Создание базы данных

 После запуска приложения Access 2000 на экране открывается диалоговое окно, с помощью которого можно открыть одну из заготовок баз данных, приступить к созданию новой базы вручную или воспользоваться для этого встроенным мастером.

 Если вы хотите создать новую базу данных вручную, включите переключатель Новая база данных (Blank Access Database) и щелкните на кнопке OK.

После щелчка на кнопке OK откроется диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database), в котором можно выбрать имя файла базы и место его расположения. Сохранить файл базы данных нужно до того, как вы приступите к созданию таблиц. Поскольку базы данных Access очень быстро увеличиваются в размерах, в качестве носителя для базы следует использовать жесткий диск или сменный диск большого размера, но не гибкий диск. После сохранения базы откроется окно База данных (Database).

 

 В этом окне имеется семь вкладок, по одной на каждый тип объектов, из которых может состоять база данных Access: таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули Visual Basic, страницы доступа к данным.

Создание таблицы

Щелкните на кнопке Таблицы (Table) на левой навигационной панели. Щелкните на кнопке Создать (New), откроется следующее диалоговое окно.

 В этом диалоговом окне приведено пять возможных способов создания таблицы:

Ø    Режим таблицы (Datasheet View) – таблица создается путем ввода имен полей в заголовок каждого столбца.

Ø    Конструктор (Design View) – таблица создается путем составления списка имен полей и задания свойств каждого поля.

Ø    Мастер таблиц (Table Wizard) – таблица создается автоматически с помощью программы – мастера, которая предлагает выбрать поля из списка и содержит заготовки для различных видов таблиц (свыше 100).

Ø    Импорт таблиц (Import Table) – таблица создается путем импорта данных из другой базы или из другой электронной таблицы.

Ø     Связь с таблицами (Link Table) – таблица создается путем установления связи с таблицей, существующей в другой базе данных.

 Если речь идет о создании новой таблицы, то удобнее всего воспользоваться для этого режимом конструктора (Design View).

 

Этот способ удобен тем, что позволяет одновременно и задать поля будущей таблицы, и назначить свойства этих полей. Имена полей должны быть описательными; тип данных указывает, какие данные могут быть введены. Выберите один из девяти типов данных:

Ø    Текстовый (Text) – это поле используется для ввода данных, не имеющих числовой величины (например, имени, номера телефона); устанавливается по умолчанию как наиболее часто встречающееся.

Ø    Поле МЕМО (Memo) – открытое поле, используемое для ввода примечаний.

Ø    Числовой (Number) – этот тип поля используется для ввода чисел, как целых, так и дробных, как положительных, так и отрицательных. Это поле не используют для ввода цифр, за которыми не стоит числовое содержание, например цифр телефонных номеров и т. п.

Ø    Дата / Время (Date / Time) – это поле служит для ввода значений даты и времени в разных форматах, а также их комбинации.

Ø    Денежный (Currency) – поля такого типа применяются для ввода значений денежных величин.

Ø    Счетчик (AutoNumber) – числовое поле, автоматически заполняемое Access; часто используется в качестве поля первичного ключа, если значения прочих полей таблицы не являются уникальными.

Ø    Логический (Yes / No) – это поле логического типа, данные в котором могут иметь только одно значение из двух возможных: Да (Yes) или Нет (No).

Ø    Поле объекта OLE (OLE Object) – поле для размещения объектов, созданных в других приложениях (например, фотографий).

Ø    Гиперссылка (Hyperlink) – это поле используется для хранения гиперссылок: адресов URL и UNC.

 

 Щелкните на строке поля в столбце Тип данных (Data type), после чего щелкните на раскрывающей кнопке, и вы получите раскрывающийся список для выбора типа данных для этого поля. Выберите тип поля, затем, если назначение поля неочевидно по его имени, введите произвольное описание поля. Нажмите клавишу Enter и передайте на следующую, пустую строку для ввода информации, относящейся к следующему полю. Продолжайте этот процесс, пока не будут заданы все поля.

Выбор первичного ключа

  Для того, чтобы выбрать поле (или поля), используемое в качестве ключевого, щелкните на кнопке области выделения, слева от столбца Имя поля (Field Name), - поле (или поля) будет выделено. Теперь щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Ключевое поле (Primary Key). То же можно сделать, щелкнув на кнопке Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов.

  В режиме конструктора нельзя вводить данные в созданную таблицу. Для ввода щелкните на кнопке Вид (Datasheet View) на панели инструментов и перейдите в режим таблицы. При этом Access вам напомнит, что созданную структуру таблицы надо сохранить. Для сохранения структуры выберите пункт Да (Yes). При выборе пункта Нет (No) вы останетесь в режиме конструктора. Введите имя таблицы в соответствующем диалоговом окне, начиная с префикса тбл. Если при создании структуры таблицы вы забыли (или не захотели) определить первичный ключ, появится предупреждение. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), задайте первичный ключ и сохраните таблицу.