Ввод данных в таблицу
Представление таблицы в режиме таблицы очень похоже на лист электронной таблицы, а те навыки, которые вы приобрели при работе с Excel или другими аналогичными программами, сослужат вам хорошую службу и здесь.
Начните ввод информации в первое поле. Для перехода к следующему полю нажмите клавишу Tab. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на разделительной линии между заголовками столбцов. Когда указатель мыши изменит свою форму и примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его или выполните двойной щелчок мышью.
Создание реляционной базы данных
Что такое межтабличные связи
Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существует три типа таких связей:
Ø Один - к – одному - каждая запись таблицы А не может быть связана более чем с одной записью таблицы Б;
Ø Один – ко – многим – одна запись в таблице А может быть связана со многими записями таблицы Б;
Ø Многие – ко—многим – каждая запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б – со многими записями в таблице А.
Реляционные базы данных не позволяют создавать связи типа многие – ко – многим напрямую. Однако в реальной жизни такие связи встречаются очень часто, поэтому их реализуют через вспомогательные таблицы, увязывая несколько таблиц связями типа один – ко – многим.
Внешний ключ
В таблицах поле первичного ключа используется для ссылки на определенную запись. Так, например, если вы знаете, номер телефона клиента, то можете поить любую информацию, об этом клиенте из таблицы Клиенты. Если теперь ввести поле ТелефонКлиента в таблицу Заказы, то по номеру телефона можно получить всю информацию о заказах, сделанных данным клиентом.
В таблице Клиенты поле ТелефонКлиента является первичным ключом. При включении этого поля в таблицу Заказы оно становится внешним ключом. Связь двух таблиц выполняется подключением первичного ключа главной таблицы (находящейся на стороне отношения «один») к такому же полю внешнего ключа связанной таблицы (находящейся на стороне отношения «многие»). Поле внешнего ключа в связанной таблице должно иметь тот же тип данных, что и первичный ключ в родительской таблице, но с одним исключением. Если первичный ключ главной таблицы имеет тип данных Счетчик(Auto Number), то поле внешнего ключа в связанной таблице должно иметь тип данных Числовой (Number).
В Access 2000 есть два способа образования связей: созданием поля подстановок (lookup field) в таблице или путем установления прямых связей в окне Схема данных (Relationships).
Задание поля подстановок
Большинство баз данных содержит два особых типа таблиц: одни таблицы хранят основные данные, а другие - только списки значений, используемых в других таблицах. Такие вспомогательные таблицы называются ссылочными таблицами (lookup table). Примером может служить таблица, которая содержит возможные форматы книг. Если у вас есть ссылочная таблица тблФорматыКниг, вы можете использовать ее для таблицы Заказы и т. п. С помощью поля подстановок вы можете щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка и не вводить формат книги вручную, а выбрать его из списка. Ссылочные таблицы имеют два преимущества: они обеспечивают простоту ввода данных, а также с их помощью можно ограничить возможности ввода данных пользователем базы.
Если список возможных данных для поля короткий и редко меняется, то можно предпочесть подстановку, основанную на фиксированном списке значений, а не на таблице. Например, если одно из полей таблицы называется Пол, то для его заполнения можно создать список из двух значений: Женский и Мужской. Этот список весьма короток, и вряд ли он будет когда - ни будь меняться. Однако если вы предпочтете использовать не фиксированный список значений, а ссылочную таблицу, то ее надо создать заранее.
После того как ссылочная таблица создана, создайте поле подстановок. Откройте таблицу в режиме конструктора. Дайте новому полю имя и в раскрывающемся списке типа данных выберите пункт Мастер подстановок (Lookup Wizard). Если поле, из которого вы хотите выбирать данные для подстановки, уже входит в таблицу, измените его тип на Мастер подстановок (Lookup Wizard).
На первом шаге работы мастера выберите способ, согласно которому поступают данные: из фиксированного списка или из существующей таблицы. После этого щелкните на кнопке Далее (Next).
Создание списка подстановок
Если на первом шаге работы мастера подстановок вы выбрали первый вариант (данные будут поступать из фиксированного списка), то на следующем шаге нужно будет указать число столбцов, а затем понадобится ввести каждый элемент списка в том порядке, в каком вы хотите, чтобы они отображались. Ниже на рисунке представлен пример фиксированного списка значений для поля ТипЗаказа таблицы Клиенты. Pосле ввода каждого элемента списка нажимайте клавишу Tab. Закончив ввод элементов списка, установите ширину столбца так, чтобы он был чуть шире, чем самая длинная запись, и щелкните на кнопке Готово(finish).
Использование ссылочной таблицы
Если вы приняли решение вводить подстановочные значения не из фиксированного набора, а из ссылочной таблицы, мастер подстановок предложит вам выбрать таблицу (или запрос). Затем вы должны будете выбрать столбцы, которые хотите включить в подстановку. Ниже представлен пример создания столбца подстановки для заполнения, поля ТипЗаказа на базе поля Формат ссылочной таблицы тблФорматыКниг. В принципе поле Номер в ссылочной таблице является полем первичного ключа и однозначно определяет содержание Формат. Тем не менее, поле Формат все равно включается в столбец подставок, потому что пользователю базы при вводе данных удобнее выбирать конкретное значение формата книги, а не какой-то номер, связанный с этим форматом.
Задайте ширину столбца и решите, будет ли ключевое поле скрытым или должно отображаться. Если ключевое поле не будет скрытым, вам необходимо определить, какой столбец будет использоваться для хранения данных и выполнения действий. Часто для этого используется ключевой столбец. На последнем этапе работы мастера подстановок введите подпись, которая станет новым именем поля. После, этого вам будет предложено сохранить таблицу, чтобы Access мог создать связь между полем подстановок и ссылочной таблицей, хранящей возможные значения поля.