Техніка самоменеджменту

Функція	Робочі прийоми і методи	Досягнуті результати
1. Визначення мети (цілі)	Визначення мети, ситуаційний аналіз, цільові стратегії і методи досягнення успіхів, формування цілі	Мотивація, усунення слабких сторін, розпізнавання переваг, концентрація зусиль на вузьких місцях, фіксація термінів і найближчих кроків
2. Планування	Річне планування, місячне планування, декадне планування, планування дня, принципи погодинного менеджменту, метод “Альпи”, менеджмент з допомогою щоденника часу	Підготовка до реалізації мети, оптимальний розподіл і використання часу, скорочення термінів виконання
3. Прийняття рішень	Визначення пріоритетів, принцип Парето (співвідношення 80:20), АБВ-аналіз, принцип Ейзенхауера, делегування справ (передоручення)	Організація праці, що веде до успіху, першочергове рішення життєво важливих проблем, упорядкування справ за ступенем їх важливості, уникнення “тиранії” невідкладності, продуктивність трудових витрат
4. Реалізація і організація	Розпорядок дня, графік продуктивності, біоритм, самовиявлення, денний робочий план	Застосування самоменеджменту, концентрація на значних задачах, облік періодичних коливань, визначення індивідуального робочого стилю
5. Контроль	Контролювання процесу роботи (порівняння задуму з результатом), контролювання підсумків (контролювання досягнень поставлених цілей, проміжних результатів), огляд підсумків поточного дня (самоконтроль)	Забезпечення запланованих результатів, позитивний вплив на хід життя
6. Збір та оброблення інформації	Оптимізація обсягу інформації, застосування при опрацюванні ЕММ	Підвищення ефективності управлінських рішень
7. Здійснення комунікацій	Раціональні наради, раціональне ведення розмови, раціональне використання телефону, раціональне ведення кореспонденції, листки-пам’ятки і формуляри	Ефективні комунікації: організація нарад і конференцій, виділення часу для співбесіди, відмежування від можливих перешкод, менше “паперової війни”

Розглянемо зміст функцій самоменеджменту.

Функція самоменеджменту - постановка цілей (визначення мети)

Постановка цілей означає свідоме здійснення своїх дій у відповідності з керівною лінією або орієнтиром.

Знати свої цілі і послідовно до них прагнути означає концентрувати свою енергію на дійсно важливих справах.

Спеціалісти з менеджменту говорять: «Випадкові успіхи хороші, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і бувають частіше».

Процес постановки цілей охоплює три фази:

• Визначення цілі: чого я хочу досягти?

• Ситуаційний аналіз: що я можу зробити, щоб досягти цілі?

• Формулювання цілей: до чого конкретно я повинен прагнути?

Цілі мають наступні характеристики:

• Цілі повинні бути конкретні і вимірювані.

• Виражаючи свої цілі в конкретних формах вимірювання, керівник створює чітку межу відрахунку для подальших рішень і оцінки ходу роботи.

• Цілі повинні бути зорієнтовані в часі.

• Потрібно точно визначити не тільки, що хоче організація здійснити, але і коли повинен бути досягнутий результат.

• Цілі повинні бути такими, щоб їх можна було досягти.

• Цілі повинні підтримувати одна одну, тобто дії і рішення, необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні заважати здійсненню інших.

Аналіз ситуації повинен дати відповідь на питання:

• В якому становищі організація в даний час?

• Якою повинна бути організація в майбутньому?

• Що повинен зробити менеджер, аби організація перейшла з того стану, в якому перебуває тепер, до того стану, який бажає бачити вище керівництво?

Формулювання цілей передбачає фіксацію термінів і результатів досягнення намічених цілей.

Функція самоменеджменту - планування робочого часу.

Планування робочого часу покликане забезпечити раціональне використання робочого часу і означає підготовку для реалізації намічених цілей.

Основними принципами і правилами планування часуявляються:

• Основне співвідношення 60:40. Плануйте лише певну частину свого робочого часу – 60%; 20% залишайте на не передбачений час (резервуйте на поточну і непередбачену роботу); 20% - спонтанний час (управлінська діяльність, творчість).

• Аналіз видів діяльності і витрати часу. Дякуючи даному принципу планування часу Ви маєте постійне уявлення про витрати свого бюджету часу.

• Зведення завдань в одне ціле – розроблення плану дій. Підрахуйте всі намічені у відповідному плановому періоді робочі акції для розробки цільового плану дій та врахування «вільного» часу при складанні плану на наступний період.

• Регулярність, систематичність, послідовність. Працюйте над своїми планами регулярно і систематично, послідовно доводьте до кінця справу, що розпочали.

• Реалістичне планування. Не захоплюйтесь надмірним плануванням і плануйте лише такий обсяг завдань, з яким Ви реально впораєтесь.

• Пристосування. Виявляйте гнучкість, оскільки плани часу складаються не для полегшення Вашого життя, а для досягнення мети.

• Відшкодування втрат часу. Намагайтесь, по можливості, відшкодовувати втрати часу, наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом всього наступного дня надолужувати втрачене напередодні.

• Письмова форма. Складайте свої плани у письмовій формі. У такому випадку нічого не буде втрачено і Ви завжди будете мати повний огляд справ.

• Перенесення невиконаного. Невиконані завдання, котрі Ви не бажаєте викреслити зовсім, перенесіть у план наступного періоду. Таким чином вони не втрачаються, а автоматично враховуються при розробці нових планів.

• Фіксація результатів замість дій. Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан), а не просто будь-які дії.

• Встановлення норм часу. Плануйте точні норми часу, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона дійсно потребує.

• Термін виконання. Визначайте точні терміни виконання для всіх видів діяльності.

• Визначення пріоритетів (ступінь важливості). Точно визначте, в якій справі, яким пріоритетам Ви віддаєте перевагу.

• Позбавляйтесь від тиранії «поспішних справ». Вчіться розрізняти важливе від поспішного і позбавляйтесь від тиранії «поспішних» справ.

• Делегування (передоручення) справ. Із самого початку визначайте в своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

• «Поглиначі» часу і резерви часу. Залишайте певний процент свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз і намагайтесь скоротити кількість і обсяги «перешкод» («поглиначів») Вашого часу.

• Переробка -переперевірка. Постійно переробляйте і переперевіряйте свій план з точки зору того, чи можуть бути ті або інші справи реалізовані повністю.

• Вільний час. Плануйте і використовуйте раціонально весь свій вільний час.

• Часовий блок і спокійний час (закриті години). Резервуйте довготривалі безперервні періоди часу для великих завдань (спокійний час, закриті години) і більш коротші проміжки - для обробки деяких дрібних справ.

• Час для планування і творчості. Резервуйте певну частину свого часу для виконання планової підготовки та творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації.

• Дріб’язкова робота. Плануйте виконання дріб’язкових функцій.

• Непродуктивна діяльність. Слідкуйте за тим, щоб на непродуктивну діяльність у Вас витрачалось найменше часу, обмежуйтесь тільки дійсно необхідним.

• Альтернативи. Намагайтесь при плануванні думати альтернативно за принципом: «Завжди є інший, кращий шлях».

• Різноманітність. Турбуйтесь про те, щоб Ваша діяльність була різноманітною, чергуйте виконання довготермінових і короткотермінових проектів, роботу самостійно і у співробітництві.

• Узгодження плану часу. Намагайтесь, щоб Ваші робочі будні були наповнені здійсненням планів. Для цього узгоджуйте їх із планами інших людей (секретаря, керівника, підлеглого, колег).

При плануванні робочого часу необхідно орієнтуватися на цілі, які відповідають певним термінам реалізації.

Таким чином, планування власного робочого часу передбачає поступовий рух вперед, розподіл загального завдання на частини.

Існує кілька видів планів робочого часу, характеристики яких представлені у вигляді таблиці 16.2.

Таблиця 16.2