3.2. Особливості відправлення документів з грифом секретності

Окремі категорії документів зі ступенем секретності “цілком таємно” за вказівкою керівника установи можуть бути направлені до іншої установи у подвійних пакетах. У разі подвійного пакування у пакет зовнішній пакет з вкладанням не прошивається. На нього наклеюються паперові наклейки.

Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи (конверти повинні мати розміри 114х162 мм, 162х229 мм, 229х324 мм; пакети мають такі мінімальні розміри: 100 мм в одному вимірі і не менше 50 мм в другому – за будь-якої мінімальної товщини,: згорнуті трубкою 100 мм у довжину і 50 мм в діаметрі; максимальні – 450 мм в одному з трьох вимірів; згорнуті трубкою – 700 мм завдовжки і 150 мм в діаметрі).

Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.

3.2.1. Пакування секретних документів

Перед тим як покласти в пакет (конверт) документи обгортають у світлонепроникний папір.

Якщо пакет (конверт) виготовлений із міцного світлонепроникного паперу, обгортати документи необов’язково. Пакет (конверт) заклеюють і прошивають хрест-нахрест нитками чи дротом (скріпкою) так, щоб були зафіксовані усі його клапани. Якщо вкладення пакета (конверта) не можна проколювати (схеми, креслення, фотокартки тощо), пакет (конверт) прошивається хрест-нахрест через середину усіх його країв так, щоб нитка туго охоплювала вкладення та зав`язувалася у середині зворотної сторони пакета ( поеазати конверт ).

Паперова наклейка з відтиском печатки “Для пакетів” наклеюється силікатним клеєм на середину зворотної сторони пакета так, щоб вона захоплювала усі його клапани усередині, кінці ниток залишалися помітними, а вузол прошивки був закритий наклейкою. При прошиванні пакета дротом (металевими скобами) паперова наклейка або сургуч накладається на зігнуті кінці дроту (скоби).

Пакети вагою більше 1 кг додатково перев’язуються нахрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються з розрахунком на те, щоб виключити можливість зняття шпагату і доступу до вкладеного без пошкодження упаковки та відбитків печаток.

Паперові наклейки повинні бути виготовлені з цигаркового або іншого тонкого паперу, який не розшаровується. Розмір паперових наклейок має перевищувати на три або чотири мм діаметр відтиску печатки. На поверхню наклейок накладається тонкий шар силікатного клею, який повинен виходити за край паперової наклейки.

На пакетах (конвертах), що опечатані паперовими наклейками, мають бути чіткі відбитки печатки, склоподібна прозора плівка клею на паперовій наклейці та її кінцях, гарна видимість розташування ниток та вузла прошивки пакета, загнуті кінці дроту (металевих скобок).

Пакування документів в пакети (конверти), що були раніше використані, в художні конверти, а також в пакети (конверти), виготовлені з газетного, крихкого, пухкого, пергаментного та прозорого паперу, забороняється.

На пакетах (конвертах) проставляються такі реквізити:

• гриф секретності – у правому верхньому куту, у разі необхідності – позначка “Особисто”;

• підпис особи, яка проводила конвертування, засвідчений печаткою “Для пакетів”;

• зверху, посередині пакету, в разі необхідності – позначка “Терміново”, засвідчена печаткою “Для пакетів”;

• у центрі - найменування одержувача, його адреса , а під нею, над рискою, – реєстраційні номери вкладених секретних документів і під рискою- найменування відправника (прізвище та посада не вказуються), та його адреса.

На внутрішньому пакеті (у разі подвійного пакетування) проставляються й інші реквізити, у тому числі обмежувальні позначки, а також – посада та прізвище кореспондентів (відправників та отримувачів).

У разі необхідності на пакетах (конвертах) може вказуватись: відомча підпорядкованість, прізвища отримувачів документів, назва вулиць, номер будинку. До військових частин документи адресуються згідно з правилами, що встановлені (фельдзв’язком) спецзв’язком.