Бланки документов

БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для должностного лица. Бланк для должностного лица создается, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации указывается наименование должности. Образец бланка должностного лица приводится на рис. Б.4 приложения Б к ГОСТ Р 6.30–2003, а также в приложениях № 17 и 18 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА), согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 10 – наименование вида документа; 14 – место составления или издания документа. Устанавливаются ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа. При необходимости применяются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле, 20 – текст документа. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Бланки конкретного вида документа могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица. Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для организации. Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. Б.1, Б.2, Б.3, Б.5), а также в приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На бланке письма организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. В зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации. В бланке письма применяют ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. При необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольный бланк письма используют в тех случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты даются на двух и более языках. При этом ГОСТ Р 6.30–2003 рекомендует слева печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

БЛАНК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для структурного подразделения организации. Бланк для структурного подразделения создается, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения. Порядок оформления бланка структурного подразделения аналогичен порядку оформления бланка организации.

БЛАНК ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, согласно «Типовому регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, – бланк установленной формы, на котором оформляются акты федерального органа исполнительной власти, а также исходящие документы. Бланки должны содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти. Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся.

БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно разделу 2.5 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – бланки федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно‑властными полномочиями, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 (в ред. постановления Правительства РФ от 08.06.2001 № 450) изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно‑властными полномочиями. Такие бланки должны изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Гербовые бланки документов подлежат учету, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО‑РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: 1) бланк организации; 2) бланк структурного подразделения; 3) бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа.

ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Наименование вида документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов.

РАБОЧЕЕ ПОЛЕ ФОРМАТА БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30– 2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – часть формата бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30–2003. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. При разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле можно оставить шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения устанавливают левое поле в 30–35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм (т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной).

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ – нормы, установленные в пунктах 4.1–4.9 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ установлены ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца». Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра‑образца и определяются по согласованию организации – разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4–95 «Издания. Выходные сведения».

УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: 1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); 2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.

УГЛОВОЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов.

ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ, согласно ГОСТ 23151–78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – факсимильный бланк с воспроизведенным на приемном аппарате изображением оригинала.

ФАКСИМИЛЬНЫЙ БЛАНК, согласно ГОСТ 23151–78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – лист, ограниченный в размерах, не заполненный информацией и предназначенный для получения оригинала или копии.

ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА – установленный ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов» размер листа бумаги с нанесением на нем постоянных реквизитов, применяемый для создания определенных видов документов. Установлены два стандартных формата бланков организационно‑распорядительных документов – А4 (210 X 297 мм) и А5 (148 X 210 мм). Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 X 297 мм). Вся площадь формата бланка кроме разбиения его на зоны углового и продольного размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30–2003 условно может быть разделена еще на две части: служебное поле и рабочее поле формата.