Нормативно-правова база з питань відряджень

Податковий облік:

1. ПКУ пп.140.1.7

2. Постанова КМУ 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями,які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів». – обов’язкова для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для всіх інших підприємств має рекомендаційний характер.

Бухгалтерський облік:

1) Інструкція №59 «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом МФУ від 13.03.98р. №59 – обов’язкова для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для всіх інших підприємств має рекомендаційний характер.

Головні правила відрядження

1) У відрядження можна направляти тільки працівника, який перебуває з вашим підприємством у трудових відносинах, тобто виконує свої функції згідно з трудовим договором (контрактом).

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднанням, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

2) Відрядження повинно бути пов’язане з діяльністю підприємства. Щоб підтвердити цей факт, необхідно такі документи: запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з вашою; кладений договір (контракт) та інші документи, що свідчать про намір встановити цивільно-правові відносини; папери щодо участі відрядженої особи у переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що знов таки пов’язаною з господарською діяльністю підприємства.

3) Відрядженню має передувати наказ. У наказі зазначається: пункт призначення, назва підприємства, куди відряджають працівника; термін та мету відрядження; іншу важливу інформацію – за наявності потреби (умови перебування за кордоном, розміри добових, маршрут пересування до місця відрядження та по ньому тощо).

4) Перед виїздом працівникові потрібно видати аванс у межах суми, достатньої для оплати проїзду, ви наймання житла та добові.

5) Термін відрядження. Для госпрозрахункових підприємств їх не встановлено, проте керівництво може обмежити строки перебування в службових поїздках Україною – до 30 діб, а за кордоном – до 60 діб.

6) Повернувшись з відрядження працівник має скласти авансовий звіт, за формою затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.10р. №996.

7) Усі підтвердні документи (транспортні квитки, готельні рахунки, чеки, квитанції) повинні бути в оригіналі.

8) Не всі витрати відрядженого та не в повному обсязі можна компенсувати.

9) За відрядженими працівниками протягом усього часу службової поїздки зберігається місце роботи (посаду) і середній заробіток (ст.. 121 КЗпП).

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження. Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

Відрядженню на теренах України передує гривневий аванс. Тоді як поїздці за кордон належить видати національну валюту держави, до якої направляється співробітника, або ж її вільноконвертований еквівалент.

Заборонено видавати готівку під звіт особі, яка попередньо не відзвітувала за раніше отримані суми під звіт (згідно Положення 637)

Добові витрати – це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені ним у зв’язку з його відрядженням. Суми добових, які підприємство виплачує працівникові з 01.04.2011р. для податкових витрат не можуть перевищувати:

1. для відряджень по Україні – 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу (214,6 рн.)

2. для відряджень за кордон – не більше 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу (804,75 грн. )

Суми витрат не перевищують зазначені обмеження не включаються до складу податкових витрат.