В рамках инвентаризации проверяется порядок начисления дополнительных выплат сотрудникам: премии, доплаты к должностным окладам, надбавки за квалификационный разряд или классный чин, доплаты за работу в ночное время и выходные дни, материальная помощь, вознаграждения по итогам работы за год, другие аналогичные расходы. Премии должны быть связаны с производственными достижениями, вознаграждения должны выплачиваться по итогам работы и иметь поощрительный характер, а не быть связаны с праздничными мероприятиями или относиться к профессиональным праздникам.

Документы, связанные с командированием работников, и выплаты по компенсации расходов, связанных с переездом, также подлежат ревизии. К таким выплатам относятся подъемные при переезде на новое место службы, например, в посольство или представительство РФ за рубежом, в районы Крайнего Севера и приравненные к ним, суточные при командировании, компенсации, связанные с санаторно-курортным лечением.

Так же проверяются различные виды компенсаций: компенсации при сокращении штата или численности, компенсации стоимости форменной одежды, обуви, приобретение проездных документов, компенсации, связанные с наймом жилья, и иные пособия сотрудникам.

Все выявленные нарушения комиссия отражает в акте проверки, на основании которого разрабатывается план корректировочных мероприятий.

Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один хранится в бухгалтерии, второй передается ответственному лицу (лицам).

При проведении инвентаризации не следует включать в инвентаризационную комиссию заинтересованных лиц. Инвентаризация может проводиться раз в год, однако целесообразно ее проводить чаще, например, два раза в год с целью минимизации ошибок.

В задачи инвентаризационной комиссии входит не только проверка бухгалтерского учета, но и проверка своевременности уплаты заработной платы, расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также кадровое делопроизводство.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Помимо этого нужно проверить наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, а также выявить, не истек ли срок, на который работникам выдавались под отчет денежные средства.

Главной задачей инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям является проверка полноты отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей.

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами происходит сверка данных бухгалтерского учета по счетам 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с суммами налогов, исчисленных в декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов. Кроме того, по неуплаченным в срок налогам необходимо проверить исчисление пеней и их уплату, а также штрафных санкций.

Для этого, налоговая инспекция, по запросу налогоплательщика, выдает ему акт сверки, в котором указываются:

• виды налогов, которые уплачивает данный налогоплательщик;

• начисленная по каждому виду налога сумма (сумма берется из представленных налогоплательщиком расчетов);

• суммы фактически поступивших от данного налогоплательщика в бюджет налогов;

• суммы недоимки или переплаты;

• суммы начисленных пеней и штрафов (если они имеются).

Задача предприятия состоит в следующем:

1. проверить данные, отраженные в акте сверки и в случае обнаружения несоответствия каких-либо сведений (например, неправильно начислена (или вообще не отражена в акте) сумма по какому-либо расчету, не все уплаченные предприятием суммы налогов отражены в акте сверки и т.п.)

2. сообщить об этом налоговому органу или внести исправления в свою бухгалтерскую отчетность.

Аналогичным образом производится сверка расчетов и с внебюджетными фондами.

Инвентаризация расчетов учредителями заключается, в проверке правильности отражения в бухгалтерском учете сумм полученных от учредителей в качестве вкладов в уставный капитал и сумм выплаченных доходов по вкладам. Происходит сверка данных бухгалтерского учета по счету 75 «Расчеты с учредителями», по его субсчетам 75/1 «Расчеты с учредителями по вкладам в уставный (складочный) капитал» и 75/2 «Расчеты по выплате доходов».

Выявленные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой - остается у инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

1.  наименование организации дебитора (кредитора);

2.  наименование проверенных счетов, на которых числится задолженность;

3.  суммы выявленной согласованной и несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности;

4. суммы безнадежных долгов;

5.  суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Акт составляет постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работы может специально создаваться рабочая инвентаризационная комиссия.

Комиссия путем документальной проверки устанавливает тождественность расчетов с банками и бюджетом, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, а также структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, и данных бухгалтерского учета. Оставление на балансе организации неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается и рассматривается как неправильное составление баланса.

Члены комиссии устанавливают правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям и определяют меры по взысканию этой задолженности.

Главный бухгалтер предъявляет комиссии акты выверки взаимной задолженности между сторонами. Комиссия на основании этих актов устанавливает сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, ее реальность к получению и лиц, по вине которых пропущены сроки исковой давности.

По окончании инвентаризации комиссия подсчитывает итоги по строкам, страницам и в целом по акту инвентаризации расчетов, после чего акт заверяется подписями председателя и членов комиссии.

Один экземпляр заполненного и подписанного акта передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления документа: наличие всех подписей; наличие необходимых реквизитов; отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими подписями; правильность подсчета сумм по всем строкам и графам.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактических сумм задолженности и данных бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Обязательства с истекшим сроком исковой давности подлежат списанию по приказу руководителя организации с отнесением соответствующих сумм на прочие доходы (кредиторская задолженность) или прочие расходы (дебиторская задолженность).

Акт инвентаризации расчетов после составления годовой отчетности передается в архив и хранится не менее пяти лет. В случае возникновения разногласий, следственных и судебных дел акт должен храниться до вынесения окончательного решения.

При отсутствии акта инвентаризации расчетов бухгалтерская отчетность организации не может быть признана достоверной. Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. Если акт не составлен, это считается как неисполнение требований нормативных документов по бухгалтерскому учету об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (Приложение к форме №ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре по синтетическим счетам бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.

В справке указывают:

-   реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;

-   дату и причину возникновения задолженности;

-   сумму задолженности.

Сроки оформления и представления оформленных инвентаризационных документов в каждой конкретной организации определяются «Приказом (постановлением, распоряжением) о проведении инвентаризации или утвержденным в установленном в организации порядке Планом проведения инвентаризации. В данном приказе (или в отдельном распоряжении) назначают инвентаризационную комиссию.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с контрагентами. Если ответственный работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. При этом отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации, дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации необходимо назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену.

При этом нужно учитывать, что реальными сроками для получения от контрагентов и согласования актов сверки являются конец января – февраль года, следующего за отчетным годом.

По результатам инвентаризации расчетов выявляются сомнительные и безнадежные долги покупателей, заказчиков, персонала перед организацией.

Согласно Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ в бухгалтерском учете сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Таким образом, по результатам инвентаризации дебиторская (кредиторская) задолженность по каждому обязательству в соответствии с условиями заключенных договоров и с учетом срока погашения может быть классифицирована следующим образом:

• задолженность, по которой срок погашения еще не наступил;

• задолженность, по которой срок погашения уже прошел.

Кроме того, по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности определяется срок ее исковой давности, и устанавливаются обстоятельства, прерывающие данный срок. Сумма просроченной дебиторской задолженности признается на последний день того отчетного периода, в который истек исковой давности.

Согласно ГК РФ установлен общий срок исковой давности - три года. При этом срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока. Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. И прерывается, при предъявлении иска в установленном порядке, а также при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписания акта сверки, соглашения о реструктуризации и т.д.). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново и время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Отражение результатов инвентаризации расчетов и обязательств в бухгалтерском учете.

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, не реальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Если организация создала резерв по сомнительным долгам, то суммы списываемой задолженности относятся за счет средств резерва, если резерв не образован, то списывается на финансовые результаты организации.

Признание дебиторской задолженности убытком из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Списанная дебиторская задолженность должна учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" с целью контроля за изменением имущественного положения должника. Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому контрагенту, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации расчетов с дебиторами, представлен в таблице 4.1

Таблица 4.1 Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации расчетов с дебиторами № п/п Документ и содержание хозяйственной операции Дебет Кредит 1 Порядок отражения инвентаризации расчетов с дебиторами в случае, если в организации создан резерв по сомнительным долгам 1.1 Бухгалтерская справка-расчет Образован резерв по сомнительным долгам 91/2 63 1.2 Бухгалтерская справка-расчет, Акт сверки с контрагентом Отражено списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам 63 62 1.3 Бухгалтерская справка-расчет, Акт сверки с контрагентом Отражена списанная дебиторская задолженность на забалансовом счете для дальнейшего контроля 007 2 Порядок отражения инвентаризации расчетов с дебиторами в случае, когда резерва по сомнительным долгам нет 2.1 Бухгалтерская справка-расчет, Акт сверки с контрагентом Отражено списание дебиторской задолженности 91/2 62 2.2 Бухгалтерская справка-расчет, Акт сверки с контрагентом Отражена списанная дебиторская задолженность на забалансовом счете для дальнейшего контроля 007 3 Порядок отражения сумм, поступивших в порядке взыскания ранее списанной в убыток задолженности 3.1 Банковская выписка Отражено поступление взысканной задолженности на расчетный счет 51 91/1 3.2 Бухгалтерская справка-расчет Списана поступившая сумма задолженности с забалансового счета 007

Кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и относятся на финансовые результаты организации. Эти суммы признаются в составе прочих доходов в отчетном периоде, в котором срок исковой давности истек.

В бухгалтерском учете списание кредиторской задолженности отражается записью:

Дебет 60 (76, 62) Кредит 91/1

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

После инвентаризации и оформления положенных документов бухгалтеру необходимо привести в порядок учет, если найдены ошибки, их нужно исправить.

При упрощенной системе налогообложения необходимо проверить, влияют ли расхождения, выявленные при инвентаризации расчетов, на суммы рассчитанных налогов. Если влияют, придется корректировать доходы или расходы. Если ошибки образовались в периоде, отчет за который уже сдан, понадобится представлять уточняющую декларацию.

В бухгалтерский учет исправления вносят на дату инвентаризации с помощью корректирующих проводок, их делают по счетам, на которых отражаются задолженности, в корреспонденции со счетами учета товарно-материальных ценностей, доходов или расходов.

Пример 1. При инвентаризации расчетов по состоянию на 31 декабря 20… г. года в организации было выявлено наличие депонентской задолженности в сумме 2 500 рублей с истекшим, в марте текущего года, сроком исковой давности (3 года).

Инвентаризация расчетов показала, что организация нарушила требования бухгалтерского и налогового законодательства, что привело к занижению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Поэтому, в данной ситуации бухгалтеру организации необходимо:

1. внести исправления в бухгалтерский учет и составить бухгалтерскую проводку:

Дебет 76/4 Кредит 91/1 – 2 500 руб.

2. сдать в налоговую инспекцию уточненные расчеты по прибыли за I квартал 20… г. (учитывая, что форму заполняются нарастающим итогом уточненные нужно сдать и за полугодие, 9 месяцев, год), произвести доплату налога и пени. При проведении инвентаризации используются акты сверки организации с налоговыми органами и внебюджетными фондами.

Пример 2. В ООО «Союз», применяющем упрощенную систему налогообложения, с объектом налогообложения доходы минус расходы, проведена инвентаризация расчетов.

Бухгалтер организации составил акт сверки расчетов с поставщиком ЗАО «Парус» по состоянию на 1 ноября 20… г. (таблица 1) и отправил контрагенту. У контрагента документ заполнили и через некоторое время вернули. По данным ЗАО «Парус» задолженность покупателя оказалась на 10 500 руб. (без НДС) больше. Ошибка бухгалтера ООО «Союз» в том, что он не принял во внимание стоимость перевозки товаров, указанную в последней накладной.

Акт сверки расчетов ООО «Союз» и ЗАО «Парус» будет составлен следующим образом.

Таблица 1