Форматування та редагування таблиць

Під форматуванням електронних таблиць розуміють форматування комірок та діапазонів (присвоєння коміркам форматів даних, вибір висоти рядків та ширини рядків, додаваннята знищення комірок та діапазонів, обрамлення комірок різними лініями, заповнення комірок узором чи кольором) та форматування інформації, яка заноситься в таблицю (підбір шрифту, його розміру, кольору, вибір способу вирівнювання).

Параметри форматування комірок можна встановлювати окремо для кожної комірки, адже в них можна вводити різну інформацію. При роботі з даними табличний процесор Excel оперує різними форматами. Опис цих форматів подано у табл. 1.2.

Відколи з’явились перші програми для обробки електронних таблиць, користувачі намагались скористатись найрізноманіт­нішими хитрощами для того, щоб надати електронній таблиці більш привабливого вигляду. Сучасні процесори електронних таблиць, в тому числі і Microsoft Excel, озброєні досить потуж­ними засобами форматування, які дозволяють значно спростити для користувача це завдання.

Користувач може змінювати шрифти, кеглі, стилі, кольори символів та заливки комірок, розміщувати текст по горизонталі, вертикалі, змінювати висоту рядків та ширину стовпців, обводити комірки лініями різного типу, кольору, товщини.

В Excel не можна в довільний спосіб змінювати розміри окремих комірок, оскільки у цьому випадку дані змістяться в інші рядки або стовпці, тому змінити розміри комірки можна лише змінюючи висоту цілого рядка або ширину всього стовпця.

В Excel є великий набір піктограм панелі форматування для встановлення параметрів форматування комірок. Причому вигляд та призначення цих піктограм практично нічим не відрізняється від відповідних піктограм Microsoft Word.

В останніх версіях Excel з’явився дуже потужний і зручний засіб форматування цілої таблиці – Автоформат. У процесі автоматичного форматування програма розпізнає (за формулами), в яких комірках знаходяться результати обчислень, а в яких – дані, які використовуються в обчисленнях. На основі результатів аналізу вмісту комірок програма приймає рішення про те, які комірки форматувати. При автоформаті задаються різні лінії для рамки, параметри шрифтів, змінюється ширина стовпців.

Таблиця 1.2.

Опис форматів даних

Формат	Опис формату
Общий	Звичайний формат натуральних чисел, прийнятий по замовчуванню.
Числовой	Цей формат дозволяє задати кількість знаків, які виводитимуться після коми, необхідність використання роздільника груп розрядів і спосіб виведення від’ємних чисел. Задати формат з роздільником розрядів можна за допомогою кнопки , збільшити на одиницю кількість розрядів після коми дозволяє кнопка , а зменшити – кнопка панелі інструментів.
Денежный	Формат грошових одиниць. У списку Обозначение потрібно вибрати символ валюти, який виводиться разом з числом. Встановити грошовий формат можна натисненням кнопки панелі інструментів.
Финансовый	Формат фінансових одиниць.
Дата	Формат даних типу дати. Розділ Тип дозволяє вибрати відповідний тип формату дати з 12 можливих варіантів.
Время	Формат одиниць часу. Розділ Тип дозволяє вибрати відповідний тип формату.
Процентный	Формат, за допомогою якого виводяться числа, помножені на 100, зі знаком процента. Вивести числа в цьому форматі без десяткових знаків після коми можна за допомогою кнопки панелі інструментів.
Дробный	Формат звичайних дробів. Програма дозволяє вибрати один з 9 форматів. При введенні числа в цьому форматі ціла частина від дробової відокремлюється пробілом.
Экспоненциальный	Науковий (експоненціальний) формат чисел. У цьому форматі число відображається у вигляді aEb , де a – мантиса, b – порядок. Наприклад, число 1,23*10-2 записується як 1,23E-2.
Текстовый	Застосування цього формату до числового значення дозволяє Excel розглядати його як текст.
Дополнительный	Спеціальні формати чисел. До цієї категорії належать чотири додаткових формати: Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона і Табельный номер.
Все форматы	Ця категорія дозволяє створювати свої формати.

Ще однією зручною можливістю швидкого форматування комірок в Excel є копіювання формату комірок (кнопка стандартної панелі інструментів), який дозволяє переносити Всі встановлені для однієї комірки параметри форматування на іншу комірку.

Форматування даних

В Excel 2000 числовим значенням по замовчуванню присвоюється формат Общий. Значення у цьому форматі відображаються у тому вигляді, в якому вони введені з клавіатури. Якщо формат невідомий для програми, то таке значення розуміється програмою як текст.

Задати відповідний формат комірці (чи діапазону комірок) можна на вкладці Число діалогового вікна Формат ячеек (мал. 1.7), яке відкриється після

• виконання команди меню Формат  Ячейки;

• виконання команди Формат ячеек контекстного меню

• виділеного діапазону;

• натискання комбінації клавіш [Ctrl+l].

Мал. 1.7. Діалогове вікно Формат ячеек (вкладка Число)

Після вибору категорії та типу на вкладці Число натисніть кнопку ОК. Діапазону виділених комірок буде присвоєно певний формат.

Зауваження. У програмі існує можливість форматування комірок за допомогою відповідних кнопок панелі форматування (описаних в табл. 1.2).

Знищення встановленого формату: виділити комірку, діа­пазон комірок, вибрати в меню Правка команду Очистить  Форматы.

Щоб скопіювати атрибути форматування в комірку, діа­пазон комірок, потрібно встановити курсор в одній з відформато­ваних комірок, активізувати кнопку Формат по образцу на стандартній панелі інструментів (вказівник мишки перетвориться на білий хрестик з пензликом), перетягнути вказівник миші по всіх комірках, які потрібно відформатувати так само.

Інструмент Формат по образцу можна використовувати для відновлення стандартного формату в комірках (діапазонах).

Автоформатування. У програмі Excel 2000 передбачена можливість автоматичного форматування створеної таблиці (команда меню Формат  Автоформат). У розпорядженні користувача велика кількість готових форматів, які включають наступні параметри форматування: формат даних, шрифт, вирівню­вання, рамки, узори, розміри рядків та стовпців. У розділі Образец відобразиться приклад таблиці із вказаним стилем форматування. При натисканні кнопки Параметры в нижній частині вікна з’яв­ляться додаткові опції, що встановлюють, які саме параметри форматування прийняти для таблиці.

Застосовувати можливість автоматичного форматування можна і до виділених діапазонів.

Оформлення таблиць

Зміна розмірів рядків ти стовпців. У Excel 2000 не можна змінити розміру однієї або декількох виділених комірок. Програма дозволяє змінювати лише ширину цілого стовпця або цілого рядка. Змінювати ці параметри найзручніше за допомогою миші: помістіть вказівник миші між двома заголовками стовпця (чи рядка) так, щоб він прийняв форму двонапрямленої стрілки; перемістіть, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, межу стовпця (чи рядка) у потрібному напрямку. Як тільки Ви відпустите ліву кнопку миші, нова величина зафіксується.

Якщо користувачеві потрібно встановити конкретну ширину стовпця, то необхідно вибрати команду меню Формат  Столбец  Ширина та в діалоговому вікні Ширина столбца, яке відкривається, ввести потрібну ширину.

Програма може сама вибрати оптимальну ширину стовпця. Для цього скористайтесь командою Формат  Столбец  Автоподбор ширины, яка встановить ширину стовпчиків відповідно до вмісту їх комірок (аналогічний результат досягається

подвійним натисканням лівої кнопки миші на правій межі заголовка стовпчика).

Висота рядків аналогічно налаштовуються за допомогою команд Формат  Строка  Высота та Формат  Строка  Автоподбор высоты.

Ховання та відображення захованих стовпців та рядків. Інколи виникає потреба тимчасово заховати певні рядки або колонки. Завдяки можливості програми ховати стовпці та рядки, користувач може відмінити відображення секретної інформації, а також покращити наочність таблиці, виводячи на екран лише важливі дані. Захована інформація на друк не виводиться.

Для того щоб заховати стовпчик чи рядок, його потрібно виділити, вибрати команду меню Формат  Столбец (Строка)  Скрыть, а для цілого аркуша – команду Формат  Лист  Скрыть.

Щоб відновити відображення стовпчика чи рядка, виділіть дві суміжні комірки сусідніх рядків чи стовпців та виберіть команду Отобразить у відповідному підменю меню Формат.

Для відображення захованого аркуша виберіть послідовність команд меню Формат  Лист  Отобразить. У діалоговому вікні Ввод на экран скрытого листа відображаються імена всіх захованих аркушів робочої книги. Після виділення імені і натиснення кнопки ОК аркуш знову з’являється на екрані.

Заховати і відновити відображення робочої книги дозволяють команди Скрыть та Отобразить з меню Окно.

Додавання комірок, рядків або стовпців. Іноді потрібно вставити дані всередину створеної вже таблиці. Для цього використовують команду меню Вставка, яка дозволяє додавати комірки, стовпці та рядки. Будь-яка вставка комірки веде до зміщення даних: вниз – у стовпці, вправо – у рядку.

Для вставки комірки або діапазону комірок виділіть комірки, на місці яких потрібно вставити нові (кількість виділених комірок повинна відповідати кількості вставлених); виберіть пункт меню Вставка  Ячейки; у діалоговому вікні Добавление ячеек встановіть потрібну Вам опцію та натисніть кнопку ОК.

Для того щоб додати рядок або стовпчик, виділіть комірку, зліва від якої вставляється стовпчик, або над якою вставляєтьсярядок (якщо потрібно вставити декілька рядків або стовпців, виділіть необхідну кількість рядків або стовпців). Виберіть в меню Вставка команду Строки (чи Столбцы). Вставлені рядки та стовпці будуть мати той сам формат, що і виділені.

Щоб вставити в таблицю порожній стовпець, рядок, діапазон суміжних стовпців або суміжних рядків, спочатку потрібно відмітити область, перед якою відбувається вставка, потім вибрати в меню Вставка відповідну команду: або Строка, або Столбец.

Вставку можна робити за допомогою контекстного меню. У цьому випадку слід вибрати команду Добавить ячейки. В процесі вставки комірок на екрані виникне діалогове вікно Добавление ячеек (мал. 1.8) для уточнення способу зміщення існуючих комірок.

Знищення (вилучення) комірок. Для того щоб знищити комірки або діапазон комірок разом з введеними в них даними, виділіть потрібний діапазон, виберіть команду меню Правка  Удалить, виберіть потрібну опцію у д іалоговому вікні Удалить (мал. 1.9) та натисніть кнопку ОК.

Зауваження. Вилучення можна робити за допомогою команди Удалить контекстного меню.

Робота з аркушами. Для того щоб додати аркуш до робочої книги, виділіть аркуш, перед яким будете вставляти новий аркуш, відкрийте меню Вставка  Лист (новий робочий аркуш створюється перед активним). Щоб змінити послідовність розміщення робочих аркушів, досить, за технологією Drag and Drop, перетягнути ярличок відповідного аркуша на потрібне місце в списку.

Знищити непотрібний аркуш можна за допомогою команди меню Правка  Удалить лист (знищувати можна одночасно декілька аркушів, попередньо їх виділивши).

Контекстне меню аркуша дозволяє виконувати всі ці операції з аркушем. Окрім того, за допомогою контекстного меню можна перейменувати аркуш. Іменем робочого аркуша може бути будь-який набір (до 127) символів, однак бажано в імені не використовувати лапки. Варто звернути увагу на те, що ім’я робочого аркуша має бути якомога коротшим, щоб зручніше було переходити з аркуша на аркуш.

Вирівнювання вмісту комірок. В Excel 2000 введені дані вирівнюються автоматично: текст – по лівій межі, числа – по правій.

Мал. 1.10. Вкладка Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек

Для того щоб змінити вирівнювання, необхідно задати параметри вирівнювання для комірок. Ці параметри задаються на вкладці Выравнивание вікна Формат ячеек (мал. 1.10). Програма дозволяє вирівнювати як по горизонталі, так і по вертикалі. Крім того, у табличному процесорі можна вводити дані в комірку під різними кутами. Розміщення задається в області Ориентация цієї ж вкладки вікна.

У результаті встановлення опції переносить по словам символи, які не будуть поміщатися в комірку, переносяться в наступний її рядок. Опція автоподбор ширины автоматично зменшить розмір шрифту в комірці, якщо ширина є недостатня для правильного відтворення даних. Якщо активізована опція объединение ячеек, то комірки виділеного перед цим діапазону об’єднаються в одну, а дані вирівняються відносно межі нової комірки. Адресою цієї об’єднаної комірки є адреса комірки, яка знаходиться в лівому верхньому куті діапазону.

Змінити спосіб вирівнювання в комірці або діапазоні можна також за допомогою наступних кнопок панелі інструментів Форматирование:

• вирівнювання по лівому краю – ;

• вирівнювання по центру – ;

• вирівнювання по правому краю – .

При необхідності відцентрувати текст в декількох стовпчиках можна скористатися кнопку Объединить и поместить в центре панелі форматування, виділивши попередньо потрібний діапазон комірок.

Підбір шрифту. При оформленні даних у таблиці важливо правильно вибрати шрифт. Це можна зробити на вкладці Шрифт вікна Формат ячеек. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його начерк, розмір, а також колір та спосіб підкреслення.

Змінити тип і розмір шрифту можна також за допомогою списків, що розкриваються: Шрифт і Размер шрифта панелі інструментів Форматирование. Кнопки відповідно цієї панелі інструментів дозволяють змінити начерк тексту на потовщений, з нахилом і підкреслений. Колір шрифту, а також колір фону комірок можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование: Цвет шрифта . Цвет заливки . Крім того, вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек, яке відкривається командою Формат  Ячейки, дозволяє додатково створювати ефект закресленого шрифту, надавати тексту або числам формат нижнього або верхнього індексу.

Обрамлення. Для покращання візуального сприйняття таблиці Excel 2000 дозволяє застосовувати різноманітні рамки, кольори та тіні. Усі потрібні параметри можна задати на вкладці Граница вікна Формат ячеек або за допомогою елементів списку Границы панелі форматування. Для того щоб застосувати відповідне оформлення таблиці, необхідно попередньо виділити діапазон комірок.

Лекція 5

Встановлення параметрів і друк робочих книг.

План

1. Встановлення параметрів аркушів.

2. Попередній перегляд перед друком.

3. Друк робочих книг.

4. Колонтитули

Друк документів в Excel.

Excel має широкі можливості, які використовуються при друці робочих книг. Користувач може встановлювати і змінювати такі параметри, як ширина полів, орієнтація сторінок, тип вирівнювання, верхній і нижній колонтитули і т.д. Крім цього, можна вказати, що саме виводити на друк: усю робочу книгу, окремі робочі аркуші або частину одного робочого аркуша. Є також можливість автоматичного поділу інформації, яка знаходиться на робочому аркуші на кілька частин, що корисно при друці об’ємних аркушів на принтері малого формату.

Перед тим як розпочати процес друку документу, необхідно встановити параметри сторінки, що дозволить визначити вигляд, який буде мати документ після друку.

Після встановлення параметрів сторінки бажано здійснити попередній перегляд інформації перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об’єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excel досить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері.

Впевнившись у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері.