Тема 16. Научная корреспонденция и документация

адресовании письма юридическому лицу. Однако и в таких письмах используется вежливая форма именования адресата, которая предпо­лагает включение местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Направляем Вам...

В ситуации отказа, задержки решения или несогласия этикетом предусмотрены ключевые фразы, выражающие сожаление.

К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...

С сожалением мы вынуждены сообщить о невозможности...

В ответы на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование и т. п. необходимо включать слова благодарности.

Благодарим Вас за своевременный ответ.

Благодарим Вас за предложение...

Позвольте выразить признательность за участие в...

Нормальное деловое общение поддерживают заключительные фразы письма, которые не менее значимы, чем начальные.

Заранее благодарим.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверен­ность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями...

В целом с помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный ри­сунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки. В то же время система отрицательных этикетных знаков (не полученный вовремя ответ, неполучение ответа) рассматривается как нежелание поддерживать деловые отношения, как знаки неуважения.

В письменном деловом общении, безусловно, очень важны форма и соблюдение условностей. Но в нем также очень значимыми являются структура и содержание текста. С одной стороны, они должны быть ориентированы на адресата, а с другой стороны, исключать все личное, не относящееся к существу дела. Поэтому ко всей деловой корреспон­денции предъявляются требования убедительности и грамотности.

Деловое письмо должно быть убедительным, не зависимо от того, что в нем излагается — просьба или предложение, формулируется ли запрос или претензия.

Убедительность письма, как и любого научного текста, дости­гается за счет аргументированности, а также мотивации речевого

260

Методология и методы научной работы

действия. Так, к числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы ма­териалов, сертификаты и т. п. Немотивированная просьба в деловых письмах выглядит менее убедительно, чем мотивированная.

Важным качеством делового письма является его функциональ­ная грамотность. Речь идет не только о безоговорочном следовании правилам орфографии и пунктуации. Грамотность делового письма заключается в знании того, как, по каким законам язык функциони­рует в той или иной сфере, какие требования предъявляются к пос­троению делового текста, как правильно составить предложение и словосочетание в выбранном жанре, какие нормы предъявляются к официально-деловому и научному стилю изложения.

Кроме того, что деловое письмо должно быть убедительным и гра­мотным, оно должно вызывать интерес у адресата. Так, существенно повысить интерес к тексту письма могут:

• показ актуальности, важности и практической значимости ин­ формации;

• ее новизна;

• нестандартная подача материала (новизна дизайна бланка, композиционные сдвиги);

• речевая экспрессия¹.

Сегодня одним из наиболее широко используемых способов де­ловой и личной коммуникации, средством общения в компьютерной среде является электронная почта (e-mail).

У электронной почты есть много преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений, такими, как традицион­ная почта или факсимильная связь. Электронная почта оперативна и удобна. Значительно легче подготовить и отправить электронное письмо, чем, например, обычное письмо на бумаге. Электронное письмо может быть написано, отправлено в любую точку мира и про­читано в удобное время. Особенностью электронной почты является возможность отправки одного сообщения сразу нескольким, а иногда и многим тысячам адресатов, что широко используется в сервисе так называемых почтовых рассылок.

¹ См. подробнее: Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать соста­вителю. М., 1998. С. 6-28; 70-77; ТуминаЛ. Е. Деловое письмо//Эффектив-ная коммуникация: история, теория, практика: Словарь-справочник/Отв. ред. М. И. Панов. М.: ООО «Агентство «КРПА - Олимп», 2005. С. 886-892.