Приложение № 2 Авансовый отчет (Унифицированная форма №ао‑1) ***

Порядок составления авансовых отчетов требует приложения к нему оправдательных документов, подтверждающих расходование денежных средств подотчетным лицом. При приобретении горюче‑смазочных материалов за наличный расчет такими оправдательными документами будут являться чеки контрольно‑кассовой техники АЗС.

Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, отпечатанный контрольно‑кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно‑аппаратными средствами контрольно‑кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Кассовый чек содержит следующие реквизиты:

• наименование организации, выдавшей чек;

• ИНН;

• номер кассового аппарата;

• номер чека;

• дата выдачи чека;

• стоимость горюче‑смазочных материалов (с учетом НДС, если данная организация не применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход);

• марка горюче‑смазочных материалов;

• количество отпущенных горюче‑смазочных материалов в натуральном измерении;

• цена за единицу.

Наличие чека контрольно‑кассовой техники обязательно не только как приложение к авансовому отчету, без которого данный авансовый отчет не может быть утвержден. Дело в том, что без кассового чека, в котором присутствуют все названные нами реквизиты, невозможно отнести расходы на приобретение горюче‑смазочных материалов на расходы, применяемые для целей налогообложения.

Как видно, к авансовому отчету Федорова А.А. приложены кассовые чеки:

• от 01 марта 2010 г. № 58356 на 20 литров на сумму 500 рублей;

• от 08 марта 2010 г. № 44178 на 50 литров на сумму 1250 рублей;

• от 15 марта 2010 г. № 78144 на 30 литров на сумму 750 рублей;

• от 22 марта 2010 г. № 96002 на 50 литров на сумму 1 250 рублей;

• от 29 марта 2010 г. № 37771 на 45 литров на сумму 1 250 рублей.

Стоимость горюче‑смазочных материалов указана в чеках без НДС.

После утверждения авансового отчета от 01 апреля 2010 г. № 34 на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:

В дебет счета 10/3 «Топливо»

С Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 4 875 рублей 00 коп.

После утверждения авансового отчета за подотчетным лицом числится остаток неизрасходованных денежных средств в сумме 125 рублей. Указанную сумму водитель Федоров А.А. обязан внести в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Приходный кассовый ордер (форма № КО‑1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО‑3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;

• по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Приходный кассовый ордер при внесении Федоровым А.А. остатка неизрасходованной денежной суммы, выданной ему под отчет, будет выглядеть следующим образом: