Тема 7. Трудові архіви як спеціалізовані установи для роботи з архівними документами, що не належать державі та територіальним громадам

1. Трудові архіви: загальні положення, мета створення, підпорядкованість, завдання, повноваження та функції

2. Специфіка та основні напрями роботи трудових архівів

3. Роль трудових архівів у виконанні соціально-правових звернень громадян України

При підготовці до семінару за цією темою слід окремо зазначити, що Трудові архіви утворюються органами місцевого самоврядування з метою централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних та фізичних осіб і не належать до НАФ.

Розглядаючи питання щодо організаційно-правового статусу Трудових архівів, як виразної новації у системі архівних установ України, варто звернути увагу на те, що він визначається органом влади, до структурі якого вони належать, а також залежно від покладених завдань та обсягів роботи.

Треба чітко собі уявляти, що з питань організації й методики ведення архівної справи Трудові архіви керується наказами та методичними рекомендаціями Держкомархіву, держархівів областей, відповідних архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.

Специфіка та основні напрями роботи Трудових архівів характеризуються переліком їхніх основних завдань, головними серед яких є:

• виявлення та внесення до джерел свого комплектування підприємств, установ і організацій, що розташовані на відповідній території, за погодженням з відповідним архівним відділом райдержадміністрації або міської ради;

• зберігання документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих та таких, що діяли на цій території;

• приймання від підприємств, установ і організацій архівних документів з особового складу, фінансово-господарської діяльності та інших документів, термін зберігання яких ще не вичерпано;

• науково-технічне опрацювання документів, створення довідкового апарату до них;

• облік документів, що надходять на зберігання;

• організація користування документами, видавання юридичним та фізичним особам архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні;

• проведення експертизи цінності документів, подання на затвердження експертній комісії архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад описів справ документів тимчасового зберігання, з особового складу, актів про вилучення до знищення документів, терміни зберігання яких вичерпано.

Доцільно звернути увагу також на те, що для виконання вищезазначених завдань Трудові архіви мають право:

• одержувати від підприємств, установ та організацій або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) архівні документи за номенклатурою справ з оплатою ними вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у Трудових архівах на підставі угод;

• надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям або ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудових архівів;

Крім того, варто зазначити, що Трудові архіви також:

• визначають рівень доступу представників підприємств, установ та організацій, інших користувачів до документів, що знаходяться в них на зберіганні;

• здійснюють прийом громадян та розглядають звернення, що належать до їхньої компетенції.

Важливим є й те, що Трудові архіви, за умов наявності в них статусу юридичною особи, мають власну печатку із своїм найменуванням. Тоді як у протилежному випадку вони повинні використовувати гербову печатку органу місцевого самоврядування, до структурі якого вони належать.