Формуляр и реквизиты управленческих документов

АДРЕС ОТПРАВИТЕЛЯ И АДРЕСАТА ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ (ПОЧТОВЫХ ПЕРЕВОДОВ), согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, – обязательный реквизит регистрируемых почтовых отправлений, принимаемых в объектах почтовой связи для пересылки в пределах территории Российской Федерации, указываемый на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).

АДРЕСАТ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 15. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывают согласно Правилам оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

АТРИБУТ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи», – идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита.

ВИЗЫ (СОГЛАСОВАНИЯ) ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, выражающего согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 24. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения; 3) согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997. № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), согласование нормативного правового акта оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, 1) согласно Федеральному конституционному закону от 25.12.2000 № 2‑ФКЗ (ред. от 30.06.2003) «О Государственном гербе Российской Федерации», – официальный государственный символ Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры двуглавого орла с атрибутами), а также в одноцветном варианте. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно‑властными полномочиями; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 01. Использование данного реквизита на бланках документов регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (в ред. постановления Правительства РФ от 08.06.2001 № 450).

ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 02. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 23. Гриф согласования документа состоит из слова «согласовано», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. При согласовании с другим документом – «согласовано», наименование документа, дата и номер документа.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «утвержден» («утверждена», «утверждены» или «утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

ДАТА (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять 05.06.2007. Допускается словесно‑цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем – обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

ЗАГОЛОВОК (К ТЕКСТУ) ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, кратко излагающий его содержание; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 18. Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? чего (кого)? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», состоит из двух зон. Заголовочная часть формуляра‑образца включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов.

ЗНАК ОБРАЩЕНИЯ НА РЫНКЕ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184‑ФЗ, – маркировка продукции, соответствие которой требованиям технических регламентов подтверждено в порядке, установленном Федеральным законом «О техническом регулировании».

ЗНАК СООТВЕТСТВИЯ СИСТЕМЫ ДОБРОВОЛЬНОЙ СЕРТИФИКАЦИИ,

согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184‑ФЗ, – маркировка объектов сертификации, сертифицированных в системе добровольной сертификации. Применение знака соответствия национальному стандарту осуществляется заявителем на добровольной основе любым удобным для заявителя способом в порядке, установленном национальным органом по стандартизации.

ЗОНЫ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов. Зоны формуляра‑образца обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП), согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», – реквизит 06. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

КОД ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 04. Проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 07. Проставляют по ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Согласно параграфу 2.6.8 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, код формы документа указывают по усмотрению организации.

КОНСТРУКТИВНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ПРОЕКТИРУЕМЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца» – ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.

КОНСТРУКЦИОННАЯ СЕТКА ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть: 1) между соседними вертикальными линиями – 2,6 мм (шаг письма); характеристиками печатающих устройств и должно быть: 2) между соседними горизонтальными линиями – 4,25 мм (межстрочный интервал). Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.

МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ, – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт; 3) двойной интервал – 24 пт. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами.

МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 14. Место составления и издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно‑территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА (НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА), 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обозначение вида письменного документа; 2) согласно ГОСТ Р 6.30– 2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, определяется учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (АВТОР ДОКУМЕНТА), 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – физическое или юридическое лицо, сделавшее документ; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 08. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

НУМЕРАЦИЯ, согласно Федеральному закону «О связи» от 07.07.2003 № 126‑ФЗ, – цифровое, буквенное, символьное обозначение или комбинации таких обозначений, в том числе коды, предназначенные для однозначного определения (идентификации) сети связи и (или) ее узловых или оконечных элементов.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ ИЛИ МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», следующие: 1) наименование организации – создателя документа; 2) местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; 3) наименование документа; 4) дата изготовления документа; 5) код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов к унифицированным системам документации.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ ВСЕХ СИСТЕМ, согласно параграфу 2.3.1.3 ГСДОУ, это: 1) наименование организации; 2) код организации; 3) название вида документа или унифицированной формы документа; 4) заголовок к тексту; 5) код формы документа; 6) дата документа; 7) индекс документа; 8) текст; 9) визы; 10) подпись; 11) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 05. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 26. Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например, печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т. п.). Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют с указанием количества листов и экземпляров. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Приложение: письмо Правительства Российской Федерации от 05.06.2007 № 02–6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.». Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес». В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 29. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 28. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 27. Реквизит «Отметка об исполнителе», содержащий сведения о непосредственном составителе документа, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ОТТИСК (ПЕЧАТИ), 1) согласно ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – изображение печатной формы на бумаге; 2) согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно‑властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511–2001.

ПОДПИСЬ, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица; 3) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ ФОРМАТЫ БУМАГИ, согласно ГОСТ 9327–60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы», – форматы А, В, С, указывающие ряды форматов, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, В0, С0) согласно правилам ГОСТ 9327–60. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Потребительские форматы вспомогательного ряда В применяются только в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.

ПОЧТОВЫЙ АДРЕС, согласно параграфу 3.9 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – составная часть реквизита 09 «Справочные данные об организации». Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке: а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество; б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта (города, поселка и т. п.); д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс.

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца» устанавливаются следующие размеры полей, не менее: 1) для лицевой стороны листа: поле подшивки (левое или верхнее) – 20 мм левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое – 10 мм; 2) для оборотной стороны листа: поле подшивки (правое или верхнее) – 20 мм правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое – 10 мм.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обязательный элемент оформления официального документа; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – элемент оформления документа, содержащий о нем сведения; 3) состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно‑распорядительных документов, определяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», включают в себя реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении. В пределах заголовочной части формуляра‑образца устанавливаются две зоны: зона 1 – для размещения реквизитов заголовочной части документа, идентифицирующих конкретный документ, с обязательным включением реквизитов «Наименование вида документов» и «Наименование организации»; зона 2 – для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа, с обязательным включением реквизитов «Код формы документов» и «Код организации».

РЕКВИЗИТЫ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАШИНОГРАММ.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», в состав обязательных реквизитов входят: 1) код и наименование организации – создателя документа; 2) местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; 3) код формы документа; 4) название документа; 5) дата изготовления документа; 6) код лица, ответственного за правильность изготовления документа. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия). В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

РЕКВИЗИТЫ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА, согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997. № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), – это: 1) наименование органа (органов), издавшего акт; 2) наименование вида акта и его название; 3) дата подписания (утверждения) акта и его номер; 4) наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт. Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», включают в себя реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и «Подпись».

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», включают в себя реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм.

РЕКВИЗИТЫ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», должны содержать следующие реквизиты: 1) наименование формы; 2) код формы; 3) наименование организации – составителя документа; 4) код организации – составителя документа; 5) дата документа; 6) постоянные реквизиты документа; 7) подпись.

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

СПЛОШНОЙ СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА, согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ, – текст в виде грамматически и лексически согласованной информации об управленческих действиях и применяемой при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов. Согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов» форма представления информации в виде связного текста избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом, т. е. изложение каких‑либо положений, решений, фактов, событий.

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 08. Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 13. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

ТЕКСТ (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА, 1) согласно параграфу 2.4.1 ГСДОУ, – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий; 2) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа; 3) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 20. Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («управление осуществляет функции», «в состав аппарата министерства входят»). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); 2) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); 3) от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «отдел считает возможным»).

ТЕКСТ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА, согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997. № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), должен иметь структуру, которая обеспечит логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть – преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД), согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца» унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра‑образца с учетом требований государственных стандартов к унифицированным системам документации.

ФИРМЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ И МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА. Согласно Федеральному закону «Об акционерных обществах» от 25.12.1995 № 208‑ФЗ общество должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое). Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО». Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно‑правовую форму общества. Фирменное наименование общества на русском языке не может содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно‑правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Местонахождение общества определяется местом его государственной регистрации.

ФИРМЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ И ЕГО МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ. Согласно Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14‑ФЗ общество должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью». Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью» или аббревиатуру ООО. Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно‑правовую форму общества. Иные требования к фирменному наименованию общества устанавливаются Гражданским кодексом Российской Федерации. Местонахождение общества определяется местом его государственной регистрации.

ФОРМАТ, согласно ГОСТ 7.0–99 СИБИД «Информационно‑библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – способ расположения и представления данных на носителе информации.

ФОРМАТ БУМАГИ, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

ФОРМАТЫ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца», применяют следующие: A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А3, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», – формат бланка размером 297 х 420 мм служит для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф. На них проектируются бланки отчетных, учетно‑статистических, плановых и других документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А4, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца» – формат бланка размером 210 х 297 мм служит для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А5, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», – формат бланка размером 148 х 210 мм также как и формат А4 служит для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А6, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», – формат бланка размером 105 х 148 мм служит для изготовления особых видов должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

ФОРМУЛЯР‑ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В соответствии с ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца» формуляр‑образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Зоны формуляра‑образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра‑образца. Основные части формуляра‑образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Основные требования к построению формуляров‑образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов устанавливает ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра‑образца».

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ), согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 03. Помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации).

ЯЧЕЙКА КОНСТРУКЦИОННОЙ СЕТКИ ФОРМУЛЯРА‑ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра‑образца», является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.