Приложение № 1. Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма №с ко‑2) ***

Как видно из приведенного примера заполнения расходного кассового ордера были выполнены требования п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», согласно которому при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа. Наряду с паспортом при получении денежных средств из кассы предприятия могут мыть предъявлены и иные документы, удостоверяющие личность. В частности, в названном нами выше нормативном акте прямо указано, что на предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. В том случае, если на ООО «Вымпел» в примере имеются такие удостоверения, Федоров А.А. мог его предъявить при получении их кассы предприятия подотчетной суммы. В этом случае запись в соответствующем разделе расходного кассового ордера была бы, например, такой:

По удостоверению № 256, выданному 02 февраля 2010 года ООО «Вымпел»

Кроме того, получатель денежных средств дает расписку (на бланке расходного кассового ордера) в получении денежных средств. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей (прописью), копеек (цифрами).

Рассмотрим другой пример, на котором будут наглядно видны возможные особенности выдачи подотчетных сумм на приобретение горюче‑смазочных материалов нескольким лицам.

Предположим, что на предприятии ООО «Салют», занимающимся автотранспортными перевозками по городу и пригородам, имеется 15 автомобилей. Горюче‑смазочные материалы приобретаются на данном предприятии за наличный расчет, так такой способ их приобретения оказался наиболее удобным с учетом специфики перевозок.

В этом случае в приказе руководителя ООО «Салют» на выдачу подотчетных сумм будут перечислены все водители автомобилей, размеры подотчетных сумм для каждого из них, а также периодичность выдачи из кассы предприятия подотчетных сумм (допустим, еженедельно).

В примере еженедельную выдачу водителям подотчетных сумм целесообразно производить посредством составления ведомости, то есть документа, заменяющего расходный кассовый ордер. В том случае, если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. При получении денег по платежной (расчетно‑платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Среди водителей ООО «Салют» в последнем примере не все водители, получающие подотчетные суммы на приобретение горюче‑смазочных материалов, могут состоять в списочном составе предприятия. Некоторые из них (как вариант – все водители) могут работать на основании заключенных с ними гражданско‑правовых договоров.

В том случае, если сотрудник (сотрудники) не состоят в списочном составе предприятия, выдача им подотчетных сумм осуществляется на основании п. 16 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Согласно этому пункту выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

В тех случаях, когда расходы на приобретение горюче‑смазочных материалов являются составной частью расходов экспедиций, геолого‑разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, выдача подотчетной суммы будет производиться на основании приказа и соответствующего расчета потребности данной экспедиции в разного рода ресурсах и запасах. Отчет о расходовании средств, в том числе и на приобретение горюче‑смазочных материалов, будет осуществляться на общих основаниях по окончанию работы экспедиции или в иные разумные сроки (например, один раз в квартал, если работа экспедиции рассчитана на год).

Еще один случай, когда горюче‑смазочные материалы могут приобретаться за наличный расчет служебная командировка с использованием автомобиля, принадлежащего предприятию, а также при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Вернемся к примеру, в котором водитель Федоров А.А. получил под отчет 5 000 рублей на приобретение горюче‑смазочных материалов.

При выдаче из кассы предприятия наличных денежных средств на указанные выше цели на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:

В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

С Кредита счета 50 «Касса» – 5 000 рублей.

Отметим, что, согласно п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Иными словами, при временном отсутствии (по каким‑либо причинам) кассы в ООО «Вымпел», водитель Федоров А.А. мог бы получить подотчетную сумму в размере 5000 рублей непосредственно в банке, обслуживающем данное предприятие.

В этом случае бухгалтерская проводка была бы следующей:

В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

С Кредита счета 51 «Расчетный счет» – 5 000 рублей.

В примере выдача наличных денежных средств для приобретения горюче‑смазочных материалов водителю ООО «Вымпел» предполагалась ежемесячной.

Таким образом, Федоров А.А. обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Практически это будет означать следующее. Так как Федоров А.А. получил денежные средства под отчет 1 марта 2010 года (см. пример), то отчитаться в расходовании подотчетной суммы он должен не позднее 5 апреля 2010 года. Принимая во внимание, что выдача наличных денежных средств под отчет сотруднику может быть произведена только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, Федоров А.А. сможет получить под отчет очередную сумму наличных денежных средств не ранее 5 апреля 2010 года.

Рассмотрим, как названные выше требования в части сумм, выданных под отчет, реализуются практически.

Предположим, что Федоров А.А. не предоставил авансовый отчет в установленные сроки. Это будет означать, что очередную сумму на приобретение горюче‑смазочных материалов ему выдавать не вправе. Выдача новой подотчетной суммы лицу, не предоставившему отчет по предыдущей операции является прямым нарушением требований п. 11«Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Вернемся к примеру. Итак, в течение марта 2010 года Федоров А.А. приобретал горюче‑смазочные материалы за наличный расчет. Первого апреля 2010 года он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО‑1 «Авансовый отчет». Порядок составления и обработки представленного авансового отчета в бухгалтерии следующий:

• авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии, который заполняет соответствующие поля бланка авансового отчета (авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации);

• на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно‑кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним, при этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;

• в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы;

• реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации;

• проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету;

• остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке;

• перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;

• на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.