Тема 10. Архівні підрозділи органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ та організацій

1. Архівні підрозділи органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ та організацій: загальні положення, повноваження та функції

2. Специфіка роботи названих архівних підрозділів

3. Архівні підрозділи органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств як основна ланка системи архівних установ України, що забезпечує формування НАФ

Готуючись до семінарського заняття за цією темою варто наголосити на тому, що органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють у своїй структурі архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Терміни тимчасового зберігання архівних документів в архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій визначаються Держкомархівом України з урахуванням їхнього правового статусу та особливостей діяльності.

Варто зазначити, що специфіка роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств полягає в обов’язковому передаванні після закінчення термінів тимчасового зберігання своїх документів, що їх було внесено до складу НАФ, на постійне зберігання відповідно до центральних державних архівів України, галузевих державних архівів, місцевих державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

У разі ліквідації або реорганізації органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій документи, що нагромадилися за час їхньої діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників - відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам.

Окремо слід підкреслити, що саме архівні підрозділи органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств на сучасному етапі розвитку архівної справи є найважливішими і стабільними джерелами повноцінного та якісного формування НАФ.

Тема 11. Архівні підрозділи об’єднань громадян,

релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності

1. Архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності: загальні положення, повноваження та функції

2. Специфіка роботи названих архівних підрозділів

3. Архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, як одна з самих проблемних ланок сучасної системи архівних установ України

Готуючись до семінару за цією темою, важливо зазначити, що до сучасної системи архівних установ належать також архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності.

Слід підкреслити, що об'єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, та передавати документи НАФ на зберігання до державних або інших архівних установ на договірних засадах.

Специфіка роботи архівних підрозділів об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності полягає у подвійності правової норми щодо їхніх документів. З одного боку вони мають право здійснювати тимчасове зберігання своїх документів з наступним передаванням їх до державної або іншої архівної установи на засадах угоди, залишаючи право власності на ці документи за собою та обмежуючи доступ до них, тоді як з іншого боку мають також залишати свої документи в своєму архівному підрозділі на постійне зберігання, самостійно виконуючи функції державної архівної установи.

У цьому разі вищезгадані архівні підрозділи мають забезпечити збереженість документів НАФ, що нагромадилися за час їхньої діяльності та провести експертизу цінності цих документів за архівними правилами.

Крім того, протягом року з дня реєстрації об’єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, заснованих на колективній та приватній формах власності, мають обов’язково погодити свої номенклатури справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Мінімальні терміни зберігання та умови доступу до архівних документів об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, визначаються, як правило, за рекомендаціями Держкомархіву України.

Слід наголосити, що у разі ліквідації об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній або приватній формах власності, ліквідаційні комісії мають забезпечити збереженість їхніх архівних документів та за погодженням із Держкомархівом України або уповноваженою ним державною архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Саме те, що за чинним законодавством об’єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, заснованих на колективній або приватній формах власності, мають право обмежувати доступ до своїх документів та залишати їх у своїх архівних підрозділах на постійне зберігання, й обумовлює проблематичність цієї ланки архівної системи України. Наслідком подібної ситуації є втрата державними архівними установами контролю за наявністю архівних документів цих юридичних осіб та відсутність доступу до інформації, що міститься в їхніх документах.