
- •Сергей Юрьевич Кабашов Ирина Ганеевна Асфандиярова Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
- •Аннотация
- •Ирина Ганеевна Асфандиярова, Сергей Юрьевич Кабашов Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Предисловие
- •1. Документирование управленческой информации Понятие, виды и признаки документов
- •Способы документирования, системы документации
- •Материальные носители и накопители информации
- •Формуляр и реквизиты управленческих документов
- •Бланки документов
- •Организационно‑распорядительные и информационно‑справочные документы
- •Конец ознакомительного фрагмента.
Материальные носители и накопители информации
БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – материал с массой квадратного метра до 250 г, состоящий преимущественно из растительных волокон, связанных между собой силами поверхностного сцепления, в котором могут содержаться проклеивающие вещества, минеральные наполнители, химические и натуральные волокна, пигменты и красители.
ВИДЕОМАГНИТОФОННАЯ КАССЕТА, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – кассета с магнитной лентой для видеозаписи или видеофонограммой на магнитной ленте.
ГИБКИЙ МАГНИТНЫЙ ДИСК (ФЛОППИ‑ДИСК), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель в виде магнитного диска, основа которого выполнена из гибкого полимерного материала.
ДВУСТОРОННИЙ НОСИТЕЛЬ (ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель записи с рабочими слоями, расположенными по обе стороны основы носителя записи.
ДЖЕККЕТ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – форматный прозрачный носитель изображения с одним или несколькими каналами для монтажа микрофильмов в отрезке.
ДИСКЕТА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – миниатюрный магнитный диск, помещенный в защитный конверт.
ДОКУМЕНТНАЯ БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – высококлееная бумага с наличием водяных знаков или без них для изготовления различных документов, характеризуемая долговечностью.
ЖЕСТКИЙ МАГНИТНЫЙ ДИСК, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – магнитный диск, основа которого выполнена из жесткого материала.
ЗАПИСЫВАЮЩИЙ ШТРИХ, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – часть рабочего слоя носителя фотографической записи, находящаяся в данный момент под воздействием света или электронного пучка.
КОМПАКТ‑ДИСК, согласно ГОСТ 28376–89 «Компакт‑диск. Параметры и размеры», – носитель цифровой информации, имеющий форму диска и состоящий из прозрачной основы, отражающего и защитного слоев. Компакт‑диски бывают: лазерные (CD, CD‑ROM), перезаписываемые лазерные (CD‑R, CD‑RW), лазерные DVD‑дис‑ки (аналогичные CD‑ROM, но имеющие более высокую плотность записи).
ЛАКОВЫЙ ДИСК, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель механической звукозаписи, имеющий форму диска и состоящий из основы и лакового рабочего слоя.
МАГНИТНАЯ КАРТА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде пластиковой карты с намагничиваемым слоем и предназначенный для записи и хранения данных в виде участков с заданным направлением намагничивания.
МАГНИТНАЯ ЛЕНТА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде ленты с намагничивающим слоем и предназначенный для записи и хранения данных в виде участков с заданным направлением намагничивания.
МАГНИТНЫЕ НОСИТЕЛИ ДАННЫХ, согласно ГОСТ 28388–89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – для документирования используют следующие виды магнитных носителей данных: магнитные ленты; магнитные диски; гибкие магнитные диски.
МАГНИТНЫЕ ЧЕРНИЛА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – специальные чернила, содержащие частицы магнитного материала и используемые для записи данных.
МАГНИТНЫЙ БАРАБАН, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде полого цилиндра с намагничиваемым поверхностным слоем и предназначенный для записи и хранения данных в виде участков с заданным направлением намагничивания.
МАГНИТНЫЙ ДИСК, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде круглой плоской пластины с намагничиваемым поверхностным слоем, на одной или обеих сторонах которой могут храниться данные.
МАШИНОПИСНАЯ БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – слабоклееная бумага машинной или односторонней гладкости для печатания на пишущей машинке.
МЕТАЛЛИЗИРОВАННЫЙ НОСИТЕЛЬ (МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель магнитной записи с пластмассовой основой и металлическим рабочим слоем.
МЕТАЛЛОПОРОШКОВЫЙ НОСИТЕЛЬ (МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель магнитной записи с рабочим слоем, содержащим частицы ферромагнитного металла, распределенные в немагнитном связующем.
МИКРОГРАФИЧЕСКАЯ ПЛЕНКА, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – репрографический носитель в виде пленки, используемый для регистрации микроизображений.
МИКРОКАРТА, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – микроформа на форматном носителе с непрозрачной основой.
МИКРОФИЛЬМ, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – микроформа, часть микроформы, несколько микроформ на прозрачной основе, содержащие изображение документа или комплекта документов.
МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – совокупность изготовления микроформ на различных носителях.
МИКРОФИША, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – носитель в виде микроформы на форматной пленке, микроизображения на которой расположены построчно или колонками. Иначе говоря, отрезок фото‑, диазопленки формата А6 (105 X 148 мм), на которой в заданной (координированной) последовательности располагаются микроизображения оригинала (кадры). Такой формат микрофиши во многих странах, в том числе и в России, принят в качестве стандарта. Микрофиша может иметь произвольное чередование кадров размером 11,75 X 16,5 мм и 23,5 X 16,5 мм. При уменьшении изображения в 24 раза на ней размещается 98 кадров (до 190 страниц формата А4). Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора. Микрофиши имеют ряд преимуществ перед рулонными микрофильмами: 1) более простой поиск информации (зная номер микрофиши и кадра, можно точно подвести нужный кадр под объектив читального аппарата); 2) меньший механический износ пленки, так как просматривается только одна микрофиша, а не весь рулон микрофильма; 3) для хранения микрофиш можно использовать серийно‑выпускаемое каталожное оборудование, а пересылать почтой так же просто, как и открытки и письма.
МИКРОФОРМА, согласно ГОСТ 13.002–84 «Репрография. Термины и определения», – репрографическая копия, содержащая одно или несколько изображений оригинала.
МИКРОФОРМА ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, согласно ГОСТ 13.002– 84 «Репрография. Термины и определения», – репрографическая копия, содержащая одно или несколько изображений оригинала и предназначенная для хранения от 10 до 75 лет.
НАКОПИТЕЛЬ НА ГИБКОМ МАГНИТНОМ ДИСКЕ, согласно ГОСТ 25868– 91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – устройство ввода‑вывода вычислительной машины, обеспечивающее вывод данных из ЭВМ, их преобразование, запись на гибкий магнитный диск для длительного хранения, считывание данных с гибкого магнитного диска и ввод их в ЭВМ.
НАКОПИТЕЛЬ НА ЖЕСТКОМ МАГНИТНОМ ДИСКЕ, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – устройство ввода‑вывода вычислительной машины, обеспечивающее вывод данных из ЭВМ, их преобразование, запись на жесткий магнитный диск для длительного хранения, считывание данных с магнитного диска и ввод их в ЭВМ.
НАКОПИТЕЛЬ НА КАССЕТНОЙ МАГНИТНОЙ ЛЕНТЕ, согласно ГОСТ 25868– 91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – накопитель на магнитной ленте, в котором в качестве машинного носителя используется кассета с магнитной лентой.
НАКОПИТЕЛЬ НА МАГНИТНОЙ ЛЕНТЕ, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – устройство ввода‑вывода вычислительной машины, обеспечивающее вывод данных из ЭВМ, их преобразование, запись на магнитную ленту для длительного хранения, считывание данных с магнитной ленты и ввод их в ЭВМ.
НОСИТЕЛЬ ДАННЫХ, согласно ГОСТ 15971–90 «Системы обработки информации. Термины и определения», – материальный объект, предназначенный для записи и хранения данных.
НОСИТЕЛЬ (ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ) ИНФОРМАЦИИ, 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде; 2) согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – физическое тело, используемое при записи для сохранения в нем или на его поверхности сигналов информации; 3) согласно ГОСТ 7.0–99 СИБИД «Информационно‑библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – средства регистрации, хранения, передачи информации (данных).
НОСИТЕЛЬ ОГРАНИЧЕННОГО ЧИСЛА ЦИКЛОВ ЗАПИСИ, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – стираемый носитель оптической записи, обеспечивающий при заданных условиях эксплуатации относительно небольшое число циклов записи и большое число циклов воспроизведения. На практике это перезаписываемые лазерные диски CD‑RW, DVD‑RW.
НОСИТЕЛЬ МНОГОКРАТНОЙ ЗАПИСИ, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – стираемый носитель оптической записи, сохраняющий свои свойства после многократных циклов записи и воспроизведения при заданных условиях записи.
НОСИТЕЛЬ ОДНОКРАТНОЙ ЗАПИСИ, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель оптической записи, обеспечивающий однократную запись сигналов и многократное их воспроизведение непосредственно после записи. На практике это лазерные компакт‑диски CD, CD‑ROM, DVD‑RАM. На компакт‑диск обычно записывают цифровые оптические фонограммы определенного формата. В соответствии с этим различают «компакт‑диск‑видео», «компакт‑диск запоминающего устройства».
ОДНОСЛОЙНЫЙ НОСИТЕЛЬ (ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель записи, содержащий один рабочий слой носителя записи.
ОПТИЧЕСКИЙ ДИСК, согласно ГОСТ 25868–91, «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – диск, содержащий цифровые данные, считываемые с помощью оптической техники.
ПЕРФОКАРТА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде бумажной карты и предназначенный для записи и хранения данных в виде комбинации отверстий.
ПЕРФОЛЕНТА, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – машинный носитель данных, выполненный в виде бумажной или пластиковой ленты и предназначенный для записи и хранения данных в виде комбинации отверстий.
ПИСЧАЯ БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – клееная с нормируемой непрозрачностью бумага для письма чернилами.
ПОРОШКОВЫЙ НОСИТЕЛЬ (МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель магнитной записи с рабочим слоем, содержащим ферромагнитный и ферри‑магнитный порошок, распределенный в немагнитном связующем.
РЕПРОГРАФИЧЕСКИЙ НОСИТЕЛЬ ИЗОБРАЖЕНИЯ ОРИГИНАЛА, согласно ГОСТ 13.0.002–84 «Репрография. Термины и определения», – материальный объект для воспроизведения изображений оригинала, физико‑химические свойства которого изменяются под воздействием энергии излучения.
РОТАТОРНАЯ БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – неклееная малозольная бумага машинной гладкости для размножения документов на множительных аппаратах.
СВОБОДНЫЙ МАШИННЫЙ НОСИТЕЛЬ, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – носитель данных, который содержит служебную информацию, но не содержит данные пользователя.
СИГНАЛОГРАММА, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель записи, содержащий сигналы записанной информации.
ТИПОВОЙ НОСИТЕЛЬ (ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель записи, применяемый при испытаниях за образец.
УЛЬТРАМИКРОФИША, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – носитель в виде микрофиши, содержащей копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз.
ФОРМАТ СИГНАЛОГРАММЫ, согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – нормируемые размеры сигналограммы, включая при необходимости размеры, расположение, назначение и содержание зон, дорожек, строчек и слоев записи, включая форматы кодов и виды сигналов. К стандартным форматам сигналограмм относятся, например, форматы цифровых магнитных фонограмм на ленте в катушках – форматы «А» и «В», в кассете – форматы «DAT», оптических фонограмм на дисках – форматы «CD», оптических видеофонограмм на диске – форматы «DVD», аналоговых магнитных видеофонограмм на ленте в катушках – форматы «В» и «С», аналоговых магнитных фонограмм на ленте в кассетах – форматы «U», «L», «Видео 8», цифровых магнитных видеофонограмм в кассете – форматы «D» и «D2».
ФОРМАТИРОВАНИЕ НОСИТЕЛЯ (ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – предварительная запись служебных сигналов, в соответствии с принятым форматом сигналограммы.
ФОТОГРАФИЧЕСКАЯ БУМАГА, согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – светочувствительная бумага, изготовленная из бумаги‑основы путем нанесения на нее защитных и светочувствительного слоев, для получения фотоотпечатков с негативов.
ЧИСТЫЙ МАШИННЫЙ НОСИТЕЛЬ, согласно ГОСТ 25868–91 «Оборудование периферийное систем обработки информации. Термины и определения», – носитель данных, на котором не записана ни служебная информация, ни данные пользователя.
ЭЛЕКТРОННЫЙ НОСИТЕЛЬ, согласно ГОСТ 2.051‑2006 ЕСКД «Электронные документы. Общие положения» – материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники.
N‑СЛОЙНЫЙ НОСИТЕЛЬ (ЗАПИСИ), согласно ГОСТ 13699–91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – носитель записи, содержащий n рабочих слоев носителя записи.