2. Ввод и редактирование данных. Форматирование электронной таблицы.
Ввод информации в таблицу.
Информация вводится в активную клетку с клавиатуры. Как только начинается набор, в строке формул появляется вводимый текст, а левее него появляются три кнопки, назначение которых было описано выше. После набора соответствующего текста с клавиатуры нужно подтвердить ввод данной информации одним из следующих способов:
нажать клавишу ввода <Enter>;
щёлкнуть на кнопке с галочкой в строке формул;
щёлкнуть мышью на другой ячейке;
клавишей управления курсором перевести активную клетку в другое место.
Для краткости при дальнейшем изложении материала будем считать, что запись типа:
А1: Сильнейшие землетрясения
означает, что в клетку с указанным адресом (в данном случае с адресом A1) нужно ввести то, что стоит после двоеточия (в данном случае - А1: Сильнейшие землетрясения).
Если ввести следующую информацию в соответствующие ячейки таблицы: А1: Сильнейшие землетрясения; А2: Год; А3:1906; А4: 1960; А5: 1963; А6: 1964; А7: 1976; А8: 1985; В2: Место землетрясения; В3: Сан-Франциско, США; В4: Агадир, Марокко; В5: Скопье, Югославия; В6: Анкоридж, Аляска, США; В7: Тянь-Шань, Китай; В8: Мехико, Мексика; С2: Шкала Рихтера; С3: 8,3; С4: 5,8; С5: 6,0; С6: 7,5; С7: 8,5; С8: 8,1;D2: Шкала Меркалли; D3: 10; D4: 8; D5: 8; D6: 9; D7: 11; D8: 10.
Таблица после ввода указанного текста должна выглядеть, как показано на рис. 8.6.
Обратить внимание на следующее:
символьный текст по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки, а числа - по правому;
если содержимое превышает ширину клетки и соседняя справа пустая, то оно видимо на экране полностью, а если соседняя справа клетка заполнена, в левой клетке на экране присутствует только часть содержимого, поместившееся в этой клетке.
Рис. 8.6. Пример заполнения таблицы.
Редактирование информации в таблице
В ходе ввода информации возможно появление ошибок, в этом случае придётся изменять содержимое клетки и в ходе её эксплуатации, т.е. корректировать содержимое клетки. Табличный процессор предоставляет различные возможности такой корректировки и исправления ошибок.
Если ошибка замечена во время ввода информации в клетку, её можно сразу же исправить. При этом допустимо использование клавиши <Backspace> (клавиши с символом в верхнем ряду алфавитно-цифровой клавиатуры). Если же ошибка обнаружена после ввода информации или просто содержимое нужно откорректировать, то можно поступить различными способами:
сделать нужную ячейку активной и ввести новое содержимое - прежнее содержимое заменяется на новое;
сделать активной нужную ячейку и щёлкнуть мышью в строке формул - в строке формул появляется мигающий курсор. После этого можно нужным образом откорректировать содержимое строки формул и нажать клавишу <Enter>;
выполнить двойной щелчок на нужной клетке или сделать её активной и нажать клавишу <F2> - в клетке появляется мигающий курсор. Выполнить нужные изменения и нажать клавишу <Enter>;
Выделение ячеек
При выполнении многих операций необходимо выделять отдельные фрагменты таблицы. Процессор позволяет выделять отдельные ячейки, блоки ячеек, столбцы и диапазоны столбцов, строки и диапазоны строк.
Выделение отдельной ячейки заключается в том, чтобы сделать её активной, как описывалось выше.
Одну строку можно выделить одним из следующих способов:
щёлкнуть мышью на номере строки;
установить активную ячейку в нужную строку и нажать комбинацию клавиш <Shif>t + <пробел>.
Выделенная строка, кроме активной ячейки, закрашивается чёрным цветом.
Выделить диапазон строк можно следующими способами:
установить указатель мыши на номер первой (последней) строки диапазона, нажать клавишу мыши, не отпуская клавиши мыши, отбуксировать на последнюю (первую) строку диапазона и отпустить клавишу мыши;
установить активную клетку в первую (последнюю) строку диапазона, нажать комбинацию клавиш <Shift> + <пробел>, не отпуская их, клавишами управления курсором <> или <> переместиться в последнюю (первую) строку диапазона и отпустить клавиши.
Выделенный диапазон строк, кроме активной ячейки, закрашивается чёрным цветом.
Выделить столбец можно следующими способами:
щёлкнуть мышью на имени столбца;
установить активную ячейку в нужный столбец и нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + <пробел>.
Блок ячеек можно выделить следующим образом:
установить указатель мыши в одну из угловых ячеек блока, нажать клавишу мыши, не отпуская клавиши мыши, отбуксировать в противоположную по диагонали угловую ячейку и отпустить клавишу мыши;
установить активную клетку в одну из угловых ячеек блока, при нажатой клавише <Shift> клавишами управления курсором выделить нужный блок.
Выделенный блок, кроме активной ячейки, закрашивается чёрным цветом.
Для выделения блока ячеек можно поступить и таким образом. Установить активную ячейку в одну из угловых клеток выделяемого блока и нажать клавишу <F8> - в строке состояния появляется сообщение ВДЛ, а затем клавишами управления курсором выделить нужный блок или же щёлкнуть мышью на противоположной по диагонали клетке.
Табличный процессор позволяет выделять и несмежные ячейки и блоки ячеек. Для этого нужно при помощи мыши выделять нужные блоки ячеек при нажатой клавише <Ctrl>. При помощи клавиатуры эта операция выполняется в следующей последовательности:
Выделить блок ячеек комбинацией клавиши <Shift> и клавиш управления курсором.
Нажать комбинацию клавиш <Shift> + <F8> - в строке состояния появляется сообщение ДОБ.
Выбрать с помощью клавиш управления курсором первую ячейку следующего блока, который нужно выделить.
Выделить этот блок комбинацией клавиши <Shift> и клавиш управления курсором.
При необходимости продолжить выделение повторить указанные действия.
Выравнивание содержимого ячеек
Табличный процессор производит автоматическое выравнивание содержимого ячеек после ввода в них информации. По умолчанию текст выравнивается по левой границе ячейки, а числа - по правой.
При необходимости, можно выровнять содержимое ячейки по желанию пользователя. При этом соответствующая ячейка или блок ячеек должны быть выделены.
Выравнивание содержимого ячеек можно выполнять с помощью меню табличного процессора или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование.
Для выравнивания с помощью меню системы нужно выбрать пункты меню Формат, Ячейки... и в появившемся диалоговом окне «Формат ячеек» выбрать вкладку Выравнивание. В списках Горизонтальное и Вертикальное пометить те пункты, которые подходят для данного случая и закрыть диалоговое окно.
При помощи этого приёма можно менять ориентацию содержимого в ячейках с горизонтального на вертикальное. Можно установить режим переноса в пределах ячейки не помещающегося содержания в следующую строку в пределах ячейки. Для этого нужно установить флажок Переносить по словам. При этом не поместившееся слово полностью переносится в пределах ячейки в другую строку, а высота строки таблицы, в которой находится данная ячейка, соответственным образом увеличивается.
Табличный процессор позволяет объединять ячейки некоторого блока ячеек в одну. При этом в объединённой ячейке сохраняется содержимое только самой верхней левой ячейки. Для этого нужно выделить блок ячеек, раскрыть диалоговое окно «Формат ячеек», установить флажок объединение ячеек и щёлкнуть на кнопке ОК. Если при этом в нескольких ячейках выделенного блока имеется информация, процессор предупредит о возможной потере части её.
Если для этого воспользоваться кнопкой Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование, то помимо объединения ячеек, содержимое будет отцентрировано в пределах объединённой ячейки.
Рис. 8.7.
Выбор шрифта
При оформлении данных в таблице важно правильно выбрать шрифт. Это отразится на удобстве работы с таблицей и на её внешнем виде.
В табличный процессор встроено большое количество разнообразных типов шрифтов. Помимо типа можно задать и начертание символов: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив. Можно задать высоту символов (она задаётся в пунктах). Можно применить и другие эффекты при оформлении текста.
Задать параметры шрифта можно с помощью меню. Для этого нужно выбрать пункты меню Формат, Шрифт... - появляется диалоговый блок Шрифт. В нём можно задать все необходимые параметры шрифта. При этом в поле Образец приведен пример отображения символов для выбранного шрифта.
Можно задать параметры шрифта и при помощи панели инструментов Форматирование, используя раскрывающиеся списки Шрифт и Размер шрифта, а также кнопки Курсив, Полужирный и Подчеркнутый. Последовательно щёлкая на всех трёх кнопках, можно задать для выбранного фрагмента все три параметра начертания.
Форматирование столбцов и строк
Наглядность таблицы во многом зависит от правильного выбора ширины столбцов и высоты строк. Табличный процессор не позволяет изменять ширину и высоту отдельной ячейки или блока ячеек. Можно изменить эти параметры соответственно для всего столбца (диапазона столбцов) или всей строки (диапазона строк).
Изменение ширины столбца
Чтобы изменить ширину столбца (диапазона столбцов) с помощью меню, нужно его предварительно выделить, а затем выбрать пункты меню Формат, Столбец - открывается подчинённое меню, в котором есть несколько пунктов: Ширина..., Автоподбор ширины, Скрыть, Показать, Стандартная ширина... Достаточно выделить клетку в нужном столбце или блок клеток в диапазоне столбцов.
Выбор пункта Ширина... открывает диалоговое окно, в котором в поле Ширина столбца: можно задать нужное значение его ширины. Единицей ширины столбца является значение, равное ширине символа используемого шрифта. По умолчанию (стандартная) она равна 8,11 символа.
Если выбрать пункт Автоподбор ширины, устанавливается ширина по самой большой длине записи в ячейках столбца. Если при этом в столбце имеются ячейки, содержимое которых центрировалось в пределах блока ячеек, они не учитываются.
Пункт Скрыть позволяет удалить выделенный столбец с экрана. При этом он в действительности из таблицы не удаляется. Чтобы возвратить скрытые столбцы на экран, нужно выделить левый и правый столбцы от скрытых и выбрать пункт Показать.
Пункт Стандартная ширина... восстанавливает заданную по умолчанию ширину столбца.
Изменить ширину столбцов можно и при помощи мыши. Для этого нужно установить указатель мыши в строке заголовков столбцов точно на разделительную линию (указатель приобретает форму двунаправленной стрелки) и отбуксировать его в соответствующее направление на нужную величину - изменяется ширина столбца слева от указателя.
Для изменения ширины столбца можно воспользоваться и контекстным меню. Для этого нужно щёлкнуть правой кнопкой мыши на выделенном столбце (диапазоне столбцов), а затем выбрать в нём пункт Ширина столбца...
Изменение высоты строк
Порядок изменения высоты строк аналогично изменению ширины столбца. Высота строки автоматически устанавливается по высоте выбранного шрифта. Высота строки задаётся в пунктах.
Числовые форматы
По умолчанию числам табличный процессор присваивает формат Общий. Значения чисел в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с клавиатуры. Табличный процессор предоставляет довольно большой набор специальных форматов, которые отражают сущность значений вводимых чисел.
Чтобы установить формат для чисел, нужно выбрать пункты меню Формат, Ячейки..., и в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Число. В предлагаемом списке следует отметить нужный формат и щёлкнуть на нём - появляется образец представления чисел. Если он подходит, щёлкнуть на кнопке OK.
Может так случиться, что после задания формата в некоторых ячейках вместо чисел отобразится ряд из «решёток». Такая ситуация возникает, когда число после задания нового формата не помещается в пределах ячейки. В этом случае нужно вновь отформатировать соответствующие столбцы - увеличить их ширину.
Цветовое оформление
В табличном процессоре предусмотрена возможность цветового оформления переднего плана (шрифта) и фона.
Чтобы задать цвет переднему плану, нужно выбрать пункты меню Формат, Ячейка... и в открывшемся диалоговом окне выбрать вкладку Шрифт. Затем щёлкнуть на кнопке раскрывающегося списка Цвет: - появляется палитра цветов. Выбрать нужный цвет шрифта - в выделенной ячейке (блоке ячеек) шрифт окрашивается в выбранный цвет. Можно задать цвет и при помощи кнопки Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование.
Чтобы задать цвет фону, нужно выбрать пункты меню Формат, Ячейка... и в открывшемся диалоговом блоке выбрать вкладку Вид. Эта вкладка содержит две палитры - палитру цветов и палитру узоров. Последняя открывается щелчком на кнопке открывающегося списка Узор:. Эту операцию можно выполнить с помощью кнопки Цвет фона на панели инструментов форматирование.
Замечание: Увлекаться использованием цветов не рекомендуется. Чрезмерное окрашивание таблицы делает её аляповатой.
Оформление таблицы рамками
Табличный процессор позволяет созданную таблицу оформить рамками различного типа. Для этого следует выделить нужный фрагмент таблицы, выбрать пункты меню Формат, Ячейка... и выбрать вкладку Рамка. В списке Рамка отметить, где в выделенном фрагменте должны проходить линии рамки, в списке Тип линии выбрать нужный тип, если необходимо, в раскрывающемся списке Цвет: задать цвет линии и щёлкнуть на кнопке OK.
Оформить таблицу рамками можно и с помощью кнопки Линии рамки панели инструментов Форматирование.
Автоматическое форматирование
Табличный процессор позволяет выполнить автоматическое форматирование таблицы. Для этого следует выделить таблицу или её фрагмент, который нужно отформатировать, выбрать пункты меню Формат, Автоформат... и в списке Список форматов: выбрать имя подходящего формата. При этом справа отображается образец выбранного формата. Если какие-то параметры формата не удовлетворяют, их можно отменить. Для этого следует щёлкнуть на кнопке Параметры >> и сбросить флажки на названиях тех параметров, которые не удовлетворяют требованиям пользователя. Затем щёлкнуть на кнопке OK.
Если созданный формат не полностью удовлетворяет требованиям, его можно подкорректировать обычным способом.
Вставка и удаление ячеек
Табличный процессор позволяет, при необходимости, вставлять в созданную таблицу отдельные ячейки, блоки ячеек, строки, столбцы, диапазоны строки столбцов, а также удалять лишние фрагменты из таблицы. Выполнять эти операции можно различными способами.
Вставка и удаление строк и столбцов
Чтобы вставить новую строку или новый столбец в созданную таблицу, нужно выделить соответствующий фрагмент и выбрать пункт меню Вставка, а затем Строка или Столбец - в указанном месте появляется соответственно пустая строка или пустой столбец. При этом вся часть таблицы ниже вставляемой строки смещается вниз (при вставке строки), а справа от вставляемого столбца - направо.
Вставленной строке присваиваются параметры формата строки, расположенной над вставляемой, а столбцу - расположенного слева.
Чтобы вставить несколько строк или столбцов, нужно предварительно выделить соответствующее количество строк или столбцов.
Чтобы удалить сроки или столбцы, нужно их предварительно выделить, а затем выбрать пункты меню Правка, Удалить.
Вставка ячеек
Чтобы вставить ячейку или блок ячеек, нужно выделить соответствующий фрагмент и выбрать пункты меню Вставка, Ячейки... - открывается диалоговое окно «Добавление ячеек». В нём нужно выбрать направление сдвига при вставке и щёлкнуть на кнопке OK. Если будут выбраны Строку или Столбец, будут соответственно вставлены данные фрагменты.
Чтобы удалить ячейку или блок ячеек, нужно выделить соответствующий фрагмент и выбрать пункты меню Правка, Удалить... - открывается диалоговое окно Удаление ячеек. В нём нужно выбрать направление сдвига и щёлкнуть на кнопке OK. Если будут выбраны Строку или Столбец, будут удалены соответствующие фрагменты.
Очистка ячеек
Чтобы очистить ячейку, блок ячеек, строку или диапазон строк, столбец или диапазон столбцов, нужно выделить соответствующий фрагмент и выбрать пункты меню Правка, Очистить - появляется подчинённое меню, состоящее из нескольких пунктов:
Все - очищает фрагмент полностью, в том числе и все его атрибуты;
Форматы - отменяет все форматы, заданные данному фрагменту;
Содержимое - очищает фрагмент от содержимого, но сохраняет установленные форматы;
Примечание - удаляет примечание, если ими снабжены ячейки.
Копирование и перемещение содержимого ячеек
Табличный процессор позволяет выполнять копирование и перемещение содержимого ячеек в другие места таблицы.
Копировать содержимое отдельной ячейки можно в отдельную ячейку и в блок ячеек, в строку и в диапазон строк, в столбец и в диапазон столбцов.
Копировать строку можно в отдельную строку или диапазон строк. Диапазон строк - в диапазон строк той же размерности или в диапазон строк размерности, кратной размерности копируемого диапазона. Аналогично можно копировать столбцы и диапазоны столбцов.
Блок ячеек можно скопировать в блок такой же размерности или в несколько смежных блоков этой размерности.
Перемещать можно во фрагменты такой же размерности.
Выполнять эти операции можно различными способами: с помощью меню, с помощью кнопок панели инструментов и с помощью горячих клавиш (Ctrl + C –копировать; Ctrl + V – вставить). Чтобы скопировать какой-либо фрагмент, его нужно выделить и поместить в специальный буфер оперативной памяти. Выделенный фрагмент будет обрамлён «бегущей» рамкой. Потом выделить соответствующий фрагмент, куда должен быть скопирован выделенный фрагмент, и затем выполнить одно из следующих действий:
нажать клавишу Enter - в выделенном блоке появляется скопированное содержимое, а «бегущая» рамка пропадает;
выбрать пункты меню Правка, Вставить;
нажать комбинацию клавиш.
Во втором и третьем случае «бегущая» рамка не исчезает - можно многократно повторять копирование одного и того же фрагмента. Копирование завершается нажатием клавиши Enter.
Копирование и перемещение с помощью мыши
Перемесить и скопировать выделенный фрагмент можно и с помощью мыши. Это выполняется следующим образом. Установить указатель мыши точно на обрамление выделенного фрагмента и отбуксировать его на новое место - происходит перемещение фрагмента. Если эту операцию выполнить при нажатой клавише Ctrl, то происходит копирование фрагмента.
Копирование и перемещение с помощью контекстного меню
Можно выполнить операции перемещения и копирования при помощи контекстного меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши:
Специальная вставка
Описанные выше способы копируют содержимое со всеми атрибутами (формулами, форматами, примечаниями). Но иногда возникает необходимость скопировать только значение содержимого, формулы, форматы и т.д. Эта операция выполняется следующим образом:
Скопировать нужный фрагмент в буфер одним из описанных способов.
Установить указатель мыши в верхнюю левую ячейку фрагмента в новом месте и выбрать пункты меню Правка, Специальная вставка... - появляется диалоговое окно Специальная вставка.
В списке Вставить выбрать нужный пункт и щёлкнуть на кнопке OK.