II. Создание форм

Формы позволяют просматривать данные, хранящиеся в таблицах, добавлять новые записи, изменять данные и удалять записи из таблиц.

1. Создайте форму для работы с таблицей ОТДЕЛЫ в режиме Автоформа. Этот режим представляет собой наиболее простой способ построения форм и создает формы, которые включают все поля таблицы, при этом стиль оформления заранее определен.

Для создания формы в режиме Автоформа выполните следующее:

- в разделе Объекты выберите объект Формы, нажмите кнопку Создать;

- в открывшемся диалоговом окне Новая форма выберите способ создания формы – Автоформа: в столбец, в строке Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос с помощью стрелки прокрутки выберите из списка таблицу ОТДЕЛЫ, щелкните ОК. На экран выведется форма, заполненная данными.

- сохраните созданную форму, присвоив ей имя.

С помощью созданной формы измените название какого-либо отдела, например, ЮКС замените на Отдел кадров.

Скопируйте содержимое экрана с помощью клавиши PrtScr и вставьте рисунок в отчет по курсовой работе.

2. С помощью Мастера форм создайте форму для работы одновременно с двумя таблицами: ФИО и КОНТАКТЫ. Эта форма должна служить для ввода полной информации о вновь принятых сотрудниках или удаления записей об уволенных сотрудниках.

Режим Мастер форм позволяет в ходе диалога выбирать нужную таблицу, поля, внешний вид и стиль формы.

Для создания формы в режиме Мастер форм выполните следующее:

- в разделе Объекты выберите объект Формы, нажмите кнопку Создать;

- в окне Новая форма в качестве способа создания формы выберите Мастер форм; источник данных можно не указывать;

- в открывшемся диалоговом окне Создание форм в строке Таблицы и запросы выберите из раскрывающегося списка имя таблицы ФИО, затем из области Доступные поля перенесите необходимые Вам поля в область Выбранные поля с помощью кнопок, расположенных между указанными областями (Рис. 6).

Рис.6. Окно Мастера форм - служит для выбора полей, которые необходимо включить в форму.

В строке Таблицы и запросы имя таблицы ФИО замените на имя таблицы КОНТАКТЫ, и выберите поля для включения в форму. Перейдите к следующему шагу создания формы, щелкнув по кнопке Далее;

- выберите внешний вид формы из перечисленных в правой части открывшегося окна; перейдите к следующему шагу по кнопке Далее;

- задайте имя «Сотрудники», под которым созданная форма будет сохранена; установите флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных, нажмите кнопку Готово.

Введите информацию о вновь принятом сотруднике. Скопируйте содержимое экрана с помощью клавиши PrtScr и вставьте рисунок в отчет по курсовой работе.

Откройте таблицы ФИО и КОНТАКТЫ и убедитесь, что введенная с помощью формы информация появилась в таблицах. Скопируйте фрагменты таблиц и вставьте их в отчет по курсовой работе.

III. Создание запроса на выборку информации из базы данных

В соответствии с заданием, созданная система должна выдавать справку о всех контактных данных сотрудников: (отдел, фамилия, рабочий телефон, домашний адрес, домашний телефон)

С помощью Конструктора создайте запрос на выборку данных из трех таблиц – ФИО, ОТДЕЛЫ и КОНТАКТЫ. Выборка, полученная по запросу, должна содержать следующие поля:

Отдел

Фамилия

Рабочий телефон

Домашний адрес Домашний телефон

Для создания запроса выполните следующие действия:

- в разделе Объекты выберите объект Запросы, нажмите кнопку Создать,

в открывшемся диалоговом окне Новый запрос выберите способ создания запроса – Конструктор, нажмите ОК;

- в диалоговом окне Конструктора добавьте в запрос таблицы ФИО, ОТДЕЛЫ и КОНТАКТЫ путем их выделения в окне Добавление таблиц и нажатия кнопки Добавить;

- в таблице ФИО выделите поле «Отдел», и двойным щелчком левой кнопки мыши отправьте его в бланк запроса. Аналогичным образом поместите в бланк запроса поле «Фамилия». Из таблицы ОТДЕЛЫ поместите в бланк запроса поле «Рабочий телефон», а из таблицы КОНТАКТЫ - поля «Домашний адрес» и «Домашний телефон»;

- в бланке запроса щелкните левой кнопкой мыши в строке Сортировка столбца Отдел. Нажмите кнопку со стрелкой и выберите способ сортировки По возрастанию (Рис. 6).

Рис.6. Окно построения запроса на выборку данных из взаимосвязанных таблиц в режиме Конструктора.

Чтобы посмотреть результат выполнения запроса, выберите команду Запуск на панели инструментов. Скопируйте результат и вставьте в отчет по курсовой работе. Сохраните сформированный запрос под именем «Контакты сотрудников».