Представление отчетности о выплаченных доходах физических лиц (форма 2‑ндфл)

Часто у налоговых агентов возникают проблемы при представлении отчетности о доходах физических лиц в налоговые органы. Это касается, в частности, порядка заполнения, сроков подачи этих сведений и ответственного лица, представляющего данную отчетность.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, налоговые агенты должны представить сведения о доходах физических лиц по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов по форме 2‑НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» (далее – справка) (утв. приказом ФНС РФ от 13 октября 2006 г. № САЭ‑3‑04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц» (далее – приказ № САЭ‑3‑04/706@)).

Справки о доходах физических лиц могут быть представлены налоговыми агентами на бумажном носителе, если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 10 человек, а также в исключительных случаях с учетом специфики деятельности либо особенностей местонахождения организаций – по решению налоговых агентов.

Кроме того, налоговые агенты обязаны выдавать справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2‑НДФЛ физическим лицам по их заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Необходимо учесть, что при представлении справок в бумажном виде они должны быть заполнены разборчивым почерком либо распечатаны на принтере или пишущей машинке.

Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента, отдельно по каждой ставке налога.

Например, если физическое лицо получило доход, подпадающий под налогообложение по ставке 9 % и 13 %, то по окончании налогового периода налоговый агент заполняет две отдельные справки: одну по ставке 9 %, другую по ставке 13 %.

В случае если какие‑либо разделы (пункты) справки не заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) можно не приводить в справке. При этом нумерация разделов не изменяется.

Сведения о доходах физического лица, в отношении которого налоговый агент произвел перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый период в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой справки.

Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме № 2‑НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» изложены в приложении № 1 к форме № 2‑НДФЛ (утв. приказом № САЭ‑3‑04/706@). Справочник «Коды документов», необходимый для заполнения справки, а также форматы сведений о доходах по форме 2‑НДФЛ в электронном виде приведены в приложении № 2 к форме № 2‑НДФЛ (утв. приказом № САЭ‑3‑04/706@).

Если сведения о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ налоговым агентом подаются в налоговый орган в электронном виде, то эти сведения представляются в виде XML‑файлов.

В свою очередь налоговые органы направляют представленные сведения налоговым органам по местожительству физических лиц.

Не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги) в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.

Например, является ли организация налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов индивидуального предпринимателя? Какие документы могут служить подтверждением того, что у организации отсутствует необходимость представления в налоговые органы сведений о выплаченных предпринимателю доходах? Ответы на эти вопросы можно найти в письме Минфина РФ от 7 мая 2007 г. № 03‑04‑06‑01/139, где сказано, что организация не является налоговым агентом данного предпринимателя в том случае, если индивидуальный предприниматель предъявил документы, подтверждающие его государственную регистрацию в качестве предпринимателя без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.

Нередко возникает вопрос о порядке предоставления сведений о доходах физических лиц в обособленных подразделениях. ФНС РФ в письме от 13 марта 2006 г. № 04‑1‑03/132 «О налогообложении доходов физических лиц» разъясняет, что если организация имеет такие подразделения и эти отделения не имеют отдельного баланса и расчетного счета, то учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога должна вести головная организация отдельно по головной организации и отдельно по обособленному подразделению.

Напоминаем, что сведения о доходах физических лиц по форме 2‑НДФЛ на всех налогоплательщиков – физических лиц, включая и работников обособленных подразделений, с указанием кода административно‑территориального образования (ОКАТО), в бюджет которого перечисляется НДФЛ, головная организация представляет в налоговый орган по месту своего учета (письмо УФНС РФ по городу Москве от 16 января 2007 г. № 28–11/02739).

В письме ФНС РФ от 21 февраля 2007 г. № ГИ‑6‑04/135@ «О порядке представления сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами‑организациями, в том числе обособленными подразделениями» поясняется, что сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту постановки на налоговый учет головной организации либо за всю организацию в целом (по доходам физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации), либо головной организацией о доходах физических лиц, полученных от головной организации, и каждым обособленным подразделением организации, уполномоченным исполнять обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц, о доходах физических лиц, полученных от указанных обособленных подразделений.

Таким образом, решение вопроса о том, кто представляет указанные сведения в рамках осуществления деятельности российской организацией, имеющей обособленные подразделения, отнесено к компетенции самой организации.

При переходе работника в течение одного и того же налогового периода из одного обособленного подразделения в другое целесообразно, чтобы сведения о его доходах и удержанных с них налогах представлялись в целом головной организацией (письмо ФНС РФ от 13 марта 2008 г. № 04‑1‑05/0916@ «О порядке заполнения справки по форме № 2‑НДФЛ»).

Если организация оплачивает услуги частного нотариуса, то согласно письму УФНС РФ по городу Москве от 14 марта 2007 г. № 28–11/22942@ на организацию не возложены обязанности исчисления, удержания и перечисления в бюджет с таких сумм НДФЛ, так как они не признаются налоговыми агентами. Это значит, что требования по представлению сведений о выплаченных доходах частного нотариуса к организациям, не являющимся налоговыми агентами, применяться не могут.

В письме Минфина РФ от 30 марта 2007 г. № 03‑04‑05‑01/101 утверждается, что индивидуальный предприниматель, от которого физическое лицо получает доход от продажи имущества, не является налоговым агентом в отношении таких доходов данного физического лица. Следовательно, налогоплательщик должен самостоятельно исчислить сумму налога, представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию и уплатить исчисленный налог в соответствующий бюджет.

НК РФ не устанавливает обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, представлять в налоговый орган сведения о полученных от них доходах физическими лицами. Данная обязанность установлена только для налоговых агентов.

Доходы, полностью освобожденные от обложения НДФЛ, согласно ст. 217 НК РФ при заполнении налоговой отчетности по форме 2‑НДФЛ не учитываются (письмо Минфина РФ от 4 апреля 2007 г. № 03‑04‑06‑01/109).

Вместе с тем вопрос о необходимости представления справок 2‑НДФЛ по доходам, которые не облагаются НДФЛ только в определенных пределах (п. 28, 33 ст. 217 НК РФ), является спорным.

В письме Минфина РФ от 9февраля 2007 г. № 03‑04‑06‑01/31 отмечено, что если физическому лицу выплачен доход в пределах ограничений, установленных ст. 217 НК РФ, то организация не признается налоговым агентом, а значит, не должна подавать сведения об этих доходах. При этом организации следует вести персонифицированный учет необлагаемых доходов (письмо Минфина РФ от 15 декабря 2006 г. № 03‑05‑01‑04/332).

Вместе с тем в письме ФНС РФ от 17 ноября 2006 г. № 04‑2‑02/688@ «О налоге на доходы физических лиц» утверждается, что налоговые агенты, являющиеся источником выплаты необлагаемых доходов, должны вести учет таких доходов независимо от их суммы и представлять сведения об этих доходах в налоговый орган по месту учета по форме 2‑НДФЛ. При заполнении налоговой отчетности налоговые агенты указывают всю сумму таких доходов по каждому из оснований за налоговый период и сумму предоставленных налоговых вычетов.

Также разные позиции высказаны и судами.

В постановлении ФАС Московского округа от 5 апреля 2007 г., 12 апреля 2007 г. № КА‑А40/2260‑07 по делу № А40‑50655/06‑108‑236 суд пришел к выводу, что в случае отсутствия статуса налогового агента организация освобождается от обязанности представления сведений по форме 2‑НДФЛ.

В постановлении ФАС Волго‑Вятского округа от 21 декабря 2006 г. по делу № А38‑443‑17/118‑2006 суд указал, что в случае выплат сумм дохода, не подлежащих налогообложению, обязанности налогового агента ограничиваются ведением учета выплаченных физическим лицам доходов и сообщением налоговому органу соответствующих сведений.