Види планів робочого часу та їх характеристика

Види планів	Характеристика планів
довгостроковий (загальний план)	передбачає досягнення найважливіших життєвих циклів
річний план	фіксує розподіл часу на вирішення конкретних річних цілей
квартальний план	є основою виконання річного плану та інструментом для контролю досягнення і коригування річних цілей
Місячний план	передбачає погодинне планування намічених завдань з можливістю визначення резерву часу
декадний (тижневий) план	представляє собою детальний розпорядок виконання усіх завдань і часу, що планується на їхнє вирішення
денний план	встановлює, які завдання потрібно виконати протягом дня і в який термін. Не може містити більше 10 завдань, у тому числі не більше 3 першочергових.

Методи планування робочого часу.

Для ефективного використання робочого часу керівник повинен володіти методикою його планування. В діловому світі найширшого розповсюдження набули такі методи:

• складання планів дня за допомогою методу «Альпи»;

• планування за допомогою «Щоденника часу».

Метод «Альпи» включає п’ять стадій:

• Складання завдань.

• Оцінка результатів.

• Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

• Прийняття рішень за пріоритетами, скороченнями і передорученнями.

• Контроль-облік не виконаного та якість виконання.

Стадія «складання завдань» включає запис всіх справ, які необхідно виконувати наступного дня: завдання зі списку справ або із тижневого (місячного) плану; справи, не виконані напередодні; справи, що добавилися; терміни, яких потрібно дотримуватись; завдання, що виникають періодично.

При цьому доцільно вживати скорочення, які полегшують процедуру планування і скорочують витрати часу, а саме: В - візити, Д - делегування справ, К - контроль, П - справа у процесі, ПВ - поїздки, відрядження, ПР - письмова робота, ділові листи, диктування, С - секретар, Т - телефонні розмови, Ч - процес читання тощо.

Стадія «Оцінка результатів» передбачає позначку проти кожного завдання отриманих результатів та приблизний час його виконання.

Стадія «Резервування часу про запас» означає, що керівник повинен дотримуватись основного правила планування, згідно якого планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу. Приблизно 40% робочого часу треба залишити як резерв для несподіваних справ та творчої роботи.

Стадія «Прийняття рішень за пріоритетами, скороченнями і передорученнями» своєю задачею має скорочення часу, потрібного для виконання завдання. На цій стадії необхідно: визначити однозначні пріоритети для своїх справ і уточнити у відповідності з ними завдання дня; переперевірити потребу в часі і скоротити всі справи до абсолютно необхідного обсягу; розглянути кожну справу з точки зору можливості її передоручення.

Стадія «Контроль–облік невиконаного та якість виконання» передбачає: співставлення і аналіз отриманих результатів із запланованими; визначення величини відхилень; визначення втрат чи економії часу; здійснення фіксації завдань за ступенем виконання.

Планування робочого часу менеджера передбачає дотримання певної послідовності дій, які відбуваються за наступною схемою:

•  Провести аналіз бюджету часу шляхом визначення:

  • витрат часу на постійні справи;

  • витрат часу на справи, що виконуються з певною періодичністю;

  • витрат часу на непередбачувані справи;

  • витрат часу на творчі справи;

  • витрат часу на відпочинок.

•  Аналіз змісту кожного виду справ та визначення часу, необхідного для їх виконання.

•  Зіставлення витрат часу на виконання справ (особливо планових) з особистим бюджетом часу.

•  Складання поетапного плану-графіку виконання справ залежно від особистого бюджету часу.

•  Складання плану-графіку робочого дня за допомогою «щоденника часу».

Крім методу «Альпи» в самоменеджменті часто використовують планування за допомогою методу «щоденника часу».

Реалізація цього методу здійснюється за допомогою календаря-пам’ятки, особистого щоденника, записної книжки, довідника, абонентної книжки, картотеки ідей та контролю тощо.

При використанні методу «Щоденника часу» варто використовувати скорочення, які були запропоновані на стадії складання завдань методу «Альпи» (В, Д, К, П, ПВ, ПР, С, Т, Ч та інші), а також доцільно використовувати бюрографію, тобто різноманітні скорочення і графічні символи.

Одним із методів підвищення ефективності робочого часу менеджерів виступає забезпечення раціонального використання робочого часу.

Один із експертів з питань раціоналізації праці (А.Маккензі), вивчивши бюджет часу тисячі менеджерів, зробив висновок: із ста менеджерів лише:

• один має досить часу;

• десятьом потрібно на 10% більше часу;

• сорока менеджерам потрібно 25% додаткового часу;

• іншим не вистачає 50% часу.

Таким чином, можна зробити висновок, що успіх кожного керівника залежить від того, наскільки раціонально він використовує свій робочий час.

Раціональне використання робочого часу являється важливою умовою підвищення ефективності діяльності керівника.

Вчитися раціонально використовувати час, планувати його, звільняти для виконання прямих управлінських функцій, підвищення рівня особистої кваліфікації і відпочинку – одна із головних задач менеджера. Для вдосконалення організації праці, спрямованої на економію робочого часу, його раціональне використання необхідно провести аналіз використання робочого часу, що дозволить з'ясувати на що витрачається час протягом робочого дня; за рахунок чого можна забезпечити отримання позитивних результатів із максимальним ефектом та виконувати роботу раціонально і як найшвидше.

Ознаками неефективного використання робочого часу менеджером можуть бути такі, при яких невідомо:

• на що взагалі витрачається час;

• скільки часу вимагає виконання тих або інших справ;

• сильні і слабкі сторони робочого стилю працівника, що використовується;

• які особи або інші фактори стимулюють або обмежують працездатність.

Вирішити питання більш раціонального використання робочого часу можна проаналізувавши свій робочий день і з’ясувавши причини дефіциту часу. Для цього здійснюють аналіз робочого часу.

Аналіз робочого часу включає такі етапи:

• Аналіз використання часу:

• аналіз корисного використання часу;

• аналіз втрат часу.

• Аналіз «поглиначів» часу (хронофагів).

• аналіз неефективних дій;

• аналіз відвідувачів, які забирають час.

Неефективна робота може бути викликана різними чинниками, тому здійснюючи аналіз втрат робочого часу необхідно відповісти на наступні запитання:

• які «перешкоди» були найдорожчими?

• які відвідування були непотрібні?

• які телефонні дзвінки виявились непотрібними?