6. Облік касових та банківських операцій
6.1. Загальна схема розрахунків "Каса - банк"
На мал. 4.1 представлені основні операції, які здійснюються через касу та банківські рахунки підприємства (напрямок стрілок відповідає напрямку руху коштів):
Мал.4.1. Основні касові та банківські операції
1. Надходження готівки в касу підприємства від фізичних осіб з використанням "Прибуткового касового ордера" (ПКО).
2. Видача готівки фізичним особам з каси з використанням "Видаткового касового ордера" (ВКО).
3. Видача готівки співробітникам підприємства по "Платіжній відомості".
4. Отримання готівки з банківського рахунку в касу підприємства.
5. Здача (повернення) готівки з каси на банківський рахунок підприємства.
6. Перерахування коштів з банківського рахунку іншому підприємству з використанням "Платіжного доручення" (ПД).
7. Отримання коштів на банківський рахунок за ПД підприємства-партнера.
8. Отримання коштів від іншого підприємства за нашою "Платіжною вимогою-дорученням" (ПВД).
6.2. Документування касових операцій
Основними первинними документами по обліку готівки є:
Прибутковий касовий ордер (КО-1).
Видатковий касовий ордер (КО-2).
Касова книга (Звіт по касі)
Ці документи використовуються при індивідуальних операціях з готівкою. Видача зарплати та інших платежів може здійснюватися за "Платіжними відомостями". В обов‘язковому порядку всі видаткові та прибуткові касові документи реєструються в бухгалтерії в "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів" і в касі у "Касовій книзі".
У всіх документах, пов‘язаних з обігом грошових коштів, не допускаються виправлення і підчистки.
Організацію документування касових операцій розглянемо на прикладі видачі авансу на відрядження, схема якої представлена на мал.4.2.
Мал.4.2. Видача готівки з каси підприємства
Основним документами у даній операції є "Видатковий касовий ордер" (ВКО), типова форма якого показана на мал.4.3 і "Касова книга".
На підставі наказу та посвідчення на відрядження бухгалтер визначає термін відрядження та пункт призначення і визначає орієнтовну суму авансу. ВКО виписується лише в тому випадку, коли для вказаних цілей є відповідна сума готівки в касі, тому для відряджень необхідно завчасно замовляти відповідну суму готівки в банку. Касові ордери виписуються тільки на поточну дату. Всі касові ордери мають наскрізну нумерацію, що визначається послідовністю записів у “Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів”.
В касі отримувач дозаповнює ВКО. Вказує суму прописом і реквізити документа, які підтверджують його особу та ставить свій підпис. Касир в обов’язковому порядку реєструє ВКО у "Касовій книзі" і видає вказану суму готівки.
Укінці робочого дня касир формує звіт і разом з усіма касовими ордерами і відомостями передає у бухгалтерію. На підставі "Звіту касира" бухгалтер здійснює бухгалтерські проводки, тобто віднесення виданих і отриманих сум на відповідні бухгалтерські рахунки. "Касова книга" (мал.4.4 а і б) і "Звіт по касі" фактично представляють собою єдиний документ, який має дві основні сторінки, площа яких розлінована на рядки, і дві сторінки, які є ідентичними копіями основних сторінок, але площа яких не розлінована на рядки. При цьому друга основна сторінка є продовженням першої основної сторінки. Документ побудований таким чином, що сторінки-копії ("Звіт по касі") знаходяться на правій стороні єдиного аркушу формату А4 і зроблені за принципом дзеркального відображення основних сторінок. По лівому краю основних сторінок аркуші зшиті у книгу. Четверта сторінка є копією першої основної сторінки, а третя сторінка - копією другої сторінки.
Перед початком заповнення основної сторінки лист перегинається пополам таким чином, щоб дзеркальна сторінка опинилася під основною. Це дозволяє, використовуючи лист звичайної копірки, формувати копію ("Звіт по касі") паралельно із заповненням основної сторінки ("Касової книга").
По закінченню робочого дня касир підводить підсумок по надходженню та вибуттю готівки і, враховуючи залишок на початок робочого дня, підводить сальдо, тобто визначає залишок готівки у касі на кінець робочого дня. Очевидно, що отримана сума залишку повинна співпадати із фактично наявною сумою готівки у касі на момент формування "Звіту касира".