Тема 16. Научная корреспонденция и документация 263

кой значимостью является служебный документ. Служебные доку­менты используются как в административно-управленческой сфере общественной практики, так и в научно-технической области (где применяется техническая или научная документация).

По своему функциональному значению служебные документы делятся на несколько больших групп:

1. директивные и распорядительные документы (законы, поста­ новления, решения, приказы и т.п.);

2. административно-организационные документы (уставы, акты, отчеты, протоколы и т.д.);

3. документы по личному составу работников (заявления, авто­ биографии, личные листки и т.д.);

1. финансовая документация;

2. учетная документация.

Особым типом служебных документов являются документы, ре­гулирующие межгосударственные отношения.

Любой служебный документ составляется в соответствии с типо­вым формуляром — совокупностью и определенной последователь­ностью реквизитов, характерной для той или иной разновидности документов и имеющих юридическую силу. Реквизит — это обяза­тельный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Например, наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т. д. постоян­но располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней час­ти, а последний — в нижней части листа после подписей. Реквизиты относятся к элементам оформления документа, а структурные части его основного текста — к элементам содержания.

Совокупность элементов оформления и содержания служебного документа, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, после­довательности, расположения и взаимной связи называется формой. Постановление, приказ, докладная записка, акт имеют присущие только им индивидуальные формы, разработанные в соответствии с требованиями государственного стандарта. В государственных стан­дартах закреплены текстовые и языковые нормы, которые обеспечи­вают стандартизацию и унификацию служебных документов¹.

¹ Тумина Л. Е. Служебный документ//Эффективная коммуникация: исто­рия, теория, практика: Словарь-справочник/Отв. ред. М. И. Панов. М.: ООО «Агентство «КРПА - Олимп», 2005. С. 883-884.

264

Методология и методы научной работы

Официальная сфера научной деятельности регулируется такими служебными документами как приказы, постановления и т. п., состав­ление и оформление которых требуют знания специальных инструк­ций, регулирующих делопроизводство. В то же время практически любой научный работник сталкивается с необходимостью составить докладную записку или оформить протокол, написать заявление или характеристику. Однако и эти документы имеют четкую структуру, конкретное содержание и составляются по определенным правилам.

Докладная записка — документ, содержащий изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями составителя и адре­сованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Условно в докладной записке выделяют две части. В первой части — констатирующей или описательной — излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, послужившая поводом к написа­нию документа. Во второй части приводятся выводы, предложения и просьбы. Докладная записка включает ряд обязательных элементов: наименование предприятия или структурного подразделения; адре­сат; наименование структурного подразделения, от которого исходит докладная записка; наименование жанра документа (докладная за­писка); заголовок к тексту документа; основной текст (информация); дата; наименование и подпись должностного лица, составившего записку¹.

Протокол — (в научной практике) это служебный документ, со­ставленный по определенной форме и содержащий запись выступ­лений участников собрания, совещания, заседания и принятые ими решения.

Протоколом также является акт, составленный должностным лицом, содержащий запись произведенных им действий и установ­ленных фактов, или акт решений международной конференции, име­ющий силу международного договора.

По полноте освещения хода заседания выделяют полный и крат­кий протокол, каждый из которых содержит обязательные рекви­зиты. В основной текст полного протокола включают не только все рассмотренные вопросы и решения по ним, но и отражают весь ход дискуссии, вносят все поступившие замечания и предложения. В ос-

¹ Тумина Л. Е. Докладная записка//Эффективная коммуникация: исто­рия, теория, практика: Словарь-справочник/Отв. ред. М. И. Панов. М.: ООО «Агентство «КРПА - Олимп», 2005. С. 893.

265