Раздел 8. Начало и окончание рабочего дня

8.1 Изучение обязанностей контролирующего лица перед началом рабочего дня

Перед началом рабочего дня начальник отделения почтовой связи или иное контролирующее лицо) должно лично:

- вскрыть кладовые (хранилища) в присутствии одного из работников. За исключением случаев, когда в штате отделения почтовой связи предусмотрен один работник;

- перед открытием кладовых и других хранилищ проверить исправность дверей, оконных решеток, замков и печатей, пломб, специальных ушек, через которые продевается шпагат, а в самих кладовых целостность окон, стен, пола и потолка, дверей и замков хранилищ;

Печати (пломбы) не срываются, а вместе со шпагатом срезаются и хранятся до конца рабочего дня.

В случае повреждения дверей, замков, шпагата или печатей, пломб окон, стен, пола или потолка кладовой один из работников отделения почтовой связи, обнаруживший повреждение, немедленно, не входя в помещение, докладывает об этом вышестоящему руководителю и вызывает представителя правоохранительных органов;

- проверить санитарное состояние отделения почтовой связи, прилегающей территории;

- ознакомить подчиненных с поступившими изменениями в действующие приказы, технологии, инструкции, правила;

- проверить наличие средств пожаротушения в надлежащих местах;

- выдать на рабочие места именные вещи, бланки строгой отчетности, ключевые дискеты, ключи СКС, стикеры, номерные индикаторные пломбы, пополнить аванс денежной наличности.

8.2 Изучение порядка оформления производственной документации на отправленные, поступившие и выданные почтовые отправлени.

Ежедневно в конце рабочего дня (смены) контролирующее лицо подсчитывает по копиям реестров ф.11 количество и сумму исходящих (отправленных) денежных переводов, сданных на сортировку.

Результаты подсчета отправленных денежных переводов, (сданных на сортировку), записываются на копии последнего реестра ф.11 за данный рабочий день (смену), сличаются с данными подсчета итогов по квитанциям ф.5 или отчетом СКС и подписываются контролирующим лицом.

Количество принятых и отправленных электронных денежных переводов автоматизировано, сверяется с реестром ф.11.

Работники, осуществляющие выдачу регистрируемых почтовых отправлений, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день (смену), на входящих картах отправки ф.ПС16, указывая количество почтовых отправлений, оставшихся от предыдущего дня (смены), поступивших за день (смену), выданных, досланных и возвращенных, остаток не выданных почтовых отправлений на следующий день (смену). Итог заверяется подписью работника с указанием должности и сверяется с фактическим остатком почтовых отправлений.

Для удобства подведения итогов в картах отправки ф.ПС16 рекомендуется применять штамп следующей формы:

Остаток на ____ ______________

(дата) (количество)

Поступило

Выдано

Дослано и возвращено

Остаток на ________

(дата)

Проверил ________ должность, подпись

(дата)

Сдал _____кол. ______ дата, время, _______________должность, подпись

Принял _____кол. _____ дата, время, _______________должность, подпись

В районных (городских) узлах почтовой связи в конце операционного дня, кроме того, учитывается суточное движение почтовых отправлений и вещей по (картам отправки ф.ПС16). На оборотной стороне последнего из этих документов делается запись по следующей форме:

Остаток на __ ______________

( дата) (количество)

Поступило почтой

Принято исходящих

Дослано или возвращено

Сдано для выдачи или доставки

Отправлено с почтой

Остаток на

( дата)

Проверил _____________должность, подпись

Сдал _____кол. ______ дата, время, _______________должность, подпись

Принял _____кол. _____ дата, время, _______________должность, подпись

На объектах почтовой связи, где входящие письма и мелкие пакеты с объявленной ценностью и посылки нумеруются общей нумерацией, движение и их итоги подводятся обязательно с разделением почтовых отправлений по их видам.

Производственные документы на отправленные, поступившие и выданные почтовые отправления ежедневно подшиваются в отдельные пачки. В зависимости от объемов этих документов допускается формирование пачек за смену, день, пятидневку, декаду, месяц или поквартально.

Извещения на оплаченные денежные переводы подшиваются по порядку записи переводов в реестр ф.ПС10 или в порядке последовательности их оформления на СКС, подсчитываются количество и сумма и сверяются с итогами реестра ф.ПС10 или отчетом СКС.

В порядке очередности отправки и получения почты, подбираются и подшиваются в отдельные пачки карты отправки ф.ПС16. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов (извещений, накладных (карт отправки)) указывается название документов, наименование объекта почтовой связи, за какой период подшиты документы.

Например: Извещения на выданные посылки ОПС Безуев за период с 1.04 по 30.04.2006г.