9Работа со списками
Списком в Excel называют однотабличную базу данных. В этом списке столбцы называются полями, а строки – записями. В Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.
Список должен удовлетворять следующим условиям:
на рабочем листе должен находиться только список и не должно быть других данных;
первая строка списка должна содержать неповторяющиеся имена полей (названия столбцов), которые могут состоять из нескольких слов;
количество полей в каждой записи – одинаково;
перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку;
данные одного поля должны принадлежать к одному типу, то есть только цифры или только текст.
Данные, представленные в виде списка можно сортировать, осуществлять выборку по условию, анализировать и представлять результаты в нужном виде.
Средствами электронной таблицы можно успешно решать относительно небольшие и несложные задачи по обработке списков.
9.1Создание списка
Для создания списка необходимо сформировать структуру таблицы для чего в одну строку таблицы вводят названия полей. Во второй строке должна располагаться первая запись списка. Оставлять пустую строку между строкой с названиями полей и данными не нужно. Название каждого поля – уникально и не должно превышать 255 символов, но в то же время, в названии поля должен отражаться смысл его содержимого. Поэтому, лучше выбирать короткие, лаконичные названия.
Второй шаг в создании списка – ввод данных в каждую ячейку записи, начиная со строки, находящейся непосредственно под заголовком таблицы.
На рисунке 37 приведен пример списка “Расходы предприятия АО “Орь”.
Рисунок 37 – Пример списка
Записи списка (базы данных) добавляются и редактируются путем ввода данных непосредственно в ячейки, а удаляются из списка (базы данных) путем их выделения и выполнения команды Правка → Удалить.
9.2Формы
Форма (маска ввода) позволяет просматривать и редактировать по одной записи списка в специальном диалоговом окне.
Алгоритм заполнения списка с помощью формы:
Сформировать первую строку таблицы (шапку) для чего в каждой ячейке этой строки нужно ввести название соответствующего поля записи.
Щелкнуть на любой из ячеек заглавной строки и выбрать команду Данные → Форма.
В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует количеству столбцов таблицы, ввести данные в каждое поле. Ширина полей соответствует самому широкому столбцу заголовка. Для перехода между полями можно пользоваться мышью, или клавишами Tab – шаг вперед и Shift + Tab – шаг назад.
После нажатия кнопки Добавить, запись из формы будет помещена в список и можно приступать к вводу следующей записи. Для завершения ввода данных нужно нажать копку Закрыть.
Чтобы просмотреть данные на экране с помощью формы, необходимо поместить рамку выделения в любую ячейку списка и выполнить команду Данные → Форма. На экране появится форма, показанная на рисунке 38.
Рисунок 38 – Вид окна “Список”
9.2.1Поиск записей по критерию
Для того чтобы выполнить автоматический поиск записи, удовлетворяющие некоторому условию нужно:
Щелкнуть мышью любую ячейку списка и выбрать команду Данные → Форма.
Нажать кнопку Критерии, что переключит форму из режима “Правка” в режим “Критерии”. В поля этой формы нужно вводить логические выражения.
Ввести критерии поиска только в те поля, по которым требуется выполнить поиск.
После нажатия кнопки Далее, в полях будут выведены данные из первой записи, удовлетворяющей заданным критериям. Повторное нажатие кнопки Далее, выведет следующую запись удовлетворяющую заданным критериям.