Контрольные вопросы

1. Какие основные элементы включает в себя академический стиль общения?

2. Какие структуры части обычно содержит научный доклад?

3. Какие признаки отличают научный спор?

Литература для дополнительного чтения

1. Акишина А. А. и др. Жесты и мимика в русской речи. М., 1991.

2. Андреев В. П. Деловая риторика: Практический курс для твор­ ческого саморазвития делового общения, полемического и ора­ торского мастерства. Казань: Изд-во Казанского ун-та, 1993.

3. Голуб И. Б., Розенталь Д. Э. Секреты хорошей речи. М., 1993.

4. Квилиам С. Тайный язык жеста и взгляда. М., 1998.

5. Лазар М. Г., Фирсов Б. М., Ядов В. А. Профессиональная мораль в социологии//Социологические исследования. 1988. №5.

6. Профессиональный кодекс социолога//Социологические ис­ следования. 1988. №5.

7. Сопер П. Л. Основы искусства речи. М.: Иностранная литерату­ ра, 1958.

¹ См. об этом: Рождественский Ю. В. Введение в общую филологию. М., 1979.

Тема 16 научная

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

Д еловая корреспонденция как разновидность научного общения • Ос­новные правила научной корреспонденции • Классификация деловых писем • Особенности письменного речевого диалога • Структура делового письма • Стандартные конструкции (клише) научной кор-респоиденции • Требования, предъявляемые к содержанию текста делового письма • Особенности электронного письма • Служебные документы и их виды • Правила оформления отдельных видов науч­ной документации

В ходе научного общения необходимо не только уметь грамотно выступать и вести научные дискуссии. Очень часто возникает необ­ходимость вести деловую переписку, составлять и оформлять раз­личные служебные документы.

Научная корреспонденция — письменный диалог юридических или частных (физических) лиц — выполняет важнейшие функции передачи научной информации. С помощью научной корреспонден­ции поддерживается научное сотрудничество, организуются различ­ные официальные или неофициальные мероприятия, рецензируются научные рукописи, решаются многочисленные организационные вопросы научной деятельности.

Особое место в научной корреспонденции, вне зависимости от способа передачи (телефакс, электронная почта, обычное или заказное почтовое отправление), занимает деловое (официальное) письмо.

Письмо — это обобщенное наименование различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между учреждения­ми или частными лицами.

Деловое письмо — самый «жесткий» вид письма, имеющий кли­шированный набор фраз и постоянную бланкированную компози­цию. Цель делового письма — связно изложить суть проблемы. Де­ловое письмо — это всегда официальное сообщение, поэтому деловая корреспонденция имеет правовой статус.

Тема 16. Научная корреспонденция и документация 249

Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протоколь­ный характер, поэтому все деловые письма, регулирующие отноше­ния между юридическими лицами, регистрируются в обязательном порядке.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные признаки.

По функциональному признаку деловые письма делятся на две большие группы:

1. письма, требующие обязательного письма-ответа;

2. письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа всегда требует, например, письмо — офици­альный запрос (просьба). В соответствии с нормами научной этики ответа также требуют письма-приглашения, письма-просьбы и т. п.

К письмам, не требующим ответа, относятся те, которые конста­тируют свершившийся факт (письмо-подтверждение, письмо-изве­щение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-де­кларация, письмо-распоряжение, письмо-отказ), или выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправленным документам (сопроводительное письмо).

Информационные письма также ответа не требуют.

В научной корреспонденции наиболее часто используются такие разновидности деловых писем как письмо-извещение, письмо-напо­минание, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-подтверж­дение, а также информационные письма.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.

Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте.

Письмо-приглашение — письмо, которое адресуется конкретному лицу или нескольким лицам, и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации и т. п.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправ­ки документов, участия в каком-либо мероприятии и т.п.

Информационное письмо — письмо, своевременно информиру­ющее другое предприятие или заинтересованное лицо о планируе­мом мероприятии или свершившемся факте.

250

Методология и методы научной работы

По признаку адресата деловые письма делятся на циркулярные и обычные.

Циркулярные письма направляются из одного источника в не­сколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организа­ций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления, наряду с традиционным почтовым от­правлением, выделяют электронную деловую корреспонденцию, те-лефаксовые, телеграфные и телетайпные отправления. Для решения оперативных вопросов возможно использование телефонограммы. Письма, имеющие большое юридическое значение, высылаются обычными или заказными почтовыми отправлениями.

Доставка особо важной корреспонденции организуется курьер­ской службой.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на од-ноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматрива­ет одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько.

По структурным признакам деловые письма делятся на регла­ментированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандарт­ные).

Регламентированные письма составляются по определенному об­разцу. Это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. п.

Нерегламентированиые письма не имеют жесткой структуры, в них реже используется стандартные фразы. Обычно они пред­ставляет собой авторский текст в виде формально-логического повествования. Однако и в них содержатся элементы стандартиза­ции — стандартные словосочетания (термины, номенклатурные зна­ки, устойчивые обороты).

Особенностью языка нерегламентированных писем является со­четание делового и публицистического стилей. Этот язык включает значительный пласт общелитературной лексики, отличается боль­шой вариативностью синтаксических конструкций высказывания.

Научная переписка представляет собой одну из важнейших форм реализации научной коммуникации. Научные письма сочетают свой­ства документа, правового источника, с одной стороны, и информа­ционного источника — с другой.

Документ нельзя передать посредством устной диалогической речи, поскольку она не всегда обеспечивает такие качества, присущие документу, как точность, логичность и краткость. Так, на устную до-

говоренность, вернее, на сам факт достижения такой договоренности можно сослаться, но нельзя сослаться на какую-либо фразу из устной беседы. Это связано со специфическими свойствами устной диа­логической речи: необратимостью речевого потока, спонтанностью устной речи, проявляющейся в отсутствии формулировок, в поиске речевых форм, точно обозначающих информацию.

Устную диалогическую речь характеризуют следующие особен­ности:

• тяготение к речевой неполноте и избыточности одновремен­ но. Например, всем хорошо знакомы незавершенные фразы, присутствующие почти в каждом диалоге: «Ну вот... Я же гово­ рил...», неполные, безглагольные конструкции: «Шеф у себя»;

• неровность высказывания, обусловленная поиском в процессе высказывания необходимой формы. Эта особенность выра­ жается в перебивах, самоперебивах, в размытости синтаксиче­ ской структуры высказывания. Эти и другие характеристики, присущие устной речи не позволяют в процессе деловой бесе­ ды добиться главного требования, предъявляемого к деловой письменной речи — точности.

Цель требования точности, предъявляемого к языку документа, не допустить разночтений. В деловой корреспонденции необходимо соблюдать как предметную (точность факта), так и коммуникатив­ную точность (точность содержания).

Предметная точность достигается точностью словоупотребления, то есть использованием слов в соответствии с их лексическим значе­нием.

Коммуникативная точность, или точность реализации замысла пишущего, достигается точностью соотношения смысла слов, кон­текста, грамматической конструкции и соотношения частей текста.

Язык деловых научных писем также характеризуется таким качест­вом, как логичность. Принцип изложения в деловых письмах называет­ся формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции социальных (правовых, экономических и т.п.), а не межлич­ностных отношений. Отсюда отсутствие эмоционально-экспрессивной оценки ситуации, фактов, объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, часто неличный характер изложения.

Как следствие, предпочтение отдается местоимению «мы», отра­жающему официальную позицию коллективного адресанта (отпра­вителя), и описательным конструкциям типа «...считает...», «...лредла-

254

Методология и методы научной работы

Если письмо нужно направить более чем в четыре адреса, испол­нитель составляет список на рассылку, в котором должен быть офор­млен список получателей.

Официальные письма обычно имеют пометы (например, индекс и номер), которые пишутся в левом углу напротив даты. Индекс, номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из несколь­ких частей: (№ 02/28), где первые две части — индекс структурного подразделения — печатаются типографским способом, а порядковый номер исходящего письма (исх. № 17) может быть вписан от руки.

После внутреннего адреса пишется указание на содержание пись­ма (заголовок к тексту). Заголовок к тексту (реквизит 10) должен быть предельно кратким и емким, отражая содержание письма. За­головок помещается слева, под угловым штампом организации и на­именованием адресата. Он начинается предлогами «о», «об» и пред­ставляет собой словосочетание, формулирующее тему:

«О предложении...»;

«По вопросу...».

Заголовок пишется с прописной буквы без кавычек.

Указание на содержание письма обычно подчеркивается. Чаще всего оно располагается во всю ширину страницы.

Текст письма начинается с обращения. Обращение пишется на отдельной строке в центре. После него чаще всего ставится восклица­тельный знак, хотя допускается и запятая.

Сам текст письма представляет собой изложение сути вопроса. Он состоит из вводной части, основного сообщения и заключительной фразы.

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Обычно в деловых письмах используется следующая заключи­тельная фраза:

«С уважением...»;

«С глубоким уважением...».

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в конце письма через интервал пишется слово «Приложения...» и перечис­ляются названия прилагаемых документов с количеством страниц и экземпляров или количество приложенных страниц.

Приложения...

1. Название документа на 6 стр., в 5 экз. (на 6 страницах, в 5 эк­земплярах).