3. Вихідні документи

Вихідний документ – це документ, створений на даному підприємстві і відправлений адресату, копія якого, як правило, залишається у справі.

Вихідні документи відправляються через канцелярію підприємства чи установи. Копії відправлених матеріалів зберігаються у відповідній справі.

Вихідні документи підписуються керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів.

Вихідні документи в процесі обробки також проходять ряд інстанцій.

Вихідні документи конвертуються і відправляються. Другий примірник відправленого листи й єдине примірник факсу підшивається в справу з листуванням.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику.

Вихідні документи надходять від виконавця керівнику, іноді піддаються процедурі виправлення. Остаточний варіант оформляється згідно з правилами діловодства для додання йому відповідного статусу, реєструється, потім відправляється адресату по каналах зв'язку.

Вихідні документи та в необхідних випадках внутрішні документи друкуються на бланках, зберігання яких повинно відповідати порядку зберігання бланків звітності.

Вихідні документи машинного представлення в заданому форматі представлення розсилаються одержувачам за допомогою стандартних інформаційних технологій. Для розсилки може використовуватися: кур'єрська доставка (передача друкованих копій документів або машинних носіїв), електронна пошта, Web-публікації.

Вихідні документи первинної партійної організації відправляються через канцелярію підприємства, організації, установи. Другі примірники, підписані секретарем партійної організації (партійного комітету, партійного бюро) і завізовані виконавцями, підшиваються в справу і зберігаються в організації.

Усі вихідні документи реєструються в Журналі вихідної кореспонденції [8].

Якщо вихідний документ є відповіддю на раніше отриманий документ, то в реєстраційно-контрольній картці на цей документ робиться відповідний запис, в якому містяться номер, дата вихідного документа та прізвище особи, що його підписала. На ініціативний вихідний документ складається реєстраційно-контрольна картка в кількості примірників, передбаченому діючої в даній організації інструкцією з діловодства. На базі цих карток складається і ведеться обліково-контрольна картотека.

Проект вихідного документа розробляє виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Таке узгодження оформляється візою. Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику. Разом з ним можуть бути представлені й інші документи, на підставі яких був складений проект вихідного документа.

Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправленого листа або єдиний примірник факсу (телефонограми) підшивається в справу з листуванням.

Копії вихідних документів після підшивки в справи проходять ті ж стадії обробки, що і внутрішні документи.

У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути узгоджений з іншими фахівцями підприємства. Таке узгодження оформляється візою.

Копія вихідного документа (відпуск) містить візи осіб, що склали документ, і візи осіб, з якими документ узгоджувався. У нього вносяться всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу. Текст бланка у відпуску не відтворюється, а на його місці проставляються дата підписання і реєстраційний індекс.

На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, що залишається у фірмі. На внутрішніх документах фірми (наказах, розпорядженнях) віза може проставлятися на першому примірнику.

Індекс вихідного документа - номер листа, його умовне позначення, зазвичай складається з декількох частин. Перша частина індексу може друкуватися на бланку друкарським способом, остання частина - порядковий номер може вкарбовуються на машинці або вписуватися від руки [10].