Налогообложение ндфл командировочных расходов

В гл. 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность» установлены понятия «служебная командировка», «гарантии и возмещение расходов служебной командировки».

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

На основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Также не включаются в доход для налогообложения:

• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

• сборы за услуги аэропортов;

• комиссионные сборы;

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

• расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Таким образом, не облагаются НДФЛ суточные в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Также не облагаются НДФЛ суммы оплаты при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичное мнение высказано в письме УФНС по городу Москве от 1 ноября 2007 г. № 28–11/105193@.

Командировочными расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы, которыми следует оформлять командировку:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т‑9);

• командировочное удостоверение (форма № Т‑10);

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т‑10а).

Также постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации № АО‑1 «Авансовый отчет».

Подтверждением командировочных расходов служат как наличие документов, подтверждающих направление работника в командаровку, его проживание по месту служебной командировки и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, так и распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).

Следовательно, в случае если проезд работника в командировку подтвержден электронным авиабилетом, описание формы которого установлено приказом Минтранса РФ от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», то указанные расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Сумма суточных, выплаченных работнику сверх законодательно установленных норм, будет являться объектом обложения НДФЛ.

В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, если суточные выданы в иностранной валюте, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически выплаченных суточных над их нормативным размером, установленным п. 3 ст. 217 НК РФ, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных (письмо Минфина РФ от 1 февраля 2008 г. № 03‑04‑06‑01/27).

Обратите внимание, что Федеральным законом от 22 июля 2008 г. № 158‑ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй НК РФ и некоторые другие акты законодательства РФ о налогах и сборах» с 1 января 2009 г. внесены изменения в абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. До этого указанный абзац звучал так: «суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ», тогда как с 1 января 2009 г. он имеет следующее содержание: «суточные или полевое довольствие».

Говоря иными словами, с 1 января 2009 г. организация сможет списать суточные в расходы в тех пределах, которые она сама установит в своих локальных документах (в коллективном договоре, соглашении, иных локальных нормативных актах).

Также с 1 января 2009 г. сняты ограничения с суточных в соответствии с подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ при определении объекта налогообложения по единому сельскохозяйственному налогу, а в соответствии с подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ – при определении объекта налогообложения при упрощенной системе налогообложения.