Тема 6. Архівні відділи райдержадміністрацій та міських рад у системі установ Держкомархіву України

1. Місцеві державні архівні установи низової ланки України: загальні положення, мета створення

2. Архівні відділи райдержадміністрацій: специфіка роботи, підпорядкованість, завдання, повноваження та функції

3. Архівні відділи міських рад: специфіка роботи, підпорядкованість, завдання, повноваження та функції

Готуючись до семінару за цією темою слід мати на увазі, що окрему групу установ низової ланки системи Держкомархіву складають архівні відділи райдержадміністрацій, які здійснюють управління архівною справою і діловодством на теренах району та тимчасове або постійне зберігання документів НАФ, що мають районне значення.

Варто зазначити, що ці архівні відділи є структурними підрозділами відповідних райдержадміністрацій, утворюються за розпорядженням їхніх голів, мають потрійну підпорядкованість, тобто вони є підзвітні та підконтрольні голові держадміністрації, що їх утворила, державному архіву області, на теренах якої вони перебувають, крім того з питань фахової діяльності вони підпорядковуються безпосередньо Держкомархіву.

Основними завданнями архівних відділів райдержадміністрацій є:

• реалізація державної політики та здійснення управління архівною справою і діловодством на теренах району;

• внесення до НАФ архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їхнього обліку, зберігання архівних документів та використання відомостей, що в них містяться;

• здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій відповідного району.

Слід зазначити, що між іншим архівні відділи райдержадміністрацій відповідно до покладених на них завдань:

• планують розвиток архівної справи в районі;

• забезпечують зберігання, здійснюють облік документів НАФ та документів особового походження, облікових документів та довідкового апарату до них;

• організовують роботу з внесення профільних документів до НАФ або вилучення документів з нього;

• перевіряють роботу архівних підрозділів та служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій відповідного району;

• передають держархіву області документи НАФ та довідковий апарат до них на постійне зберігання;

• видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб.

Враховуючи вищезазначене, архівні відділи райдержадміністрацій мають право:

• одержувати інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на них завдань;

• вимагати від власника документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, подання цих документів для проведення експертизи їхньої цінності;

• звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів НАФ, який не забезпечує їхню належну збереженість, права власності на ці документи;

• порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів НАФ або не виконують вимоги щодо державної реєстрації цих документів.

Важливо підкреслити, що працівники архівних відділів райдержадміністрацій мають право відвідувати архівні підрозділи та служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій, а також право доступу до їх документів.

Проте, характеризуючи архівні відділи міських рад, доцільно звернути увагу на те, що їм делегуються повноваження архівних відділів райдержадміністрацій щодо зберігання документів НАФ на відповідній території.

На відміну від архівних відділів райдержадміністрацій архівні відділи міських рад не є державними архівними установами. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» вони є структурнім підрозділом міської ради, утворюються міською радою за поданням міського голови та утримуються за рахунок міського бюджету. Архівні відділи міських рад підзвітні та підконтрольні раді, яка їх утворила, а з питань здійснення делегованих повноважень архівних відділів райдержадміністрацій у галузі архівної справи та діловодства також підконтрольні відповідному держархіву області та ДержкомархівуУкраїни.

Враховуючи вищезазначене, основними завданнями архівних відділів міських рад є:

• реалізація державної політики в межах делегованих повноважень та здійснення управління архівною справою і діловодством на теренах міста;

• поповнення НАФ документами, що мають місцеве значення, їхня державна реєстрація, облік, зберігання та використання інформації, що міститься в них.

Варто наголосити на тому, що у межах делегованих ним повноважень архівні відділи міських рад реалізують ті ж самі напрями діяльності, що й архівні відділи райдержадміністрацій відповідно до покладених на них завдань.

Водночас треба зазначити, що якщо архівні відділи райдержадміністрацій мають обов’язково після завершення терміну, визначеного архівною установою вищого рівня, передавати документи НАФ та довідковий апарат на постійне зберігання, то архівні відділи міських рад мають право робити це за угодою.

Крім того, слід підкреслити, що архівні відділи міських рад на відміну від архівних відділів райдержадміністрацій мають навіть право обмежувати доступ до своїх документів.