Приложение № 3 Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма №ко‑1)***

В рассматриваемом примере все действия со стороны подотчетного лица произведены исключительно правильно. Однако на практике так бывает далеко не всегда.

Предположим, что при расходовании денежных средств на приобретение горюче‑смазочных материалов, Федоров А.А. к моменту составления авансового отчета утратил один из кассовых чеков, например, кассовый чек от 01 марта 2010 г. № 58356 на 20 литров бензина на сумму 500 рублей.

Принимая во внимание, что Федоровым А.А. не были предоставлены надлежащие оправдательные документы, его авансовый отчет будет утвержден только на сумму фактически представленных им кассовых чеков, то есть на сумму 4 375 рублей. В этом случае он должен будет вернуть в кассу предприятия неиспользованную подотчетную сумму в размере 625 рублей.

Напомним, что согласно п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», окончательный расчет по суммам, выданным под отчет, сотрудник обязан произвести не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, то есть в те же сроки, что и предоставление авансового отчета. Только в случае своевременного погашения задолженности по ранее выданной подотчетной сумме Федорову А.А. может быть выдан очередной аванс на приобретение горюче‑смазочных материалов.

В том случае, если сотрудник своевременно не погасил имеющуюся задолженность, трудовое законодательство предоставляет право работодателю производить удержания из заработной платы работника, однако, исключительно в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ) и иными федеральными законами.

ТК РФ предусмотрена возможность удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю, в ряду прочего – погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса.

Итак, необходимость производить удержание подотчетный сумм из заработной платы работника может возникнуть в том случае, когда работником не был своевременно представлен авансовый отчет и не возвращен выданный аванс на приобретение материальных ценностей.

В такой ситуации, как было отмечено ранее, работодатель вправе удержать авансированную подотчетную сумму из заработной платы работника.

По общему правилу, для осуществления удержания ранее выданной подотчетной суммы из заработной платы работника необходимо соблюсти два основных условия:

• приказ об удержании подотчетной суммы из заработной платы работника должен быть составлен не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;

• необходимо письменное согласие работника на удержание невозвращенной подотчетной суммы из его заработной платы.

В том случае, если и когда указанные условия соблюдены, выписывается приходный кассовый ордер на сумму/часть суммы невозвращенного аванса, по которому и взыскивается (удерживается) подотчетная сумма.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.

В тех случаях, когда подотчетная сумма не была вовремя возвращена в кассу предприятия, на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:

В Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей»

с Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Если невозвращенная вовремя подотчетная сумма удерживается из заработной платы сотрудника, делается бухгалтерская запись следующего содержания:

В Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

с Кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».

Если удержание невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы сотрудника не представляется возможным, то бухгалтерская проводка будет следующей:

В Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

с Кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».

Таким образом, при приобретении горюче‑смазочных материалов за наличный расчет, необходимо руководствоваться следующим:

• соблюдать лимит расчетов наличными деньгами, установленный указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

• осуществлять выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия при неукоснительном соблюдении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40;

• требовать от подотчетных лиц своевременного составления авансовых отчетов по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО‑1 «Авансовый отчет».