7. Виправлення помилок в облікових регістрах

В процесі облікової реєстрації господарських операцій можуть виникнути помилки. Тому необхідно до складання звітності перевірити правильність облікових записів і виправити їх. Помилки виявляють рідними способами залежно від їх характеру і форми ведення бухгалтерського обліку. При журнально-ордерній формі записи в облікових регістрах звіряють з даними первинних документів, шляхом взаємної звірки підсумків окремих журналів - ордерів і допоміжних відомостей. При проведення таких перевірок бухгалтер робить відповідні відмітки і ставить свій підпис. Одним із способів виявлення помилок є суцільна перевірка пунктуванням записів . Суть його полягає в тому, що всі записи в обліковому регістрі, в якому виявлені розбіжності, послідовно звіряють з документами. Перевірену суму позначають крапкою (пунктують).

В бухгалтерському обліку можуть бути помилки внаслідок неправильно складеної проводки. Такі помилки можуть бути виявлені при перегляді кореспондуючих рахунків або при складанні звітності.

Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і часу виявлення. Діючим Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлення помилок такими способами:

• коректурним;

• “червоним сторно”;

• доповнюючих проводок.

Коректурний спосіб виправлення помилок полягає в тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму. Виправлення помилки повинно бути застережено надписом “Виправлено” і підтверджено підписом: у документі – особи, що підписала документ, а в обліковому регістрі – особи, що зробила виправлення, з зазначенням дати. Цей спосіб використовується для виправлення помилок в арифметичних підрахунках, якщо вона швидко виявлена і не позначилася на підсумках облікових записів.

Спосіб “червоне сторно” полягає в тому, що неправильний бухгалтерських запис роблять повторно в тій самій кореспонденції рахунків, що й помилковий запис, але червоним кольором, що означає від'ємні числа. При підбитті підсумків суми, записані червоним кольором, віднімаються. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми.

Виправлення помилок способом “червоне сторно” оформлюють спеціальною бухгалтерською довідкою.

Наприклад.

За документом списано будівельні матеріали на суму 5800 грн., яке помилкове помилково віднесено на витрати виробництва, а треба на капітальне будівництво. В бухгалтерському обліку використані будівельні матеріали відображені проводкою:

Д- т К-т

Рахунок “Виробництво” рахунок “Будівельні матеріали” 5800 грн.

Для виправлення помилкового запису в цій же сумі і кореспонденції рахунків роблять запис червоним кольором:

Д- т К-т

Р ахунок “Виробництво” рахунок “Будівельні матеріали” 5800 грн.

Після цього роблять правильний запис (звичайним чорнилом):

Д- т К-т

Рахунок “Капітальне рахунок “Будівельні матеріали” 5800 грн.

будівництво”

Спосіб “червоне сторно” застосовують і в тому випадку, якщо запис на рахунках зроблено в правильній кореспонденції рахунків, але в перебільшеній сумі. Тоді на суму різниці між помилково записаною і правильною сумою роблять часткове сторно.

Наприклад.

За документом списано паливо на роботу вантажного автотранспорту в сумі 2100 грн., але сума перебільшена на 100 грн., тоді на різницю роблять сторнувальний запис:

Д - т К-т

Р ахунок “Виробництво” рахунок “Паливо” 100 грн.

Спосіб доповнюючих проводок застосовують у тих випадках, коли в облікових записах кореспонденцію рахунків вказано правильно, але операцію записано в меншій сумі, ніж потрібно. Тоді складають доповнюючу бухгалтерську проводку в тій самій кореспонденції рахунків, що й початковий запис, але на різницю між правильною і зменшеною сумою операції.

Наприклад.

Якщо у попередньому прикладі бухгалтерська проводка була складена правильно, але в меншій сумі на 100 грн., то на цю суму роблять доповнюючий запис:

Д- т К-т

Рахунок “Виробництво” рахунок “Паливо” 100 грн.

Виправлення помилок, допущених при складання фінансових звітів у попередніх періодах, здійснюється у відповідності до П(С)БО 6 “Виправлення помилок та інші зміни у фінансових звітах”.