Поля злиття

Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких зміню­ватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані Диві­денди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

«Індекс», м. «Місто»

«Вулиця»

«Ім'я» «Прізвище»

{стандартне поле Date}

Вельмишановн «Закінчення» п. «Ім'я» «Прізвище»!

Дирекція банку «Сіті-Банк» з приємністю повідомляє Вас, п. «Ім'я» «Прізвище», що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять «Сума» грн.

З повагою, {стандартне поле Author} комерційний директор.

Коди полів даних — це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо.

Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціальною командою Вставити ПОЛЯ ЗЛИТТЯ, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну, як у зразку листа, вводити не можна. Цей процес автоматизований.

Тепер розглянемо (створимо) джерело даних — файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск): Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий

Медичі Марго 79017 Львів Воровського,9/9 1570 а

Під час виконання роботи ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії MS Word назви полів треба вводити англійською мовою.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таб­лицю). Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.

Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потрібно клацати по кнопці-лічильнику або клацнути по кнопці Злиття в новий документ — всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.

Створення однотипних документів для розсилання. У MS Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття.

У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд Сервіс => Листи і розсилки => Злиття... потрібно виконати шість кроків.

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки – виконати команду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список. У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування... і, користуючись іншими кнопками, додати, вилучити чи перейме­нувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список. Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни, якщо потрібно, ОК . Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну части­ну тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди Інші елементи. Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист => Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата => Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.

Конверти та наклейки створюють подібним способом.

Панель інструментів Злиття. Кнопки ниж­нього ряду на панелі Злиття означають таке: відо­бражати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-feropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інстру-іментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (див. рис. 34).

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних ду­жок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні команди Параметри ПОЛЯ деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут к) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.

Поля форми. Панель інструментів Форма. Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх варто розташовувати на бланку в таблицях.

Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно клацнути на кнопці із зображенням замка-колодки. Тепер можна заповнювати електронний бланк поточними даними.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змі­нити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внести зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.

Створення шаблону бланка. Розглянемо приклад створення форми-рахунку для одного найменування товару, назва якого береться із поля-списку.

РАХУНОК № [ВТП]

Дата виписування: {поле Date}

ТзОВ "Деол"

p.p. № 260041848 в АКБ «Львів»

МФО 325268 ЗКПО 22340203

Рахунок дійсний протягом [ВТП] днів Платник [ВТП]

(наступні два рядки обов'язково помістіть у таблицю)

№	Назватовару	Одиниці	Кількість	Ціна	Сума
1	[поле-список]	шт.	[ВТП к]	[ВТП с]	{поле-формула =к*с}

Всього до оплати: [ВТП] грн [ВТП] коп.

Директор Бойчук К. Г.

Гол.бухгалтер Ступка Б. С

Тут символи [ВТП] набирати не треба. Це вказівка для ко­ристувача вставити текстове поле за допомогою кнопки аб! панелі Форми. Текстові поля Кількість і Ціна назвемо заклад­ками к і с, що дасть змогу створити поле-формулу =к*с для обчислення суми, яку потрібно заплатити за товар.

Поняття про макроси. Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. За допомогою макросу можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна форматувати вибраний текст тощо.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.

Макросу призначають комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макросу.

Іноді для деяких документів, наприклад на фірменних бланках, або документах суворої звітності (довіреності, сертифікати) необхідно друкувати не весь текст на сторінці а тільки окремі фрагменти в заданих місцях.

Коли користувач повинен вводити дані тільки в місцх які відведені для нього і ніде в іншому місці

Коли текст заготовленого шаблону повинен бути захищеним

В таких випадках зручно використовувати Поля форм

Ці поля {FORMCHECKBOX} флажок {FORMDROPDOWN} поле зі списком {FORMTEXT} текстове поле відповідно вставляють в текст або форму. Користувачу не дозволяється самостійно вставляти або змінювати ці поля.

Для їх вставлення слід використати кнопки Флажок, Поле зі списком і Текстове поле на панелі інструментів Форми. Для зміни цих полів слід використати кнопку Параметри поля форми на панелі інструментів Форми, або контекстне меню, або подвійний клік.

Щоб побачити коди полів – Shift+F9

Щоб працювали поля Флажок і Поле зі списком необхідно встановити захист форми.

При встановленому захисті основний текст документа змінити неможливо, перехід подокументу відбуваєтьсяя тільки між полями за допомогою стрілочних клавіш і табуляції.

Коли використовують документи суворої звітності, буває необхідно в одному екземплярі (другому) надрукувати весь текст, а в бланк (перший екземпляр) вдруковують тільки значення полів

Друкування тільки поля форми Сервіс ПараметрыПечать встановити опцію Печатать только данные для форм.

Тоді поле форми –Текстове поле або Поле со списком буде надруковано в потрібному місці на потрібній сторінці.