Тема 16. Научная корреспонденция и документация 255
Название документа на 3 стр., в 4 экз. (на 3 страницах, в 4 эк земплярах).
Название документа на 11 стр., в 6 экз. (на 11 страницах, в 6 эк земплярах).
Приложения: Название документа на 6 стр.
Весь текст письма располагается только на лицевых сторонах листа. Если он не умещается на одной странице, то переносится на второй, третий и последующие листы, а приложения могут быть и вусторонними и ксерокопированными.
Заканчивается деловое письмо подписями лиц, ответственными за его содержание. Подпись располагается под текстом и сопровождается расшифровкой — самоименованием. Если подпись лица хорошо известна адресату, то допускается отсутствие расшифровки подписи лица. Но чаще всего реквизит «подпись» состоит из наименования должности, личной подписи (факсимиле) и ее расшифровки.
Если наименование должности состоит из нескольких строк, то в этом случае личная подпись и ее расшифровка размещаются на уровне последней строки.
И. о. начальника Главного
управления администрации
Курской области (подпись)
Веселова Н. Г.
Если есть юридическая необходимость в двух подписях и более, то располагаются они под текстом письма в следующем порядке.
Подписи равноправных представителей размещаются на одном уровне.
Директор издательства Директор издательства «Мир»
«Прогресс»
(подпись) С. В. Коршунов (подпись) С. Г. Степанов
В случае подписания документа лицами, находящимися в отношениях «начальник — подчиненный», порядок расположения подписей будет соответствовать иерархическим отношениям должностных лиц:
Председатель Ученого совета (подпись) П. Н. Сергеев
Секретарь Ученого совета (подпись) Т. И. Ковалева
При этом наименования должностей разделяются двумя-чстырь-мя интервалами.
256
Методология и методы научной работы
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в комиссии:
Председатель комиссии (подпись)
О. А. Иванов
Члены комиссии: (подписи)
расшифровки подписей
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность подписавшего письмо и его фамилия.
Если документ оформлен на бланке, содержащем наименование организации, то оно не повторяется в наименовании должностного лица:
Исполнительный директор (подпись)
М. В. Сидоров
Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.
Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях — факсимиле.
Конкретное наполнение структурной схемы делового письма варьируется в зависимости от его разновидности. Деловой стиль за многовековую историю своего развития выработал специальные языковые формулы — клише, закрепленные за определенным жанром, видом документа и его композиционной частью.
К клише — стандартным конструкциям — относятся формулировки, указывающие:
1) на причину (мотивацию) обращения:
в связи неполучением...;
в виду несоответствия Ваших действий...;
2) на ссылки:
-- согласно постановлению Правительства РФ...;
ссылаясь на Ваше письмо от...;
в соответствии с достигнутой ранее договоренностью...;
согласно Вашей просьбе...
3) на цель
в целях скорейшего решения вопроса...; в целях выполнения распоряжения...;