10.10.Разработка отчетов

 Отчет – это итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. Access дает возможность выбора различных способов подготовки отчетов. В отчет могут входить как все данные, так и остальные избранные данные, содержащиеся в записях. Отчеты можно создавать как на основе таблиц, так и на основе запросов собственным требованиям, то есть возможность организации легкого доступа к данным, хранящимся в базе, и определяет название программы Access – «доступ». При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отображаемые в режиме предварительного просмотра отчета, не сохраняются вместе с отчетом. Данные, выдаваемые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных.

Создание отчетов

 Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец, выводит данные по каждому полю в отдельной строке. В результате чего данные на странице организуются в виде одного столбца. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец.

Существует пять способов создания отчетов:

Ø      Создание отчета вручную в режиме конструктора (Design view);

Ø      Полуавтоматическое создание отчета с помощью мастера отчетов (Report Wizard);

Ø      Автоматическое создание с помощью одного из двух мастеров авто отчетов (Auto Reports), которые автоматически включают в отчет все поля выбранной вами таблицы или запроса;

Ø      Создание отчета с использованием мастера диаграмм (Chart Wizard), который проведет вас по всем шагам создания диаграммы;

Ø      Создание почтовых наклеек с помощью мастера почтовых наклеек (Label Wizard).

В Access создание отчетов не сложнее, чем создание форм данных. Однако вам могут понадобиться некоторые дополнительные приемы, с помощью которых можно улучшить представление выводимой информации. Некоторые отчеты используются только для выдачи специальных данных: отдельных ведомостей или адресных списков. Но на ряду с ними существуют также отчеты, в которые входят данные из разных источников. Такими отчетами могут пользоваться руководители для анализа информации, исследования состояния дел и для принятия решений.

Автоматическая генерация отчетов

 Простейшие отчеты создаются с помощью мастеров автоотчетов (Auto Reports). Существуют автоотчеты в столбец и ленточные, которые удобны для создания первичного отчета, если нужные вам данные уже содержаться в таблице или запросе. Выберите пункт Отчет (Report) из раскрывающегося списка Новый объект (New Object) – откроется диалоговое окно Новый отчет (New Report).

Создание отчетов с помощью мастера отчета

 Мастер отчетов (Report Wizard) позволяет выбрать поля, содержимое которых вы хотите отразить в отчете, и указать, как должны быть сгруппированы данные в отчете, отсортированы и отформатированы. Чтобы запустить мастер отчетов, выберите команду Новый объект (New Object)► Отчет (Report), а затем выберите пункт Мастер отчетов (Report Wizard). В это момент не следует выбирать таблицу – у вас е6сть возможность сделать это на первом шаге работы мастера. Работая с мастером, вы также сможете выбрать группировку и сортировку полей в отчете, ориентацию печатной страницы , расположение полей на странице и стиль оформления отчета. Когда выщелкните на кнопке Готово (Finish), Access создает отчет и откроет его в режиме просмотра.