Распорядительные документы.

Распорядительная документация используется для эффективного управления организацией, учреждением, предприятием. Она призвана обеспечить реализацию задач той или иной управленческой структуры. Все распорядительные документы – это правовые акты, которые содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

По сферы действия распорядительные документы можно подразделить на правовые акты а) федерального уровня, б) регионального уровня, в) организаций, учреждений, предприятий).

С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения); и 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений (приказы, распоряжения, указания).

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). К документам коллегиальных органов относятся ПОСТАНОВЛЕНИЕ и РЕШЕНИЕ. Текст постановления или решения состоит из двух частей: констатирующей (ссылка на законодательный акт или объяснение причины, по которой издается распорядительный документ) и распорядительной, разделенных словом ПОСТАНОВЛЯЕТ (в постановлениях) или РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО (в решениях), которое печатается прописными буквами без кавычек. Постановления и решения подписываются руководителем коллегиального органа управления.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

В условиях единоличного принятия решения издаются:

1. Указ Президента РФ.

2. Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

Приказ по основной деятельности содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части инициативного приказа содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, струк­турным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их должности и фамилии (в дательном падеже) или наименования структурных подразделений, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на ...». Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации.

3. Распоряжение издается обычно заместителями руководителя организации для решения оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается определенных должностных лиц.

4. Указание издается обычно заместителями руководителя организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение и указание не отличаются от приказа, текст распорядительной части начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять указанные действия).