6.4. Редагування в Excel

Вставка стовпців і рядків. Для вставки порож­нього стовпця треба виділити стовпець таблиці, перед яким мається намір його розмістити, і виконати команду Вставить—Столбец. За цією самою командою вставляється також задане число стовпців, але для цього заздалегідь виділяється відповідне число стовпців таблиці.

Аналогічно за командою Вставить—Строку вставля­ються рядки. Вставлення стовпців (рядків) супровод­жується автоматичною підстройкою формул таблиці за місцем їх нового розміщення.

Вставка комірок. Порожні комірки вставляються в таблицю за командою Вставка—Ячейка, яка активує вікно «Добавление ячеек» Вставка комірок (діапазону комірок) у заповнену таблицю супроводжується зсувом цілого ряду її комірок. Напрямок зсуву (праворуч або вниз) задається користува­чем. Число вставлених комірок визначається числом комірок у виділеному діапазоні.

Вилучення об'єктів робочого листка. Вилучення не­потрібних рядків, стовпців і комірок здійснюється за командою Правка—Удалить, яка активізує діалогове вікно «Удалить ячейку». За структурою це вікно аналогічне вікну «Добавление ячеек», але всі його па­раметри виконують протилежну дію — вилучення.

Пошук і заміна фрагментів робочого листка

Пошук заданого фрагмента робочого листка (книги) здійснюється за командою Правка—Найти, яка викликає на екран однойменне вікно. У полі цього вікна вводиться фрагмент пошуку. Це може бути частина формули, заголовка або тексту, а та­кож характерне слово або окремий символ. Важливо, щоб введеного фрагменту вистачало для його однозначного пошуку. Власне пошук здійснюється за командою Найти далее, яка дає змогу виявляти заданий об'єкт у межах ро­бочого листка. У вікні «Найти» задають також режими й області пошуку.

Після виявлення потрібного фрагмента за командою Заменить вікна «Найти» (або меню Правка) активується вікно «Заменить», в яке і вводять нову редакцію фрагмен­та.

За командою Заменить вибраний фрагмент замінюють новим. Пошук наступного входження фрагмента попов­нюється за командою Найти далее, після чого процес заміни повторюється до кінця робочого листка.

Процедура пошуку і заміни прискорюється за коман­дою Заменить все, яка виправляє вибраний фрагмент по всьому робочому листку.

6.5. Створення графіків і діаграм засобами Excel

Табличний процесор Excel дає змогу подавати дані у наочнішій та зручнішій для сприйняття графічній формі («Одна картинка варта тисячі слів» - Конфуцій). Таку форму використовують для ілюстрації функціональної залежності однієї величини від іншої або для порівняння двох і більше величин, а також із метою виявлення тенденцій зміни якого-небудь параметра в часі, відображення відсоткового вмісту ряду компонентів у де­якому об'єкті тощо.

За допомогою Excel можна будувати 14 стандартних типів діаграм, кожна з яких має ще кілька різновидів. Побудова будь-яких діаграм проводиться спеціальною програмою «Мастер диаграмм» (ChartWizard), яка прак­тично повністю автоматизує цей процес, залишаючи за користувачем тільки введення даних і прийняття ряду елементарних рішень. Майстер діаграм за замовчуванням ви­користовує заголовки стовпців як мітки осі X, а заголов­ки рядків — для ідентифікації змінних, що відображають­ся. Однак можливим є також протилежне призначення. Дійсно, створення діаграм, як правило, розпочи­нається з виділення області даних, що підлягають відобра­женню. Область включає власне дані або дані з заголовками стовпців і рядків. Порядок форму­вання рядків діаграми визначається вибраним варіантом задання даних: «за рядками» або «за стовпцями». У першому випадку заголовки стовпців та рядків є відповідно кате­горіями осей X і змінними; у другому випадку — навпа­ки.

Створення діаграм за допомогою Майстра діаграм

Створення будь-яких діаграм розпочинається з виділен­ня діапазону даних, що підлягають відображенню та ак­тивації програми «Мастер диаграмм». У принципі початковий діапазон даних можна виділяти пізніше. Його попе­реднє виділення пояснюється тільки прагненням здобути зразок діаграми вже після вибору її типу та вигляду.

Процес створення діаграм за допомогою Майстра роз­бивається на чотири характерних кроки:

• вибір типу та вигляду діаграми, а також перегляд її зразка;

• зміна або вибір діапазону даних, на основі яких бу­де побудовано діаграму, і визначення способу фор­мування її рядів;

• введення заголовків діаграми та її осей, встановлен­ня будь-яких параметрів діаграми, пов'язаних з її зовнішнім оформленням;

• вибір варіанта розміщення діаграми (на поточному або на окремому листку).

При правильному призначенні початкового діапазону даних Майстер діаграми здатний сформувати її практич­но за перший крок його роботи. При цьому багато па­раметрів призначаються ним за замовчуванням.

Вибір типу діаграми (крок 1 із 4). За командою Встав­ка—Диаграмма або при активізації кнопки-піктограми «Мастер диаграммы» на екран викликається діало­гове вікно «Мастер диаграммы (шаг 1 из 4): тип диаграм­мы» з двома опціями-вкладками: «Стандартные» та «Не­стандартные».

До стандартних діаграм належать: гістограма та графік, а також діаграми від лінійчатої до пірамідальної. Нестан­дартні діаграми є різновидом стандартних і відрізняються від них передусім колірною гамою.

Вибравши тип та вигляд діаграми, користувач може переглянути її зразок та оцінити його. Для цього потрібно активувати параметр «Просмотр результата». Зразок не­стандартної діаграми відображається у вікні відразу ж після вибору її типу.

За замовчуванням Excel призначає стовпцеву гісто­граму. За допомогою кнопки «Сделать стандартной» тип діаграми, що призначається системою за замовчуванням, можна змінювати. Ця процедура виконується тільки після завершення формування вибраної діаграми.

Вибір даних для побудови діаграми (крок 2 із 4). Перехід до другого кроку роботи Майстра діаграм проводиться за командою Далее або після натиснення на клавішу <Enter>. При цьому відкривається діалогове вікно «Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник дан­ных диаграмм» із двома вкладками «Диапазон данных» і «Ряд».

Вкладка «Диапазон данных» забезпечує:

• введення або зміну діапазону даних, необхідних для побудови діаграми;

• вибір способу формування рядів діаграм за рядками або за стовпцями виділеного діапазону;

• відображення сформованого зразка, перехід до чер­гового кроку або повернення до першого.

Діапазон даних, який може включати заголовки стовпців і рядків, вводиться у поле «Диапазон» вручну або вибором його початкової та кінцевої комірок у самій ґаблищ. Якщо діалогове вікно затуляє таблицю, то його потрібно скоротити до розмірів поля «Диапазон», клацнувши лівою клавішею миші на кнопці мінімізації з чер­воною стрілкою. Адреси комірок діапазону — абсолютні (з ознакою $), що виключає їх зміну при будь-якому пе­реміщенні діаграми в межах робочого листка.

Вкладка «Ряд» фактично реалізує розгля­нутий вище режим формування рядів діаграми. У полях цієї вкладки задаються:

• ім'я кожного ряду (змінної) та адреси його розмі­щення;

• діапазон значень кожної змінної (ряду);

• діапазон розміщення категорій по осі X.

Імена всіх змінних діаграми відображаються в її легенді.

Після завершення всіх процедур кроку 2, потрібно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее» і перейти до кроку 3 роботи Майстра діаграм.

Установлення параметрів діаграми (крок 3 із 4). Ця про­цедура здійснюється в однойменному вікні Майстра діаграм із шістьма вкладками: «Заголовки», «Оси», «Линии и сетки», «Легенда», «Подписи данных», «Таблица данных» .

Вкладка «Заголовки» забезпечує ручне введення заголовків діаграми, заголовків осі X (категорій) та осі Y (значень).

Вкладка «Оси» визначає вмикання (вимикання) міток осей Х,У і заміну осі категорій віссю часу, тобто заміну міток вигляду січень, лютий, березень мітками вигляду 01.01.00, 02.01.00 і 03.01.00 відповідно.

За допомогою вкладки «Линии сетки» вмикаються (вимикаються) основні та проміжні лінії по осях X, Y, і таким чином формується сітка діаграми.

Вкладка «Легенда» дає змогу вмикати (вимикати) ле­генду та змінювати її положення відносно діаграми.

Вкладка «Подписи данных» підвищує наочність діа­грами, її параметри дозволяють (забороняють) відобра­ження ключів (міток) легенди і значень змінних або ка­тегорій діаграми над її стовпцями.

Вкладка «Таблицы данных» містить два перемикачі: «Таблица данных» та «Ключ легенды». Перший дозволяє (забороняє) відображення таблиці виділеного діапазону даних знизу діаграми, а другий — відображення ключів легенди, тобто маркерів змінних у цій таблиці.

Розміщення діаграм (крок 4 із 4). Діаграму можна розміщувати на одному з листків робочої книги або на власному листку книги. Вибір варіанта розміщення діа­грами здійснюється в діалоговому вікні Майстра діаграм за допомогою двох перемикачів. Щоб розмістити діаграму на окремому робочому лист­ку, досить увімкнути відповідний перемикач, а потім (за бажанням) замінити системне ім'я «Диаграмма» ім'ям користувача, наприклад «Залежність Кредит=f(місяць)». Для розміщення діаграм як вбудованого графічного об'єкта в одному з листків робочої книги потрібно ввімкнути однойменний перемикач, а потім вибрати ім'я цього листка зі списку, що розкривається.

Останнє діалогове вікно «Мастер диаграмм» закривається натисненням на клавішу <Enter> або клацанням лівою клавішею миші на кнопці «Готово».

Використовуючи інструментальні засоби табличного процесора Excel, можна поліпшити зовнішній вигляд діаграми, зробити її наочнішою та ефективнішою.