Тема 5. Місцеві державні архівні установи у системі архівних установ України

1. Місцеві державні архівні установи: загальні положення, підпорядкованість, мета створення, завдання, повноваження та функції

2. Провідна роль державних архівів областей серед місцевих державних архівних установ України

3. Державні архіви міст Києва та Севастополя

Вивчаючи тему, доцільно усвідомити, що до системи Держкомархіву належать також місцеві державні архівні установи, серед яких головними є Державний архів в Автономній республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя.

Треба мати на увазі, що Державний архів в Автономній Республіці Крим підпорядковується Раді міністрів Автономної Республіки Крим та у своїй діяльності підзвітний та підконтрольний Держкомархіву України.

Варто зазначити, що місцеві державні архівні установи створюються для зберігання документів НАФ, які мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.

До місцевих державних архівних установ належать:

• державні архіви областей;

• державні архіви міст Києва і Севастополя;

• архівні відділи районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій;

• архівні відділи районних державних адміністрацій.

Слід підкреслити, що місцеві державні архівні установи є структурними підрозділами місцевих державних адміністрацій, але з основної діяльності у сфері архівної справи і діловодства підзвітні та підконтрольні Держкомархіву України.

Основними завданнями місцевих державних архівних установ є:

• реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на теренах області (міста), координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

• внесення до НАФ архівних документів, що мають місцеве значення, проведення їхньої державної реєстрації, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

• здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про НАФ та архівні установи.

Враховуючи вищезазначене, місцеві державні архіви відповідно до покладених на них завдань:

1. забезпечують постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

а) документів НАФ, переданих до державного архіву органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян;

б) документів особового походження;

в) облікових документів та архівних довідників, а також друкованих видань, що належать до довідково-інформаційного фонду архіву;

2. створюють страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів;

3 організовують роботу з віднесення профільних документів до НАФ або вилучення документів з нього;

4. організовують роботу щодо віднесення документів НАФ до унікальних та внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;

5. визначають свої джерела комплектування документами НАФ;

6. перевіряють роботу архівних підрозділів та служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що перебувають у зоні їхнього комплектування;

7. створюють та вдосконалюють довідковий апарат до архівних документів;

8. надають користувачам архівні документи та довідковий апарат до них;

9. забезпечують видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб.

При цьому треба враховувати й те, що місцеві державні архіви мають право:

• одержувати інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на них завдань;

• вимагати від власника документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, подання цих документів для проведення експертизи їхньої цінності;

• звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів НАФ, який не забезпечує належну їхню збереженість, права власності на ці документи;

• порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів НАФ або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів;

• порушувати питання про притягнення до відповідальності користувачів документами НАФ та інших осіб, винних у порушенні законодавства про НАФ та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів.

Важливо підкреслити, що співробітники місцевих державних архівів мають право контролювати роботу архівних підрозділів та служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, а також право доступу до їх документів.